Quando você está em uma pequena equipe de marketing de redes sociais, talvez até uma equipe de uma pessoa, é importante ter um método simplificado para enviar e organizar material de campanha. Pode inclusive ser a diferença entre projetos regidos pelo caos e projetos que se desenrolam em (relativa) harmonia.
Sem as ferramentas certas, você nadará em um mar de convenções de nomenclatura, tipos de arquivo e permissões de compartilhamento. Seus colegas vão sobrecarregar você com imagens de um evento recente e você passará dias padronizando nomes de arquivos em vez de inventar estratégias sociais. Com as ferramentas certas, você terá um repositório organizado e estruturado para cada arquivo e projeto, com um investimento inicial limitado de tempo para fazer seu sistema funcionar de acordo com suas necessidades.
Os recursos de sincronização e compartilhamento de arquivos no Dropbox, incluindo envios da câmera, tags e automação, podem trazer ordem e eficiência para sua pequena equipe de redes sociais. Veja como usá-los para poder voltar a fazer o que importa: criar e se conectar.
Envios da câmera: adicione e nomeie seus recursos visuais rapidamente
Se sua equipe tira fotos ou faz vídeos para posts sociais, o Dropbox pode ajudar na importação fácil diretamente do celular ou da câmera e na organização rápida.
Quando você ativa os envios da câmera no aplicativo do Dropbox para iOS, Android ou desktop, os arquivos que você escolhe enviar do rolo da câmera são automaticamente adicionados ao Dropbox. Eles ficarão em uma pasta chamada “Envios da câmera”, listada em ordem cronológica quando classificados por nome.
O Dropbox nomeará cada arquivo como “AAAA-MM-DD HH.MM.SS”: a data e hora da captura da foto, proporcionado uma convenção de nomenclatura imediata que economiza tempo quando você tem uma tonelada de recursos para classificar. Você pode mover suas fotos e vídeos da pasta “Envios da câmera” para outra a qualquer momento.
Automação: coloque ordem em projetos colaborativos
Recentemente, implementamos automações para arquivos e pastas armazenados no Dropbox que podem ajudar na organização de um projeto confuso.
Digamos que vários membros da equipe em toda a organização estejam contribuindo com material para uma campanha de rede social. Você recebe uma versão da equipe de conteúdo, infográficos da equipe de design e vídeo da equipe de relações públicas. Ficou para trás o processo de ter de enviar a cada um deles um link para uma pasta compartilhada do Dropbox e torcer que usem os tipos de arquivo, convenções de nomenclatura e subpastas solicitados por um e-mail especialmente elaborado.
Agora, basta usar a automação do Dropbox para definir regras que classificam itens em pastas e subpastas, convertem arquivos, estabelecem padrões de nomenclatura de arquivos e muito mais. Seus colegas podem simplesmente fazer o envio do material que produziram e você saberá que cada JPEG terminará na subpasta “Imagens”, a versão social atualizada será classificada em subpastas específicas por data de envio e cada arquivo será renomeado de acordo com o sistema você escolheu.
Tags: Proporcione uma estrutura pesquisável para arquivos e pastas
Outro novo recurso são as tags, que podem ser adicionadas a pastas, arquivos individuais ou um grande lote de itens no Dropbox. Quando você adiciona uma tag a vários arquivos, consegue encontrá-los facilmente pesquisando pela tag na barra de busca próxima ao topo da página. Seus colegas também verão as tags que você adicionou ao compartilhar o arquivo ou a pasta. Usuários com o Dropbox Professional ou planos de equipe podem adicionar tags automaticamente aos arquivos quando esses arquivos são adicionados a uma pasta específica.
Digamos que sua agência esteja trabalhando simultaneamente em campanhas de redes sociais para três clientes de cuidados com a pele. A equipe de criação quer incluir centenas de fotos de produtos na conta do Dropbox de sua equipe. Você pode atribuir uma tag a cada cliente para que, quando o editor de fotos enviar arquivos de diferentes sessões de fotos, você saiba automaticamente em qual campanha usá-los.
Como cada arquivo pode ter até 20 tags, você consegue organizar ainda mais os itens de imagens por código UTM, URL personalizada ou praticamente qualquer maneira que você escolher para categorizar as campanhas.
Compartilhamento de arquivos: crie e colabore com eficiência
Quando você trabalha com uma equipe de conteúdo separada em uma campanha de rede social, encontrar, compartilhar e acessar arquivos não pode ser um processo de idas e vindas infinitas pelo Slack e por e-mail.
Você pode criar Documentos, Apresentações e Planilhas do Google diretamente em uma pasta da sua conta do Dropbox, dando acesso automático a qualquer pessoa com quem você compartilha a pasta. Com isso você reduz a um mínimo mensagens com solicitações de acesso, e-mails com links para calendários de conteúdo e planilhas com versão social que ninguém consegue editar porque quem criou ficou doente.
O Dropbox também torna rápido e fácil o compartilhamento de outros tipos de arquivos, especialmente os grandes. Você pode enviar arquivos grandes para qualquer pessoa em qualquer dispositivo. Digamos que você esteja trabalhando em um arquivo PSD em nome de um cliente que quer vê-lo em formato PDF. Basta usar o Dropbox para criar um link de visualização prévia para o arquivo PSD que será atualizado automaticamente se alguém da sua equipe o editar depois do envio, e você poderá evitar criar um PDF desnecessário.
Outra vantagem? Se a equipe da marca gravar arquivos de vídeo grandes em resoluções como 4K ou 8K, você vai poder enviá-los para o Dropbox sem problemas; o processo de envio será retomado automaticamente se o Wi-Fi cair. Você pode fazer envio de arquivos de até 2 TB de tamanho usando os aplicativos Dropbox para celular ou desktop e enviar arquivos de vídeo diretamente para seus colegas.
Faça do Dropbox seu controle de missão nas redes sociais
Por definição, o marketing de redes sociais requer uma colaboração com várias equipes respeitando prazos apertados com inúmeras entregas. Você receberá solicitações para criar campanhas que incorporem centenas de conteúdos no Facebook, Instagram, TikTok, Twitter e LinkedIn, e torná-las oportunas, precisas e compartilháveis. Essa é uma tarefa hercúlea para qualquer pessoa, mas especialmente para equipes enxutas que atuam sob pressão.
Você fará o seu melhor e mais eficiente trabalho quando tiver um sistema funcional para enviar e organizar material para redes sociais. Mas você não precisa descobrir tudo isso por conta própria. Faça do Dropbox a base das operações da sua equipe e use as ferramentas que facilitam o caminho para campanhas inovadoras e bem planejadas.
Quando as operações diárias de sua equipe estão estruturadas, com planos claros de como gerenciar uma campanha do começo ao fim, você pode se concentrar nas partes divertidas do trabalho. Você provavelmente não perderá de vista a criatividade e a vibração do marketing de redes sociais, e conseguirá lembrar por que escolheu fazer o que faz.
