Cuando estás en un pequeño equipo de marketing de redes sociales (quizás incluso un equipo de una persona), un método racionalizado para cargar y organizar los recursos de la campaña es algo más que un simple detalle. Puede ser la diferencia entre proyectos regidos por el caos y aquellos que se desarrollan en (relativa) armonía.
Sin las herramientas adecuadas, nadarás en un mar de convenciones de nombres, tipos de archivos y permisos para compartir. Tus colegas te cargarán con las imágenes de un evento reciente y te pasarás días normalizando los nombres de los archivos en lugar de idear estrategias sociales. Con las herramientas adecuadas, tendrás un Inicio ordenado y estructurado para cada activo y proyecto, con una inversión inicial limitada de tiempo para que tu sistema funcione para ti.
Las funciones de sincronización y uso compartido de archivos (FSS) en Dropbox, incluso las cargas de cámara, las etiquetas y la automatización, pueden brindar orden y eficiencia a su pequeño equipo social. Aquí te explicamos cómo usarlas para que puedas volver a lo que mejor haces: crear y conectarte.
Cargas de cámara: agrega y nombra rápidamente tus activos visuales
Si tu equipo toma fotos o videos para publicaciones sociales, Dropbox puede ayudarte a importarlos fácilmente directamente desde tu teléfono o cámara y organizarlos rápidamente.
Cuando activas las cargas desde la cámara en la aplicación de Dropbox en iOS, Android o computadora de escritorio, los archivos que eliges cargar desde el carrete de la cámara se agregarán automáticamente a Dropbox. Los encontrarás en una carpeta llamada “Cargas de cámara", que aparece en orden cronológico cuando los ordenas por nombre.
Dropbox nombrará cada archivo como "AAAA-MM-DD HH.MM.SS", la fecha y hora de captura de la foto, lo que le brinda una convención de nomenclatura inmediata que ahorra tiempo cuando tienes una tonelada de activos para clasificar. Puedes mover tus fotos y videos de "Cargas de cámara" a otra carpeta en cualquier momento.
Automatización: lleva el pedido a un proyecto colaborativo
Recientemente implementamos automatizaciones para archivos y carpetas almacenados en Dropbox que pueden ayudar a envolver un proyecto rebelde.
Digamos que varios miembros del equipo en toda la organización están contribuyendo con activos a una campaña social. Recibirás una copia del equipo de contenido, infografías del equipo de diseño y videos del equipo de relaciones públicas. Atrás quedaron los días en que les enviabas a cada uno un enlace a una carpeta compartida de Dropbox y cruzabas los dedos, esperando que usaran los tipos de archivos, las convenciones de nomenclatura y las subcarpetas que solicitaste en tu correo electrónico elaborado por expertos.
En su lugar, utiliza la automatización de Dropbox para establecer reglas que ordenen los activos en carpetas y subcarpetas, convertir archivos, establecer estándares de denominación de archivos y mucho más. Tus colegas simplemente pueden cargar sus contribuciones y sabrás que cada archivo JPEG terminará en la subcarpeta "Imágenes visuales", la copia social actualizada se clasificará en subcarpetas específicas por fecha de carga y cada archivo se renombrará de acuerdo con el sistema que has elegido.
Etiquetas: otorgan una estructura de búsqueda a archivos y carpetas
Otra característica nueva son las etiquetas, las cuales puedes agregar a carpetas, archivos individuales o un gran lote de elementos en Dropbox. Cuando añades una etiqueta a varios archivos, puedes encontrarlos fácilmente buscando esa etiqueta en la barra de búsqueda, cerca de la parte superior de la página. Tus colegas también verán las etiquetas que hayas añadido cuando compartas el archivo o la carpeta. Los usuarios de Dropbox Professional o planes para equipos pueden agregar etiquetas automáticamente a los archivos cuando se agregan a una carpeta específica.
Supongamos que tu agencia está trabajando simultáneamente en campañas sociales para tres clientes del cuidado de la piel. El equipo creativo quiere agregar cientos de tomas de productos a la cuenta de Dropbox de tu equipo. Puedes asignar una etiqueta a cada cliente para que, cuando el editor de fotos suba archivos de diferentes sesiones, sepas automáticamente para qué campaña los usarás.
Dado que cada archivo puede tener hasta 20 etiquetas, puedes organizar aún más los activos visuales por código UTM, URL de vanidad, o prácticamente cualquier forma que hayas elegido para categorizar las campañas.
Uso compartido de archivos: crea y colabora sin problemas
Cuando trabajas con un equipo de contenido independiente en una campaña de redes sociales, encontrar, compartir y acceder a los archivos no debería llevar a un interminable retroceso a través de Slack y el correo electrónico.
Puedes crear documentos, presentaciones y hojas de cálculo de Google directamente dentro de una carpeta de tu cuenta de Dropbox, lo que permite acceder automáticamente a cualquier persona con la que hayas compartido la carpeta. Esto reduce los mensajes de "dame acceso", los correos electrónicos con enlaces a calendarios de contenido y las hojas de cálculo con texto para redes sociales que nadie puede editar porque su creador está enfermo.
Dropbox también hace que compartir otros tipos de archivos, especialmente los grandes, sea rápido y fácil. Puedes enviar archivos grandes a cualquier usuario en cualquier dispositivo. Supongamos que estás trabajando en un archivo PSD en nombre de un cliente que quiere verlo en formato PDF. Puedes usar Dropbox para crear un vínculo de vista previa al archivo PSD que se actualizará automáticamente si alguien de tu equipo lo edita después de enviarlo y puedes evitar crear un PDF innecesario.
¿Otra ventaja? Si el equipo de la marca graba archivos de video grandes en 4K u 8K, puedes cargarlos en Dropbox sin problemas; el proceso de carga se reanudará automáticamente si tu Wi-Fi se desconecta. Puedes cargar archivos de hasta 2 TB de tamaño mediante las aplicaciones de Dropbox para dispositivos móviles o para escritorio y enviar los archivos de video directamente a tus colegas.
Convierte a Dropbox en tu control de misión de redes sociales
Por definición, el marketing en redes sociales requiere colaborar con varios equipos en plazos ajustados con innumerables entregables. Se te pedirá que crees campañas que incluyan cientos de contenidos en Facebook, Instagram, TikTok, Twitter y LinkedIn, y que los hagas oportunos, precisos y compartibles. Es una tarea formidable para cualquier persona, pero especialmente para los equipos austeros bajo presión.
Harás tu mejor trabajo y más eficiente cuando tengas un sistema funcional para cargar y organizar activos sociales. Pero no tienes que averiguarlo por tu cuenta. Convierte Dropbox en la base de operaciones de tu equipo y utiliza las herramientas que facilitan el proceso para campañas bien planificadas e innovadoras.
Cuando las operaciones cotidianas de tu equipo están estructuradas, con planes claros sobre cómo administrar una campaña de principio a fin, puedes concentrarte en las partes divertidas del trabajo. Es menos probable que pierdas de vista la creatividad y la intensidad del marketing en las redes sociales, y es más probable que recuerdes por qué has elegido hacer lo que haces.
