Når du er på et lite markedsføringsteam for sosiale medier – kanskje til og med et team med kun én person – vil en effektiv metode for å laste opp og organisere kampanjeressurser være mer enn bare kjekt å ha. Det kan utgjøre forskjellen mellom prosjekter styrt av kaos og de som utspiller seg i (relativ) harmoni.
Uten de riktige verktøyene vil du svømme i et hav av navnekonvensjoner, filtyper og delingstillatelser. Kollegene dine vil gi deg opptak fra en nylig hendelse, og du vil bruke dager på å standardisere filnavn i stedet for å finne på sosiale strategier. Med de riktige verktøyene vil du ha et strukturert, ryddig hjem for alle eiendeler og prosjekter – med en begrenset forhåndsinvestering av tid for å få systemet til å fungere for deg.
Filsynkronisering og delingsfunksjoner (FSS) på Dropbox, inkludert kameraopplastinger, koder og automatisering, kan bringe orden og effektivitet til det lille sosiale teamet ditt. Slik tar du dem i bruk slik at du kan komme tilbake til det du gjør best: å skape og koble til.
Kameraopplastinger: Legg til og navngi dine visuelle eiendeler raskt
Hvis teamet ditt tar bilder eller videoer for sosiale innlegg, kan Dropbox hjelpe deg med å enkelt importere dem direkte fra telefonen eller kameraet – og organisere dem raskt.
Når du slår på kameraopplastinger i Dropbox-appen på iOS, Android eller skrivebord, legges filer du velger å laste opp fra kamerarullen automatisk til i Dropbox. Du finner dem i en mappe kalt «Kameraopplastinger», oppført i kronologisk rekkefølge når du sorterer dem etter navn.
Dropbox vil navngi hver fil som «ÅÅÅÅ-MM-DD HH.MM.SS» – datoen og klokkeslettet for bildet – og gir deg en umiddelbar navnekonvensjon som sparer tid når du har massevis av eiendeler å sortere deg gjennom. Du kan når som helst flytte bildene og videoene dine ut av «Kameraopplastinger» til en annen mappe.
Automatisering: Få orden på et samarbeidsprosjekt
Vi har nylig lansert automatiseringer for filer og mapper som er lagret i Dropbox som kan hjelpe til med å krangle et uregjerlig prosjekt.
La oss si at flere teammedlemmer på tvers av organisasjonen bidrar med eiendeler til en sosial kampanje. Du får kopi fra innholdsteamet, infografikk fra designteamet og video fra PR-teamet. De dagene er forbi da du sendte dem hver en kobling til en delt Dropbox-mappe og krysset fingrene i håp om at de ville bruke filtypene, navnekonvensjonene og undermappene du ba om i e-posten din.
Bruk i stedet Dropbox-automatisering til å angi regler som sorterer eiendeler i mapper og undermapper, konverterer filer, etablerer filnavnstandarder og mer. Kollegene dine kan ganske enkelt laste opp bidragene sine, og du vil vite at hver JPEG vil havne i undermappen «Visuelle elementer», oppdatert sosial kopi vil bli sortert i spesifikke undermapper etter opplastingsdato, og hver fil vil få nytt navn i henhold til systemet du har valgt.
Koder: Gi søkbar struktur til filer og mapper
En annen ny funksjon er koder, som du kan legge til i mapper, individuelle filer eller en stor gruppe med elementer i Dropbox. Når du legger til en kode i flere filer, kan du enkelt finne dem alle ved å søke i den koden i søkefeltet nær toppen av siden. Kollegene dine vil også se koder du har lagt til når du deler filen eller mappen. Brukere med Dropbox Professional eller teamplaner kan automatisk legge til koder til filer når disse filene legges til i en bestemt mappe.
La oss si at byrået ditt jobber med sosiale kampanjer for tre hudpleiekunder samtidig. Det kreative teamet ønsker å legge til hundrevis av produktbilder til teamets Dropbox-konto. Du kan tilordne en kode til hver klient slik at når bilderedigereren laster opp filer fra forskjellige opptak, vil du automatisk vite hvilken kampanje du skal bruke dem til.
Siden hver fil kan ha opptil 20 koder, kan du organisere visuelle eiendeler videre etter UTM-kode, kort URL-adresse eller stort sett hvilken som helst måte du har valgt å kategorisere kampanjer på.
Fildeling: Skap og samarbeid sømløst
Når du jobber med et eget innholdsteam på en sosial kampanje, bør det å finne, dele og få tilgang til filer ikke føre til uendelig antall meldinger frem og tilbake på Slack og e-post.
Du kan opprette Google Dokumenter, Presentasjoner og Regneark direkte i en mappe i Dropbox-kontoen din, og gir automatisk tilgang til alle du har delt mappen med. Det reduserer antallet «vær så snill å gi meg tilgang»-meldinger, e-poster med koblinger til innholdskalendere og regneark med sosial kopi som ingen kan redigere fordi skaperen er syk.
Dropbox gjør også deling av andre typer filer, spesielt store, raskt og enkelt. Du kan sende store filer til hvem som helst på hvilken som helst enhet. La oss si at du jobber med en PSD-fil på vegne av en klient som ønsker å se den i PDF-format. Du kan bruke Dropbox til å lage en forhåndsvisningskobling til PSD-filen som automatisk oppdateres hvis noen i teamet ditt redigerer den etter at den er sendt – og du kan unngå å lage en unødvendig PDF.
Et annet pluss? Hvis merkevareteamet tar opp store videofiler i oppløsninger som 4K eller 8K, kan du laste dem opp til Dropbox sømløst. Opplastingsprosessen gjenopptas automatisk hvis wifien faller ut. Du kan laste opp filer på opptil 2 TB ved hjelp av Dropbox-mobil- eller skrivebordsappene og sende videofilene rett til kollegene dine.
Styr sosiale medier med Dropbox
Per definisjon krever markedsføring i sosiale medier samarbeid med flere team på stramme tidsfrister med utallige leveranser. Du vil bli bedt om å bygge kampanjer som inneholder hundrevis av deler av innhold på tvers av Facebook, Instagram, TikTok, Twitter og LinkedIn – og for å gjøre dem tidsriktige, nøyaktige og delbare. Det er en formidabel oppgave for alle, men spesielt for små team under press.
Du vil gjøre ditt beste og mest effektive arbeid når du har et fungerende system for å laste opp og organisere sosiale ressurser. Men du trenger ikke finne ut av det selv. Gjør Dropbox til teamets operasjonsbase, og bruk verktøyene som legger veien for godt planlagte, innovative kampanjer.
Når teamets daglige drift er strukturert, med klare planer for hvordan du skal administrere en kampanje fra begynnelse til slutt, kan du fokusere på de morsomme delene av jobben. Det er mindre sannsynlig at du mister kreativiteten og livskraften i markedsføring på sosiale medier – og mer sannsynlig at du husker hvorfor du har valgt å gjøre det du gjør.
