Quando si fa parte di un piccolo team di social media marketing, anche un team di una sola persona, un metodo semplificato per caricare e organizzare le risorse della campagna è più di un semplice sfizio. Può fare la differenza tra i progetti governati dal caos e quelli che si svolgono in (relativa) armonia.
Senza gli strumenti giusti, nuoterai in un mare di convenzioni di denominazione, tipi di file e autorizzazioni di condivisione. I tuoi colleghi ti chiederanno il filmato di un evento recente e tu passerai giornate intere a standardizzare i nomi dei file invece che a ideare strategie social. Con gli strumenti giusti, avrai una posizione strutturata e ordinata per ogni risorsa e progetto, con un investimento iniziale limitato di tempo per la configurazione del sistema.
Le funzionalità di sincronizzazione e condivisione dei file di Dropbox, tra cui il Caricamento da fotocamera, i tag e l'automazione, possono portare ordine ed efficienza al tuo piccolo team social. Ecco come utilizzarli per tornare a fare ciò che sai fare meglio: creare e connetterti.
Caricamento da fotocamera: aggiungere e rinominare rapidamente le risorse visive
Se il tuo team scatta foto o video per i post sui social, Dropbox può aiutarti a importare facilmente le foto direttamente dal telefono o dalla fotocamera e a organizzarle rapidamente.
Quando si attiva il Caricamento da fotocamera nell'app Dropbox su iOS, Android o desktop, i file che si sceglie di caricare dal rullino foto vengono aggiunti automaticamente a Dropbox. Le troverai in una cartella chiamata "Caricamento da fotocamera", elencate in ordine cronologico, se ordinate per nome.
Dropbox nominerà ogni file come "AAAA-MM-GG HH.MM.SS", la data e l'ora di acquisizione della foto, offrendo una convenzione di denominazione immediata che consenta di risparmiare tempo quando si hanno tantissime risorse da smistare. Puoi spostare le foto e i video da "Caricamento da fotocamera" a un'altra cartella in qualsiasi momento.
Automazione: mettere ordine in un progetto collaborativo
Di recente abbiamo introdotto delle automazioni per i file e le cartelle archiviati in Dropbox, che possono aiutare a gestire un progetto complesso.
Supponiamo che più membri del team dell'organizzazione contribuiscano a una campagna social. Riceverai i testi dal team dedicato ai contenuti, le infografiche dal team dedicato al design e i video dal team delle pubbliche relazioni. Sono finiti i tempi in cui si inviava a ciascuno di loro un link a una cartella Dropbox condivisa e si incrociavano le dita, sperando che utilizzassero i tipi di file, le convenzioni di denominazione e le sottocartelle richieste nell'email redatta con tanta cura.
Utilizza invece l'automazione di Dropbox per impostare regole che ordinino le risorse in cartelle e sottocartelle, convertano i file, stabiliscano standard di denominazione dei file e molto altro. I tuoi colleghi possono semplicemente caricare i loro contributi e tu saprai che ogni JPEG finirà nella sottocartella "Elementi visivi", le copie social aggiornate saranno ordinate in sottocartelle specifiche in base alla data di caricamento e ogni file sarà rinominato secondo il sistema prescelto.
Tag: dare una struttura ricercabile a file e cartelle
Un'altra novità è rappresentata dai tag, che si possono aggiungere alle cartelle, ai singoli file o a un grande batch di elementi in Dropbox. Aggiungendo un tag a più file, sarà possibile trovarli tutti cercando il tag nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina. Anche i tuoi colleghi vedranno i tag aggiunti quando condividi il file o la cartella. Gli utenti con Dropbox Professional o piani per team possono aggiungere automaticamente tag ai file aggiunti a una cartella specifica.
Supponiamo che la tua agenzia stia lavorando contemporaneamente ad alcune campagne social per tre clienti del settore cosmetico. Il team creativo vuole aggiungere centinaia di scatti di prodotti all'account Dropbox del tuo team. Puoi assegnare un tag a ciascun cliente, in modo che una volta caricati i file dei vari servizi da parte dell'editor fotografico, saprai automaticamente per quale campagna utilizzarli.
Poiché ogni file può avere fino a 20 tag, è possibile organizzare ulteriormente le risorse visive in base al codice UTM, all'URL di reindirizzamento a microsito o a qualsiasi altro modo in cui si è scelto di classificare le campagne.
Condivisione file: creare e collaborare senza problemi
Quando si lavora con un team di contenuti separato su una campagna social, la ricerca, la condivisione e l'accesso ai file non devono comportare un interminabile scambio di comunicazioni su Slack o via email.
È possibile creare Documenti Google, Presentazioni e Fogli direttamente all'interno di una cartella del proprio account Dropbox, consentendo automaticamente l'accesso a chiunque abbia condiviso la cartella. In questo modo si riducono i messaggi "per favore, datemi l'accesso", le email con i link ai calendari dei contenuti e i fogli di calcolo con il testo social che nessuno può modificare perché il suo creatore è malato.
Dropbox consente anche di condividere altri tipi di file, soprattutto quelli di grandi dimensioni, in modo semplice e veloce. Puoi inviare file di grandi dimensioni a chiunque e su qualsiasi dispositivo. Supponiamo che tu stia lavorando su un file PSD per conto di un cliente che vuole vederlo in formato PDF. Puoi utilizzare Dropbox per creare un link di anteprima al file PSD che si aggiornerà automaticamente se qualcuno del team lo modifica dopo l'invio, evitando così di creare un PDF inutile.
Un altro vantaggio? Se il team dedicato al brand gira file video di grandi dimensioni in risoluzioni come 4K o 8K, puoi caricarli su Dropbox senza problemi; il processo di caricamento riprenderà automaticamente se il Wi-Fi si interrompe. Puoi caricare file di dimensioni fino a 2 TB utilizzando le app Dropbox per dispositivi mobili o desktop e inviare file video direttamente ai tuoi colleghi.
Trasforma Dropbox nel tuo controllore della mission sui social media
Per definizione, il social media marketing richiede la collaborazione di più team in tempi stretti e con innumerevoli risultati attesi. Ti verrà chiesto di creare campagne che incorporano centinaia di contenuti su Facebook, Instagram, TikTok, Twitter e LinkedIn e di renderli tempestivi, accurati e condivisibili. Si tratta di un compito formidabile per chiunque, ma soprattutto per i team snelli e sotto pressione.
Potrai lavorare al meglio e con la massima efficienza quando avrai un sistema funzionante per caricare e organizzare le risorse social. Ma avrai un valido alleato: rendi Dropbox la base operativa del tuo team e utilizza gli strumenti che facilitano la realizzazione di campagne innovative e ben pianificate.
In presenza di operazioni quotidiane del team strutturate, con piani chiari su come gestire una campagna dall'inizio alla fine, puoi concentrarti sulle parti più divertenti del lavoro. Non perderai di vista la creatività e la vivacità del social media marketing e ti ricorderai perché hai scelto di fare ciò che fai.
