När du tillhör ett litet marknadsföringsteam riktat mot sociala medier – kanske är du den enda i teamet – är en enkel metod för att ladda upp och organisera kampanjtillgångar mer än bara ”bra att ha”. Det kan vara skillnaden mellan projekt präglade av kaos och projekt som flyter på i (relativ) harmoni.
Utan rätt verktyg kan du lätt gå vilse i en skog av namnkonventioner, filtyper och delningsbehörigheter. Dina kollegor lämnar bildmaterialet från det senaste evenemanget hos dig och du måste ägna dagar åt att standardisera filnamnen istället för att drömma upp sociala mediestrategier. Med rätt verktyg kan du skapa ett strukturerat och prydligt hem åt varje tillgång och varje projekt – med minimal ansträngning för att organisera ihop ett system som fungerar för dig.
Funktionerna för filsynkronisering och delning (FSS) i Dropbox, med kamerauppladdningar, taggar och automatisering, kan hjälpa dig att få ordning och reda i ert lilla sociala medieteam. Så här använder du dem för att kunna fokusera på det du gör bäst: skapa och knyta kontakter.
Kamerauppladdningar: Lägg till och namnge visuella tillgångar på ett ögonblick
Om ditt team tar bilder eller spelar in video för sociala inlägg kan ni ta hjälp av Dropbox för att enkelt importera dessa från telefoner och kameror – och organisera dem på ett ögonblick.
När du aktiverar kamerauppladdningar i Dropbox-appen på iOS, Android eller Dropbox klient kommer filer som du laddar upp från din kamera automatiskt att läggas till i Dropbox. De läggs till i en mapp med namnet ”Kamerauppladdningar” och visas i kronologisk ordning när du sorterar dem efter namn.
Varje fil får ett namn i formatet ”ÅÅÅ-MM-DD TT:MM.SS” som motsvarar datumet och klockslaget då fotot togs. Det ger dig en perfekt namnkonvention som sparar tid när du har tonvis med tillgångar att sortera igenom. Du kan flytta foton och videor från mappen ”Kamerauppladdningar” till en annan mapp när du vill.
Automatisering: Få ordning i samarbetsprojekt
Vi har nyligen introducerat automatiseringsfunktioner för filer och mappar som lagras i Dropbox som kan hjälpa dig att få ordning och reda i dina projekt.
Tänk dig att flera teammedlemmar i olika delar av organisationen behöver bidra med tillgångar till en social mediekampanj. Du får text från innehållsteamet, infografik från designteamet och video från PR-teamet. Du behöver inte längre skicka en länk till en delad Dropbox-mapp till var och en och hålla tummarna för att de använder filtyperna, namnkonventionerna och undermapparna du bad om när du skickade ditt mejl med anvisningar.
Istället kan du använda Dropbox-automatiseringar för att ställa in regler som sorterar tillgångar i mappar och undermappar, konverterar filer, anger filnamnsstandarder och mer. Kollegorna behöver bara ladda upp sina bidrag och du kan känna dig trygg i vetskapen att varje JPEG hamnar i undermappen ”Visuellt material”, att den senaste texten sorteras i specifika undermappar utifrån uppladdningsdatum och att varje filnamn ändras enligt det system du valt.
Taggar: En sökbar struktur för filer och mappar
En annan ny funktion är taggar som du kan lägga till i mappar, enskilda filer eller en hel bunt objekt i Dropbox. När du lägger till en tagg i flera filer kan du enkelt hitta dem alla genom att söka efter taggen i sökfältet i den övre delen av sidan. Kollegorna kan också se taggar du har lagt till när du delar filer eller mappar. Användare med Dropbox Professional eller teamplaner kan automatiskt lägga till taggar i filer när dessa filer läggs till i en viss mapp.
Föreställ dig att din byrå arbetar på sociala mediekampanjer för tre olika hudvårdsklienter samtidigt. Det kreativa teamet vill lägga till hundratals med produktbilder i teamets Dropbox-konto. Du kan lägga till en tagg för varje klient så att du automatiskt kan veta vilken kampanj olika bilder tillhör när fotoredigeraren laddar upp dem från olika fotograferingar.
Eftersom du kan lägga till upp till 20 taggar i varje fil kan du organisera visuella filer ytterligare efter UTM-kod, webbadress eller vad du än kan tänka dig för att organisera dina kampanjer.
Fildelning: Skapa och samarbeta utan krångel
När du arbetar med ett separat innehållsteam i en social mediakampanj ska det inte behöva vara en pärs att hitta, dela och få åtkomst till filer i mejl och Slack.
Du kan skapa Google-dokument, presentationer och kalkylblad direkt i en mapp i ditt Dropbox-konto och automatiskt ge åtkomst till alla du delar mappen med. Det minskar på antalet ”kan jag få åtkomst”-meddelanden, mejl med länkar till materialkalendrar och kalkylblad fulla med text som ingen kan redigera för att skaparen är sjuk.
Dropbox för det också enkelt och snabbt att dela andra typer av filer, särskilt stora filer. Du kan skicka stora filer till vem som helst oavsett enhet. Du kanske arbetar i en PSD-fil för en klient som vill se den i PDF-format. Med Dropbox kan du skapa en länk till en förhandsvisning av PSD-filen som automatiskt uppdateras om någon i ditt team redigerar filen efter att du skickat ut länken – och du slipper skapa en onödig PDF-fil.
Och ett annat plus? Om varumärkesteamet spelar in stora videofiler i upplösningar som 4K eller 8K kan du ladda upp dessa smidigt till Dropbox. Uppladdningen fortsätter automatiskt om det skulle bli avbrott i uppkopplingen. Du kan ladda upp filer på upp till 2 TB med Dropbox för mobila enheter eller Dropbox klient och skicka videofiler direkt till kollegorna.
Gör Dropbox till ditt högkvarter för sociala medier
Sociala mediakampanjer kräver samarbeten mellan flera team, med korta deadlines, och ändlöst antal leveranser. Du bygger kampanjer med hundratals komponenter spridda bland Facebook, Instagram, TikTok, Twitter och LinkedIn – och de måste vara i tid, korrekta och delbara. Det är en tuff uppgift, särskilt för ett tidspressat team.
Du arbetar som bäst och effektivast när du har ett robust system för att ladda upp och organisera tillgångar. Men du behöver inte klura ut det hela på egen hand. Gör Dropbox till teamets bas och använd alla de verktyg som banar väg för välplanerade och innovativa kampanjer.
När teamets dagliga arbete är strukturerat och ni har tydliga planer för hur kampanjen ska hanteras från början till slut, kan ni fokusera på den roliga delen av jobbet. Det är mindre risk att du tappar bort skaparlusten och kreativiteten för sociala mediekampanjer – och större chans att du kommer ihåg varför du valt detta som ditt kall.
