En un equipo de marketing en redes sociales pequeño —puede que incluso solo estés tú—, aplicar un método óptimo para subir y organizar recursos de campañas es algo más que recomendable, ya que puede suponer la diferencia entre un proyecto caótico y uno que se desarrolla en relativa armonía.
Sin las herramientas adecuadas, te perderás en un mar de convenciones de nomenclatura, tipos de archivo y permisos de uso compartido. Tus compañeros te saturarán con material de un evento reciente, y tú dedicarás días a unificar los nombres de los archivos en lugar de idear estrategias para redes sociales. Con las herramientas adecuadas, dispondrás de un lugar estructurado y ordenado para los recursos y los proyectos. La inversión de tiempo inicial para que el sistema funcione será limitada.
Las funciones de sincronización y uso compartido de archivos de Dropbox, incluidas las subidas desde cámara, las etiquetas y la automatización, permiten a los equipos de marketing en redes sociales pequeños trabajar de forma más ordenada y eficiente. Te explicamos cómo puedes usar estas funciones para centrarte en lo que se te da mejor, que es crear contenido y conectar con la gente.
Subidas desde cámara: añade recursos visuales y dales un nombre rápidamente
Si tu equipo hace fotos o graba vídeos para publicaciones en redes sociales, Dropbox puede ayudarte a importar el contenido de manera fácil y directa desde un teléfono o una cámara, además de organizarlo en un momento.
Al activar la función subidas desde cámara en la aplicación de Dropbox para iOS, Android u ordenador, los archivos que selecciones en la galería para subirlos se añadirán automáticamente a Dropbox. Los encontrarás en una carpeta llamada “Subidas desde cámara”, en orden cronológico si los ordenas por nombre.
Dropbox seguirá el esquema “AAAA-MM-DD HH.MM.SS”, que corresponde a la fecha y hora de captura del contenido. Esta convención de nomenclatura se aplicará inmediatamente y te ayudará a ahorrar tiempo cuando tengas que ordenar una gran cantidad de material. Puedes mover las fotos y los vídeos de “Subidas desde cámara” a otra carpeta en cualquier momento.
Automatización: pon orden en un proyecto colaborativo
Hace poco implementamos automatizaciones para archivos y carpetas almacenados en Dropbox que pueden ayudarte a organizar proyectos caóticos.
Supongamos que miembros de varios equipos de tu organización aportan recursos a una campaña para redes sociales. Recibirás copias del equipo de contenido, infografías del de diseño y vídeos del de relaciones públicas. Antiguamente, tendrías que haber enviado un enlace a una carpeta de Dropbox compartida a cada equipo y cruzar los dedos para que todo el mundo hubiera usado los tipos de archivo, la convención de nomenclatura y las subcarpetas que se especificaban en un correo redactado con toda la paciencia del mundo.
Ahora puedes usar la automatización de Dropbox para establecer reglas con las que ordenar los recursos en carpetas y subcarpetas, convertir archivos o fijar estándares de nomenclatura, entre otras cosas. Tus compañeros de trabajo solo tienen que subir sus aportaciones. Todos los archivos JPEG se colocarán en la subcarpeta “Elementos visuales”; los textos para redes sociales actualizados se ordenarán en subcarpetas específicas por la fecha de subida, y se cambiará el nombre de todos los archivos según el sistema que hayas decidido aplicar.
Etiquetas: crea una estructura que admita búsquedas para archivos y carpetas
Otra de las nuevas funciones de Dropbox son las etiquetas. Puedes añadirlas a carpetas, archivos individuales o un gran lote de elementos. Si añades una etiqueta a varios archivos, podrás encontrarlos fácilmente buscando la etiqueta en la barra de búsqueda que verás cerca de la parte superior de la página. Tus compañeros de trabajo también verán las etiquetas que hayas añadido cuando compartas archivos o carpetas. Los usuarios con Dropbox Professional o planes para equipos pueden elegir que se asignen automáticamente etiquetas a archivos cuando estos se añadan a una carpeta específica.
Digamos, por ejemplo, que tu agencia está trabajando al mismo tiempo en las campañas para redes sociales de tres clientes que venden productos para el cuidado de la piel. El equipo creativo quiere añadir cientos de tomas de productos a la cuenta de Dropbox del equipo. Puedes asignar una etiqueta a cada cliente. Así, cuando el editor de fotos suba archivos de diferentes sesiones, sabrás al instante para qué campaña son.
Que cada archivo pueda tener hasta 20 etiquetas asignadas te permite organizar mejor los recursos visuales, por ejemplo con un código UTM, una URL personalizada o casi cualquier sistema para categorizar campañas que hayas elegido.
Uso compartido de archivos: crea y colabora sin problemas
Cuando trabajas con un equipo de contenido únicamente para una campaña de redes sociales, te interesa encontrar y compartir archivos, y acceder a ellos, sin pasar una eternidad enviando y recibiendo mensajes de Slack y correos.
Tienes la opción de crear documentos, presentaciones y hojas de cálculo de Google directamente desde una carpeta de tu cuenta de Dropbox. Esto te permitirá concederles acceso automáticamente a todas las personas con las que hayas compartido la carpeta. Recibirás menos mensajes pidiéndote acceso, correos con enlaces a calendarios de contenido y hojas de cálculo con textos para redes sociales que nadie puede editar porque la persona que los creó se puso enferma.
Dropbox también te ayuda a compartir otros tipos de archivo, especialmente archivos grandes, de forma rápida y sencilla. Puedes enviar archivos a quien tú quieras y con el dispositivo que sea. Imagina que estás trabajando en un archivo PSD porque te lo ha pedido un cliente que quiere tenerlo en formato PDF. Usa Dropbox para crear un enlace de vista previa al archivo PSD. El enlace se actualizará automáticamente si algún miembro del equipo lo edita después de haberlo enviado. Así te ahorrarás tener que crear un archivo PDF que nadie necesita.
Pero eso no es todo. Si el equipo de la marca graba archivos de vídeo grandes en resoluciones como 4K u 8K, podrás subirlos a Dropbox sin problemas. En el caso de que te quedes sin conexión a Internet, el proceso de subida continuará automáticamente cuando recuperes la conexión. Con las aplicaciones de Dropbox para escritorio y móvil, puedes subir archivos de hasta 2 TB y enviarles archivos de vídeo directamente a tus compañeros.
Convierte Dropbox en tu centro de mando para redes sociales
Por definición, el marketing en redes sociales conlleva trabajar con varios equipos, plazos ajustados e infinitos archivos para entregar. Habrá que crear campañas con miles de elementos para Facebook, Instagram, TikTok, Twitter y LinkedIn. Tendrán que estar a tiempo para la fecha de entrega, y ser correctas y fáciles de compartir. Es una tarea formidable para cualquiera, sobre todo para los equipos pequeños que trabajan bajo presión.
Si quieres dar lo mejor de ti y trabajar de la forma más eficiente, necesitarás un sistema para subir y organizar contenido para redes sociales que funcione. No hace falta que te pongas a buscarlo: elige Dropbox como base de operaciones y aprovecha herramientas que te ayudarán a crear campañas innovadoras y bien planificadas.
Con las operaciones diarias del equipo bien estructuradas y planes claros para gestionar todas las fases de las campañas, nada te impedirá centrarte en la parte de tu trabajo que realmente te gusta. Así podrás afrontar tus campañas con la creatividad y la intensidad que exige el marketing en redes sociales y tendrás más claro por qué elegiste esta profesión.
