Lorsque vous faites partie d’une petite équipe marketing pour les réseaux sociaux (ou si vous travaillez en solo), il est essentiel de simplifier l’importation et l’organisation des ressources de la campagne. Cela peut faire la différence entre un projet désastreux et un projet qui se déroule relativement bien.
Sans les bons outils, vous risquez d’être submergé par une multitude de conventions d’appellation, de types de fichiers et d’autorisations de partage. Vos collègues vous enverront les clips vidéo d’un événement récent, et vous passerez des jours à harmoniser les noms de fichiers plutôt qu’à élaborer des stratégies pour les réseaux sociaux. Avec les bons outils, vous disposeriez d’un espace structuré et ordonné pour chaque ressource et chaque projet, avec un investissement initial limité en temps pour faire fonctionner votre système.
Les fonctionnalités de synchronisation et de partage de fichiers de Dropbox, notamment les chargements appareil photo, les tags et l’automatisation, peuvent apporter ordre et efficacité à votre petite équipe. Voici comment en tirer parti afin de vous concentrer sur vos domaines de prédilection que sont la création et la communication.
Chargements appareil photo : ajoutez et nommez rapidement vos ressources visuelles
Si votre équipe prend des photos ou tourne des vidéos pour des articles sur les réseaux sociaux, Dropbox peut vous aider à les importer directement depuis votre téléphone ou votre appareil photo et à les organiser rapidement.
Lorsque vous activez les chargements appareil photo dans l’application Dropbox sur iOS, Android ou votre ordinateur de bureau, les fichiers que vous choisissez d’importer depuis votre pellicule sont automatiquement ajoutés à Dropbox. Vous les trouverez dans un dossier intitulé “Chargements appareil photo”, classés par ordre chronologique lorsque vous les triez par nom.
Dropbox nomme chaque fichier sous la forme “AAAA-MM-JJ HH.MM.SS” (date et heure de la prise de vue). Cette convention d’appellation immédiate vous fait gagner du temps lorsque vous avez une multitude de ressources à trier. Vous pouvez déplacer les photos et vidéos du dossier “Chargements appareil photo” vers un autre dossier à tout moment.
Automatisation : pour un projet collaboratif ordonné
Nous avons récemment mis en place des automatisations pour les fichiers et les dossiers stockés dans Dropbox qui peuvent simplifier la gestion des projets complexes.
Imaginons que plusieurs membres d’équipe travaillent sur une campagne sur les réseaux sociaux. Vous allez recevoir des articles de l’équipe de contenu, des infographies de l’équipe de design et des vidéos de l’équipe des relations publiques. Vous n’avez plus besoin d’envoyer un lien vers un dossier Dropbox partagé à chacun d’eux, ni de croiser les doigts en espérant qu’ils utilisent les types de fichiers, les conventions d’appellation et les sous-dossiers qui sont explicitement demandés dans l’e‑mail de départ.
Utilisez plutôt l’automatisation Dropbox pour définir des règles qui trient les ressources dans des dossiers et sous-dossiers, convertissent les fichiers, établissent des normes d’appellation de fichiers, etc. Vos collègues peuvent simplement importer leurs contributions, et vous saurez que chaque fichier JPEG se retrouvera dans le sous-dossier “Visuels”, que les articles mis à jour seront triés par date d’importation dans des sous-dossiers spécifiques et que chaque fichier sera renommé conformément au système que vous avez choisi.
Tags : facilitez les recherches dans vos fichiers et dossiers
Vous avez aussi la possibilité d’ajouter des tags aux dossiers, aux fichiers individuels ou à plusieurs éléments dans Dropbox. L’ajout d’un tag à plusieurs fichiers vous permet de les retrouver facilement en recherchant ce tag dans la barre de recherche située en haut de la page. Vos collègues voient également les tags que vous avez ajoutés lorsque vous partagez le fichier ou le dossier. Les utilisateurs disposant d’un forfait Dropbox Professional ou d’un forfait d’équipe peuvent ajouter automatiquement des tags aux fichiers lorsqu’ils sont ajoutés à un dossier spécifique.
Supposons que votre agence travaille sur des campagnes pour les réseaux sociaux pour trois clients différents, tous trois spécialistes en soins dermatologiques. L’équipe créative souhaite ajouter des centaines de photos de produits dans le compte Dropbox de votre équipe. Vous pouvez attribuer un tag à chaque client afin de savoir automatiquement dans quelle campagne vous allez utiliser les fichiers qu’importe l’éditeur de photos.
Sachant que chaque fichier peut comporter jusqu’à 20 tags, vous pouvez aussi organiser les ressources visuelles par code UTM, URL personnalisée ou via n’importe quel autre mode de classement.
Partage de fichiers : créez et collaborez en toute simplicité
Lorsque vous travaillez avec une équipe de contenu distincte sur une campagne pour les réseaux sociaux, la recherche, le partage et la consultation des fichiers ne doivent pas se traduire par des échanges interminables sur Slack et par e‑mail.
Vous pouvez créer des fichiers Google Docs, Google Slides et Google Sheets directement dans un dossier de votre compte Dropbox, en donnant automatiquement accès à toute personne avec qui vous avez partagé ce dossier. Cela diminue le nombre de messages de demandes d’accès, d’e‑mails avec des liens vers des calendriers de publication et de feuilles de calcul avec du texte que personne ne peut modifier parce que son auteur est injoignable.
Dropbox permet également de partager d’autres types de fichiers, notamment des fichiers volumineux, rapidement et facilement. Vous pouvez envoyer des fichiers volumineux à qui vous voulez, depuis n’importe quel appareil. Imaginons que vous travailliez sur un fichier PSD pour le compte d’un client qui souhaite le voir au format PDF. Vous pouvez utiliser Dropbox pour créer un lien d’aperçu vers le fichier PSD qui est automatiquement mis à jour si un membre de votre équipe le modifie après son envoi. Cela vous évite de créer un fichier PDF inutile.
Autre avantage : si l’équipe dédiée enregistre des vidéos volumineuses en résolution 4K ou 8K, vous pouvez facilement les importer dans Dropbox. Le transfert reprendra automatiquement si votre connexion Wi-Fi est interrompue. Vous pouvez importer des fichiers d’une taille maximale de 2 To à l’aide des applications de bureau ou mobile Dropbox et envoyer les fichiers vidéo directement à vos collègues.
Faites de Dropbox votre centre de contrôle pour les réseaux sociaux
Par définition, le marketing sur les réseaux sociaux passe par la collaboration avec plusieurs équipes, dans des délais serrés, avec d’innombrables versions finales. Vous serez chargé de créer, dans les délais demandés, des campagnes de qualité, partageables, et qui intègrent des centaines de contenus sur Facebook, Instagram, TikTok, Twitter et LinkedIn. Cette tâche, déjà considérable pour tout le monde, l’est encore plus pour de petites équipes sous pression.
Vous travaillerez mieux et plus efficacement si vous disposez d’un système opérationnel pour importer et organiser les ressources pour les réseaux sociaux. Mais vous n’avez pas à faire tout tout seul. Utilisez Dropbox comme centre de contrôle, et exploitez les outils mis à votre disposition pour créer et planifier facilement des campagnes innovantes.
Une fois que les opérations quotidiennes de votre équipe sont structurées, avec une façon claire de gérer la campagne du début à la fin, vous pouvez vous concentrer sur les tâches intéressantes. Vous aurez ainsi moins de risques de perdre l’aspect créatif et dynamique du marketing sur les réseaux sociaux et pourrez vous adonner à vos activités préférées.
