คุณได้ใช้ประโยชน์จากการทำงานระยะไกลแล้วหรือยัง

ถ้ายัง ก็ถึงเวลาแล้วที่คุณจะปลดปล่อยทีมของคุณให้เป็นอิสระจากผนัง 4 ด้านของสำนักงาน และนี่คือเหตุผล

แม่นั่งอยู่บนระเบียงโดยหันหน้าเข้าหาลูก ขณะกำลังใช้แล็ปท็อปเพื่อทำงานระยะไกล

การทำงานระยะไกลคืออะไร

การทำงานระยะไกลเป็นคำที่โก้หรูกว่าคำว่า "ทำงานจากบ้าน" ที่เรียกเช่นนี้ก็เพราะว่าทำงานได้จากระยะไกลนั่นเอง คุณยังอาจเคยได้ยินคำว่า "การทำงานทางไกล" "ทำงานได้จากทุกที่" หรือ "พื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น" อีกด้วย ผู้ที่ทำงานระยะไกลนั้นสามารถทำงานเต็มเวลาให้ธุรกิจใดธุรกิจหนึ่ง ทำงานนอกเวลาให้กับบริษัทหลายแห่ง หรือจะประกอบอาชีพอิสระและทำงานตามที่ต้องการก็ได้ หากคุณเคยได้ยินใครเรียกตัวเองว่า “ชนเร่ร่อนดิจิทัล” หรือ "Digital Nomad" ก็หมายความว่าคนๆ นั้นไม่ได้ผูกติดกับสถานที่ใดๆ และรับงานที่ทำจากระยะไกลได้แทน ตราบใดที่มีเครื่องมือในการสร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัล เช่น Dropbox ทีมของคุณก็สามารถทำงานในสถานที่ห่างไกลได้ตามต้องการ

แล้วงานระยะไกลคืออะไร

งานระยะไกลคืองานที่ผู้ทำงานระยะไกลเป็นคนทำ ซึ่งหมายถึงงานที่สามารถทำได้จากระยะไกลโดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานหรือในห้องเดียวกับเพื่อนร่วมงาน หากทีมของคุณยังไม่ได้ทำงานจากระยะไกลในเวลาเกือบตลอดปีนี้ คุณก็อาจสงสัยว่าจะทำงานที่บ้านได้มากน้อยเพียงใด คุณจึงอาจดีใจที่จะได้ทราบว่ามีการศึกษาที่ค้นพบว่าการทำงานระยะไกลนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าวันทำงานมาตรฐานในสำนักงานเสียอีก

การทำงานระยะไกลจะช่วยธุรกิจได้อย่างไร

มีหลายวิธีที่การทำงานระยะไกลอาจทำให้ทั้งคนและบริษัทนั้นก้าวหน้าได้ นี่คือส่วนหนึ่งของประโยชน์ทั่วไปที่สุดของการทำงานระยะไกล

สมดุลชีวิตการทำงาน

ไม่มีใครสนุกกับการเดินทางมาทำงาน เพราะคงไม่มีใครชอบเสียเวลาเป็นชั่วโมงๆ ทั้งเสียค่าผ่านทางและค่าโดยสารราคาแพง การทำงานระยะไกลช่วยขจัดความเครียดนี้ได้ ไม่ต้องรีบออกจากประตู ไม่ต้องเสียเวลาตอนเย็นติดอยู่กลางการจราจรที่ติดขัด และไม่ต้องรอรถไฟล่าช้าอีกต่อไป เหตุฉุกเฉินเกี่ยวกับระบบประปาก็จะไม่ทำให้ขาดงานอีกต่อไป พนักงานที่ทำงานระยะไกลของคุณจะสามารถวางแผนวันให้มีประสิทธิผลมากที่สุดได้ ไม่ต้องเก็บเวลาช่วง 8.00 น. - 9.00 น. ไว้เพื่อการเดินทางอีกต่อไป ทุกคนสามารถทำงานในเวลาที่รู้สึกมีประสิทธิผลสูงสุด ไม่ว่าจะเป็นเวลา 8.00 น. หรือ 18.00 น. นอกจากนี้ หากคุณรวมการทำงานระยะไกลเข้ากับชั่วโมงที่ยืดหยุ่นแล้ว คุณยังจะได้ประโยชน์สูงสุดจากสมาชิกทีมที่ชอบทำงานในเวลากลางคืนอีกด้วย ซึ่งนั่นหมายถึงแรงจูงใจที่มากขึ้น ผลผลิตที่มากขึ้น และการรักษาคนเก่งเอาไว้ได้ดียิ่งขึ้น

ทำงานข้ามเขตเวลาได้

ข้อดีที่สุดอย่างหนึ่งในการทำงานระยะไกลคือทำได้ทุกที่ในทุกเขตเวลา แม้ว่าการทำงานข้ามเขตเวลาอาจทำให้ยุ่งยากเล็กน้อยในการหาเวลาที่ตรงกันเพื่อโทรศัพท์ (แต่ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส โทรศัพท์ก็อาจไม่จำเป็นอีกต่อไป) แต่ก็หมายความว่าคุณสามารถเป็นสำนักงานที่ “เปิดตลอดเวลา” ได้เช่นกัน ขณะที่ทีมของคุณในนิวยอร์กนอนหลับ สำนักงานในลอนดอนของคุณก็อาจกำลังทำงานอยู่ ทำให้คุณสามารถตอบสนองกับลูกค้าได้มากกว่าที่เคย

ลดต้นทุน

เรื่องนี้เห็นได้ชัดเจน หากทีมของคุณไม่ได้อยู่ในสำนักงาน คุณก็ไม่จำเป็นต้องมีสำนักงาน บอกลาค่าเช่าแพงๆ ในเมืองได้เลย เช่นเดียวกับทีมของคุณที่ไม่จำเป็นต้องฝืนอยู่ในห้องนอนแคบๆ ในเมืองใหญ่เพื่อให้เข้าสำนักงานได้ทุกวัน การทำงานจากบ้านหมายความว่างานในทีมของคุณไม่ได้เป็นตัวกำหนดว่าบ้านของคนในทีมต้องอยู่ที่ใด ซึ่งทำให้สุขภาพจิตของทุกคนดีขึ้นและความสุขก็เพิ่มขึ้นอย่างมาก บริษัทต่างๆ ยังสามารถส่งต่อต้นทุนที่ลดลงนี้ให้กับพนักงานได้โดยช่วยออกค่าไฟฟ้าและอินเทอร์เน็ตที่ใช้ในการทำงานจริงๆ ให้กับคนในทีม และการให้บัตรกำนัลสำหรับอาหารสั่งกลับบ้านกับทุกคนในวันเงินเดือนออกนั้นจะทำให้ทุกคนพอใจอย่างแน่นอน เพราะไม่มีกาแฟในครัวสำนักงานให้ดื่มระหว่างพักพูดคุยกันอีกต่อไป

จุดด้อยของการทำงานระยะไกล

ประเด็นหลักอย่างหนึ่งที่ทีมของคุณอาจเห็นด้วยว่าเป็นข้อเสียของการทำงานระยะไกลคือแง่มุมทางสังคมและการขาดช่วงเวลาที่เห็นหน้ากัน เมื่อทุกคนในทีมทำงานในออฟฟิศที่บ้านโดยไม่มีสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน คนในทีมอาจมองข้ามความจริงที่ว่าพวกเขาเป็นทีมเดียวกันได้ง่ายๆ นี่คือเหตุผลที่การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

การโทรผ่าน Zoom พร้อมเครื่องดื่มทุกบ่ายวันศุกร์ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ทำได้ แต่วิธีนี้ก็ไม่ได้สะดวกต่อสมาชิกทีมในอีกซีกโลกหนึ่ง การสื่อสารที่มีค่าที่สุดคือประเภทที่ได้จัดไว้อยู่ในตารางการทำงานอย่างสมบูรณ์ เช่น การแก้ไขและคำอธิบายประกอบแบบเรียลไทม์ การทำงานร่วมกันในเอกสารที่แชร์ หรือข้อความ Slack ในทุกๆ ชั่วโมงของวัน ทีมของคุณจำเป็นต้องทราบว่าทุกคนในทีมสามารถสื่อสารได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ไม่ใช่เฉพาะเวลาสนทนาทางวิดีโอ

ทำให้สิ่งพิเศษนั้นพิเศษจริงๆ

ในกิจกรรมพิเศษ เช่น วันหยุด ให้พยายามจัดเตรียมการพบปะสังสรรค์สำหรับสมาชิกในทีมที่อยู่ใกล้กัน สำหรับผู้ที่อยู่ห่างไกลจริงๆ ให้จัดงานปาร์ตี้ออนไลน์ อย่าลืมส่งการ์ดคริสต์มาสและอาจจะส่งของขวัญเล็กน้อยสักชิ้นสองชิ้นไปให้ด้วยก็ได้ หากการ “ทำให้ดีที่สุด” เพื่อพนักงานคือความภาคภูมิใจของสำนักงานแบบเดิมของคุณ สำนักงานเสมือนของคุณก็ควรดำเนินการด้วยค่านิยมเดียวกัน

จะเริ่มทำงานระยะไกลได้อย่างไร

หากคุณพร้อมแล้วที่จะเปลี่ยนแปลงอย่างที่หลายทีมทำ การทำงานระยะไกลนั้นมีอะไรมากกว่าเพียงการส่งทุกคนกลับบ้านและบอกให้ไม่ต้องกลับมาสำนักงานในเร็วๆ นี้ การทำงานระยะไกลนั้นต้องมีการวางแผนและการค้นหาเครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อช่วยเหลือการทำงานของทีมแบบกระจายตัว

อินเทอร์เน็ต

ทีมงานระยะไกลนั้นจะไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีอินเทอร์เน็ต ดังนั้นควรตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละคนสามารถใช้อินเทอร์เน็ตในบ้านของตนเองได้หรือไม่ คุณอาจประหยัดเงินจากการไม่ต้องมีสำนักงานอีกต่อไป แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะนำเงินนี้ไปทำอะไรก็ได้ ให้ดูว่าคุณสามารถให้งบประมาณส่วนใดได้บ้าง เพื่อช่วยให้ทีมของคุณสามารถติดตั้ง Wi-Fi ที่ต้องการได้ นอกจากนี้ คุณควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณ ทำงานแบบออฟไลน์ได้ หากอินเทอร์เน็ตถูกตัดขาด

ซอฟต์แวร์

เทคโนโลยีเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้การทำงานระยะไกลเป็นที่นิยมมากขึ้น ดังนั้นธุรกิจของคุณจึงจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ที่เหมาะสม บางทีคุณอาจคิดว่าแค่เขียนไฟล์เอกสาร บันทึกไฟล์ แล้วส่งต่อโดยแนบไฟล์ไปกับอีเมลก็เพียงพอแล้ว แต่นั่นใช้ไม่ได้กับงานที่ยืดหยุ่น คุณจะสูญเสียไฟล์ทั้งหมดในไม่ช้าก็เร็ว Dropbox จะช่วยกำจัดความเสี่ยงของวิธีการที่ล้าสมัยเหล่านี้ ด้วยเอกสารที่แชร์ร่วมกัน ซึ่งทีมงานสามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารหลายชุด มีเพียงเวอร์ชั่นเดียวเท่านั้นเป็นเวอร์ชั่นล่าสุด

สร้างพื้นทีทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลออนไลน์ที่ทุกคนเชื่อมต่อกัน Dropbox มีฟังก์ชั่นแชร์โฟลเดอร์ ทุกคนจึงสามารถเข้าถึงสิ่งที่สำคัญได้ด้วยการผสานรวมที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างดีที่สุด ทั้งยังมีความเข้มงวดยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยเมื่อคุณอนุญาตให้ทีมของคุณทำงานระยะไกลได้ เมื่อทุกคนและอุปกรณ์ของทั้งหมดไม่ได้อยู่ใต้หลังคาเดียวกัน การติดตามข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อนก็จะทำได้ยากขึ้น Dropbox มีการควบคุมการรักษาความปลอดภัยที่ช่วยให้คุณสบายใจได้ ด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ตัวเลือกการจำกัดเวลา และการบริหารอุปกรณ์เคลื่อนที่ในองค์กร (EMM) คุณสามารถมั่นใจได้ว่าลิงก์และเอกสารจะเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

อุปกรณ์

ไม่ใช่ทุกคนที่มีอุปกรณ์พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน บางคนอาจไม่มีโต๊ะและพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมอยู่ในบ้านหากพวกเขาไม่ได้ทำงานที่บ้านเป็นประจำ แน่นอนว่ามีหลายวิธีในการแก้ไขปัญหานี้ แต่คุณอยากให้ทีมของคุณทำงานจากโต๊ะในครัว โต๊ะเครื่องแป้ง หรือแม้แต่โต๊ะรีดผ้าจริงๆ หรือ ดังนั้นอย่าลืมจัดงบประมาณสำหรับคำขอเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน และจัดหาอุปกรณ์ที่จำเป็นให้กับทีมของคุณเพื่อเตรียมการทำงานที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ไม่มีบริษัทใดใหญ่หรือเล็กเกินไป

การทำงานกับทีมจากระยะไกลได้ปฏิวัติวิธีการทำงานของแบรนด์ที่ใหญ่ที่สุดในโลกมากมาย ลองถาม Dentsu ที่ใช้ Dropbox เพื่อลดค่าใช้จ่ายอีเมลและเพิ่มประสิทธิผลการทำงานทั้งในและนอกสำนักงาน โดย Ai Ando ผู้ดูแลบัญชีได้กล่าวว่า “ผมมักจะตรวจสอบโครงการโดยใช้แอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และส่งลิงก์ถึงเพื่อนร่วมงานก่อนที่ผมจะไปถึงสำนักงานเสียอีก" แต่อย่าคิดว่าการทำงานที่ยืดหยุ่นนั้นเป็นเพียงตัวเลือกสำหรับบริษัทขนาดใหญ่หรือเจ้าของคนเดียวที่ทำงานเฉพาะจากแล็ปท็อปเท่านั้น การทำงานระยะไกลเป็นระบบอเนกประสงค์ที่สามารถใช้ได้กับธุรกิจหลากหลายประเภท และด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณก็สามารถทำงานระยะไกลได้เช่นกัน

ทำงานได้จากทุกที่

เริ่มต้น