ทุกคนในวงการไอทีย่อมทราบดีถึงความท้าทายในการทำให้ผู้คนเปลี่ยนมาใช้โซลูชันใหม่ เมื่อคนเราได้เรียนรู้สิ่งใดแล้ว ก็มักเกิดความสบายใจและต้องการที่จะใช้ต่อไป ดังนั้น เมื่อทีมไอทีต้องช่วยพนักงานย้ายจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์ม มักให้ความรู้สึกเหมือนต้องคาดคั้น และทีมไอทีอย่างเราก็มักถูกมองว่าเป็นฝ่ายที่ใจร้าย
โชคดีที่ Jamf ค้นพบวิธีที่พอจะช่วยลดแรงต้านนั้นลงไปได้บ้าง วิธีที่ช่วยให้ชีวิตของทุกคนง่ายขึ้นมากได้แทบทุกครั้งคือการรับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้ปลายทางเมื่อทำได้ เพื่อให้ทราบว่าพวกเขาต้องการใช้อะไรทำงาน แทนที่จะบังคับให้ใช้โปรแกรมที่ทีมไอทีติดตั้งให้
ภารกิจในภาพรวมของ Jamf คือการช่วยให้องค์กรต่างๆ ประสบความสำเร็จผ่านการใช้ Apple เราช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและการรักษาความปลอดภัยสามารถจัดการและปกป้องอุปกรณ์ ข้อมูล รวมถึงแอปพลิเคชันของผู้ใช้ปลายทางได้อย่างมั่นใจ และคุณค่าพิเศษที่ Jamf มอบให้ทั้งพนักงานและลูกค้ากว่า 71,000 รายทั่วโลกเพิ่มเติมก็คือการที่เราสามารถให้บริการดังกล่าวโดยไม่ขัดขวางประสบการณ์การใช้งานที่ทาง Apple ออกแบบไว้ การทำเช่นนี้ช่วยปรับให้เกิดความสมดุลซึ่งจำเป็นต่อการดูแลให้การดำเนินการต่างๆ มีความปลอดภัย และการตรวจสอบให้มั่นใจว่าไม่ขัดต่อข้อบังคับของผู้ใช้ปลายทาง โดยที่ยังคงรักษาประสบการณ์การใช้งานที่ไม่เหมือนใครและมีประสิทธิภาพในอุปกรณ์ Apple ไว้
ผู้ใช้ก้าวนำ ส่วนเราก้าวตาม
ทีมไอทีใส่ใจผลิตภัณฑ์และแพลตฟอร์มของเราอย่างมาก และทีมของเราก็มีข้อมูลเชิงลึกที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีที่เราจะใช้โซลูชันเพื่อดูแลลูกค้าและบริษัทของเราให้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงโซลูชันการแบ่งปันไฟล์และจัดเก็บข้อมูล เมื่อก่อนสถานการณ์ของเรายังไม่ลงตัวเท่าไรนัก
โซลูชันการแบ่งปันและจัดเก็บข้อมูลล่าสุดที่เราใช้นั้นเหมาะกับทีมไอที และยังมีคุณสมบัติตรงตามที่เราต้องการอีกด้วย แต่เราก็สังเกตเห็นว่าพนักงานเหมือนจะชื่นชอบ Dropbox กัน พนักงานแทบทุกคนใช้ Dropbox จัดการไฟล์ส่วนตัวกันอยู่แล้ว พวกเขาชื่นชอบ Dropbox กันมากเสียจนพยายามค้นหาวิธีที่จะทำให้ได้ใช้ Dropbox ต่อไป
ตอนนั้นเราใช้โซลูชันคู่แข่งอยู่ และถึงแม้ว่าพนักงานจะไม่ได้มาบอกเราโดยตรง แต่เราก็มองออกว่าพวกเขาอยากจะใช้ Dropbox มากกว่า
เนื่องจากโซลูชันล่าสุดด้อยกว่าในแง่ของการนำมาใช้งานและการเปิดใช้งาน ความเห็นจึงแตกออกเป็นสองฝ่ายอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งบรรดาพนักงานก็ชื่นชอบ Dropbox มากกว่า เราต้องตัดสินใจว่าผู้นำควรบังคับให้พนักงานใช้แพลตฟอร์มที่เราเลือกแล้วว่าดีที่สุดหรือไม่ หรือเราควรเข้าข้างเครื่องมือที่พนักงานชอบใช้ หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว เราก็ตัดสินใจว่าการรักษาและพัฒนาโซลูชันที่พนักงานเลือกเป็นวิธีที่ดีกว่าการบังคับให้พวกเขาหยุดใช้งานโซลูชันนั้นไป
ข่าวดีก็คือการย้ายไปใช้ Dropbox เป็นไปอย่างง่ายดายทีเดียว พนักงานส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องเรียนรู้วิธีใช้งานหรือรับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ เรื่องเดียวที่ต้องใช้ความพยายามคือการโอนย้ายขั้นตอนการทำงานของธุรกิจเราไปยัง Dropbox ซึ่งเมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการดังกล่าวแล้ว ทุกคนต่างก็พึงพอใจ
ในกรณีนี้ทุกคนได้ประโยชน์กันทั้งสิ้น ทีมไอทีกลายเป็นฮีโร่ที่รับฟังพนักงาน ธุรกิจก็ได้รับผลดีเพราะเรามีโซลูชันที่คุ้มค่าและใช้งานได้จริง ส่วนพนักงานก็มีความสุขเพราะมีคนรับฟังและไม่ต้องทนใช้เครื่องมือที่ตนไม่ถนัดอีกต่อไป คราวนี้เราก็สามารถทุ่มเทความสนใจของเราให้กับการพัฒนาประสบการณ์การใช้ Dropbox ร่วมกัน
มากกว่าการแบ่งปันไฟล์
ตั้งแต่เปลี่ยนมาใช้ Dropbox เราก็ได้ค้นพบคุณสมบัติจำนวนมากที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้อย่างชาญฉลาดและคล่องตัวยิ่งขึ้น ได้แก่
+ Dropbox Paper: เราใช้ Paper เป็นพื้นที่ดิจิทัลสำหรับเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย เช่น บันทึกการประชุมและกำหนดการต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไป พื้นที่นี้ก็กลายเป็นเสมือนกระดานไวท์บอร์ดสำหรับเสนอไอเดีย Paper เปิดโอกาสให้ผู้ใช้หลายคนทำงานพร้อมกันในเอกสารเดียวโดยไม่เขียนข้อมูลทับกัน และไม่ต้องเสียเวลาไปกับการแก้ไขเวอร์ชันที่ล้าสมัยแล้ว ความสามารถในการเพิ่มข้อความ รูปภาพ และสื่ออื่นๆ ในที่เดียวช่วยให้เราทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กันได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้เราดำเนินการประชุมได้ตรงเวลาและตรงประเด็นอีกด้วย นอกจากประโยชน์เหล่านี้แล้ว Paper ยังใช้งานในอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ดีเยี่ยม ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการใช้งานระหว่างเดินทาง
+ Dropbox Capture: Capture เปิดโอกาสให้ผู้ใช้บันทึกภาพจากหน้าจอ กล้อง และบันทึกเสียงจากไมโครโฟนพร้อมกันได้ ลองนึกถึงตอนที่คุณต้องรายงานปัญหาไปยังฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิคครั้งล่าสุด ซึ่งโดยปกติแล้วมักจะมีการสื่อสารกลับไปกลับมาหลายครั้งเพื่อให้ทีมไอทีเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้น แต่เมื่อใช้ Capture พนักงานสามารถส่งรายงานปัญหาให้เราโดยเขียนคำอธิบายพร้อมภาพหรือวิดีโอหน้าจอประกอบซึ่งแสดงเหตุการณ์ขณะที่เกิดปัญหาดังกล่าว แล้วทีมไอทีก็สามารถเริ่มแก้ไขปัญหาได้แทบจะในทันที
Capture ทำให้กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงรวดเร็วขึ้น เนื่องจากขณะนี้เราสามารถบันทึกวิดีโอการเปลี่ยนแปลงที่เสนอไว้ แล้วนำไปหารือกันแบบไม่ประสานเวลาผ่าน Slack แทนที่จะต้องมานัดประชุมกัน
นอกจากนี้ Capture ยังช่วยให้การสาธิตนวัตกรรมรวดเร็วและง่ายดายขึ้นอีกด้วย ผู้พัฒนาสามารถสาธิตและอธิบายการทำงานของโซลูชันได้เลยโดยไม่ต้องนัดประชุมเพื่อแนะนำไอเดีย ความแตกต่างที่เกิดขึ้นก็คือกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วขึ้น เนื่องจากผู้คนไม่ต้องคอยอธิบายแต่สามารถแสดงให้เห็นได้เลย
ประสบการณ์ระยะไกลที่ปลอดภัยกว่าเดิม
Dropbox เองนั้นยอดเยี่ยมอยู่แล้ว แต่เมื่อใช้ Dropbox, Apple และ Jamf ร่วมกันก็ยังช่วยให้ได้การควบคุมการรักษาความปลอดภัยที่ทรงพลังอีกด้วย ตอนนี้เราสามารถรักษาผลประโยชน์ทางธุรกิจและความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้ควบคู่กันได้แล้ว
ความท้าทายอย่างหนึ่งของการทำงานจากระยะไกลคือโอกาสที่อุปกรณ์ส่วนตัวและอุปกรณ์สำหรับทำงานของผู้ใช้ปลายทางจะปนกัน การใช้อุปกรณ์แยกกันต่างหากอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่การใช้อุปกรณ์เครื่องเดียวสำหรับทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงเรื่องการรักษาความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ ด้วยศักยภาพในการรักษาความปลอดภัยของทั้ง Apple และ Jamf ผู้ใช้จึงเก็บข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลงานในอุปกรณ์เดียวกันได้โดยไม่ต้องกังวล Dropbox ได้พัฒนากระบวนการทำงานร่วมกันของเรา อีกทั้งแอด-ออนเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูลก็ช่วยให้เราปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ กฎหมายความเป็นส่วนตัว และสิทธิ์ในการลบข้อมูลหรือคำขอลบข้อมูลได้ดีกว่าเดิม
ความพยายามทำตามกระแสความต้องการได้เติบโตกลายมาเป็นเครื่องมือเทคโนโลยีที่ทำงานได้ดีโดยไม่มีข้อร้องเรียน ทีมไอมีความสุข ทีมงานของเราก็มีความสุข และเรายังให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งกว่าที่เคยอีกด้วย