Alle it-folk ved, hvor svært det er at få brugerne til at skifte til en ny løsning. Når man lærer noget nyt, føler man sig tryg ved det og vil helst holde fast ved det. Så når man som it-afdeling skal migrere personale fra én platform til en anden, kan det føles som at trække tænder ud – og vi bliver betragtet som fjenden.
Hos Jamf fandt vi heldigvis et middel mod en del af brugernes modstand. Ved at lytte til vores slutbrugere, og hvilke værktøjer de gerne vil bruge på arbejdet, når det er muligt, i stedet for at tvinge dem til at bruge det, som it-afdelingen vælger at installere, gør næsten altid livet nemmere for alle.
Vores overordnede mission hos Jamf er at hjælpe organisationer til succes med Apple-værktøjer. Vi hjælper it- og sikkerhedspersonale med at administrere og beskytte deres slutbrugeres enheder, data og applikationer. Det område, hvor Jamf giver særlig værdi – både for vores medarbejdere og vores over 71.000 kunder rundt over hele verden – er, at vi kan leveres vores service uden at komme i vejen for den tilsigtede Apple-oplevelse. Denne balancegang er nødvendig for en sikker drift og for at sikre slutbrugernes compliance ... og det hele leveres med den stærke, unikke og integrerede Apple-oplevelse.
Vi fulgte vores brugeres eksempel
I it-afdelingen drager vi stor omsorg for vores produkter og platforme, og mit team har et exceptionelt indblik i, hvordan vi kan få mest muligt ud af løsningerne til gavn for vores kunder og vores virksomhed Vores løsning til fildeling og lagring var dog ikke helt inden for skiven.
Den sidste delings- og lagerløsning, vi brugte, fungerede godt for it-afdelingen og opfyldte vores behov. Men vi lagde mærke til, at medarbejderne syntes naturligt at søge mod Dropbox. Næsten alle brugte Dropbox til deres personlige filer i forvejen, og de var så glade for det, at de fandt løsninger, der gjorde dem i stand til at fortsætte med at bruge Dropbox.
Vi brugte en af deres konkurrenter, og uden at sige det direkte fortalte vores medarbejdere os, at de foretrak at bruge Dropbox.
Da ibrugtagningen og aktiveringen gik langsomt med vores sidste løsning, var det tydeligt, at vores teams og medarbejdere foretrak Dropbox. Vi var nødt til at træffe en beslutning: Skulle ledelsen tvinge personalet til at bruge den platform, vi vurderede var bedst? Eller skulle vi bakke op om de værktøjer, de foretrak at bruge? Efter en grundig evaluering besluttede vi, at det gav meget bedre mening at sikre og optimere deres foretrukne løsning i stedet for at tvinge dem til at stoppe med at bruge den.
Den gode nyhed var, at migreringen til Dropbox var ganske enkel. De fleste medarbejdere havde ikke brug for uddannelse eller formel introduktion. Det eneste reelle arbejde bestod i at overføre vores forretningsgange til Dropbox. Da det var gjort, var alle glade.
I dette tilfælde vinder alle: It-afdelingen er helten, der lytter til personalet, virksomheden er glad, fordi vi har en fungerende og omkostningseffektiv løsning, medarbejderne er glade, fordi de føler sig hørt og ikke længere behøver at bruge et værktøj, der ikke fungerer intuitivt for dem. Nu kunne vi rette vores opmærksomhed mod at forbedre vores fælles Dropbox-oplevelse.
Det er meget, meget mere end bare fildeling
Siden vi skiftede til Dropbox, har vi opdaget en række funktioner, der gør vores samarbejde smartere og mere strømlinet:
+ Dropbox Paper: Vi bruger Paper som digitalt arbejdsområde til mere flygtige dokumenter, som f.eks. notater og dagsordener. Med tiden har det udviklet sig til en slags skitseblok til idéer. Paper gør det muligt for flere at arbejde på et dokument samtidigt uden risiko for at overskrive andres indhold eller spilde tid på forældede versioner. Muligheden for at tilføje tekst, billeder og andet medieindhold på ét sted har givet os bedre muligheder for at samarbejde i realtid og for at holde vores møder fokuserede og inden for den afsatte tid. Ud over disse fordele giver Paper også en fantastisk mobiloplevelse – det er perfekt, når vi er på farten.
+ Dropbox Capture: Capture giver brugerne mulighed for at optage skærm, kamera og mikrofon på samme tid. Prøv at tænke på, sidst du var nødt til at indberette et problem til teknisk support. Der er normalt en hel del kommunikation frem og tilbage for at få it-afdelingen til at forstå problemet. Med Capture kan medarbejderne sende os en problemrapport, f.eks. beskrivelse og et skærmbillede eller en optagelse af problemet, mens det opstår. It-afdelingen kan begynde at løse problemet stort set med det samme.
Capture har sat fart på vores forandringsstyringsproces, fordi vi nu kan optage den foreslåede ændring i en video og derefter diskutere den asynkront via Slack i stedet for at skulle planlægge et møde.
Capture gør det også hurtigere og nemmere at demonstrere innovation. I stedet for at skulle indkalde til et møde, hvor idéen bliver gennemgået, kan udviklere demonstrere og beskrive løsningen, mens den er i aktion. Forskellen er, at der sættes fart på forandringsstyringsprocessen, fordi man nu kan vise idéerne i stedet for bare at fortælle om dem.
Fjernarbejde med en mere sikker oplevelse
Dropbox er perfekt alene, men kombinationen af Dropbox, Apple og Jamf har også låst op for nogle effektive sikkerhedsfunktioner. Nu er det muligt at beskytte både virksomhedens forretningsmæssige interesser og brugernes privatliv samme sted.
En del af udfordringen ved fjernarbejde er, at man ofte skal blande slutbrugerenheder, der er beregnet til hhv. personlig brug og brug i virksomheden. Det kan være besværligt at have særskilte enheder, men det kan give en masse problemer med sikkerhed, privatliv og overholdelse at bruge samme enhed til både arbejde og privat brug. Takket være både Appels og Jamfs sikkerhedsfunktioner kan personlige data og virksomhedsdata eksistere på samme enhed uden bekymringer. Dropbox har optimeret vores samarbejdsprocesser, og tilføjelsesprogrammet Dataforvaltning hjælper os med bedre at leve op til overholdelsesregler, love om beskyttelse af personlige oplysninger og retten til sletning eller anmodninger om sletning.
Det, der startede som et forsøg på at følge med strømmen, er modnet til et robust teknologisk værktøj, der fungerer upåklageligt. It-afdelingen er glad, vores teams er glade, og vi kan komme i gang med at betjene vores kunder mere effektivt end nogensinde før.