IT 部門の誰もが、新しいソリューションの導入にあたって人々の意識を変えることの難しさを知っています。人は一度新しいことを覚え、それを使いこなせるようになると、そのやり方にこだわる傾向があります。そのため、IT 部門がプラットフォーム移行の必要性を説明しても抵抗感を持たれることが多く、悪者扱いされてしまうことすらあります。
幸いなことに Jamf では、そうした抵抗の少なくとも一部を取り除く方法を見つけました。職場で使うツールについては、IT 部門がインストールしたものを強制的に使わせるよりも、可能な限りエンド ユーザーの要望を取り入れるほうが、ほとんどの場合、全員の負担がずっと軽くなります。
Jamf の全社的なミッションは、Apple 製品を活用する組織の成功をサポートすることです。IT やセキュリティの業務に携わる人たちが、自信を持ってエンド ユーザーのデバイス、データ、アプリケーションを管理し、保護できるように支援します。そして、Jamf が自社の従業員や世界中の 71,000 を超えるお客様の両方に特別な価値をもたらしているのは、本来の Apple エクスペリエンスを妨げることなく、そうしたサービスを提供できることです。これは、パワフルでユニークな Apple 本来のエクスペリエンスを活かしつつ、運用を安全に保ち、エンド ユーザーのコンプライアンスを確保するために必要なバランスをとる試みです。
ユーザーの声を反映した結果
IT 部門は当社の製品やプラットフォームに強い思い入れがあり、私のチームは、お客様や会社にとって最適な形で貢献するソリューションの活用方法に関して優れた見識を持っています。しかしファイル共有やストレージ ソリューションに関しては、少し的を外していました。
当社が過去に使っていた共有とストレージのソリューションは、IT 部門にとって扱いやすく、当社のニーズを満たしていました。ところが、社員たちは誰に言われるわけでもなく、Dropbox を好んで使っているらしいことがわかったのです。ほとんどの人が個人用のファイルに Dropbox をすでに使っていて、しかも Dropbox を使い続けるために回避策を見つけようとするほど気に入っている様子でした。
他社製品を使っていたのですが、こちらから言い出すまでもなく、社員から Dropbox を使うほうがよいという声があがりました。
以前のソリューションは導入と運用開始が滞ったこともあって、チームや社員が Dropbox を選ぶのは明らかでした。私たちは決断を迫られました。会社は社員に対して、IT が最適と判断したプラットフォームの使用を強制すべきか、それとも社員が気に入って使っていたツールを支持すべきか、二つに一つです。検討を重ねた結果、無理に使うのをやめさせるのではなく、社員が選択したソリューションを保護し、強化することが妥当という結論に達しました。
良かった点は、Dropbox への移行が非常にシンプルだったことです。ほとんどの社員はトレーニングや正式なオンボーディングを必要としませんでした。大変だったと言えるのは業務のワークフローを Dropbox に移行したことくらいです。それが完了した後は全員が満足していました。
このケースでは誰もが得をします。IT 部門はスタッフの声に耳を傾けるヒーローとなり、会社側は実用的でコスト効率の高いソリューションを手に入れたことで満足し、社員は自分たちの意見が聞き入れられ、直感的に操作できないツールを使う必要がなくなったことで満足します。そして私たちは、Dropbox の全体的な使い勝手を向上させることに専念できるようになりました。
ファイル共有以上のさまざまなメリット
Dropbox に切り替えてから、コラボレーションをさらに効率良く、スムーズに進めるためのさまざまな機能があることを知りました。
+ Dropbox Paper：当社では会議メモや議事録など、より短期的な記録を保存するデジタル スペースとして Paper を使っています。時間が経つにつれて、アイデアを書き留めるメモ帳のような存在に進化しました。Paper では 1 つのドキュメントに対して複数の人が同時に作業でき、しかも他の人に上書きされたり、古いバージョンで作業して時間を無駄にしたりすることがありません。テキストや画像などのメディアを 1 か所で追加できるようになったことで、コラボレーションにリアルタイムで対応し、会議を時間どおりにトピックに沿って進められるようになりました。このようなメリットに加えて、Paper はモバイルでも快適に使えるので、外出時にうってつけです。
+ Dropbox Capture：Capture を利用すると、画面、カメラの映像、マイクの音声を同時に記録できます。前回、技術サポートに問題を報告したときのことを考えてみてください。通常は、IT 部門に問題の内容を理解してもらうために何度もやり取りすることになります。Capture を使うと、社員は状況の説明に加えて問題が発生しているときのスクリーン キャプチャ、録音、録画などを含めて問題レポートを送信できます。IT 部門はそうした情報からすぐにトラブルシューティングを開始できます。
Capture のおかげで変更管理プロセスがスピードアップしました。というのも、今では変更案を動画でキャプチャすれば、会議を設定しなくても Slack を介して各自のタイミングで話し合えるからです。
Capture を使えばイノベーションのデモがより早く簡単になります。会議を招集してアイデアを説明しなくても、開発者が実際のソリューションを実演しながら説明することができます。その違いは、言葉だけでなく視覚的な情報を伝えられるため、変更管理プロセスがスピードアップすることです。
より安全なリモート環境
Dropbox は単独でも優れていますが、Dropbox、Apple、Jamf を組み合わせることで、効果的なセキュリティ コントロールも可能になりました。今やビジネスの利益を守ることとユーザーのプライバシーを守ることは両立できる時代です。
リモート ワークでの課題の 1 つは、個人用と企業用のエンドユーザー デバイスが混在する可能性があることです。デバイスを別々に持つのは面倒かもしれませんが、1 つのデバイスを仕事とプライベートの両方に使用することは、セキュリティ、プライバシー、コンプライアンスに関するリスクをはらんでいます。Apple と Jamf の両方のセキュリティ機能により、個人のデータと企業データを同じデバイスに安心して保存できるようになりました。Dropbox で当社のコラボレーション プロセスが強化され、さらにデータ ガバナンス アドオンのおかげでコンプライアンス規定、プライバシー法、削除権または削除請求権の順守状況が向上しています。
流れに順応する試みとして始まったものが、文句なしに機能する安定したテクノロジー ツールに進化しました。IT 部門も満足、チームも満足であり、お客様に貢献するというビジネスにも、これまで以上に効率的に取り組むことができます。