Une équipe informatique à l'écoute

Toute personne travaillant en informatique sait que l'introduction d'une nouvelle solution auprès d'une équipe constitue un véritable défi. Quand on apprend à se servir d'un nouvel outil et qu'on se sent enfin à l'aise avec, on ne veut plus en changer. Ainsi, lorsqu'un service informatique doit assurer la transition d'une équipe d'une plateforme à une autre, les dents grincent et les critiques fusent.

Heureusement, chez Jamf, nous avons trouvé un moyen de surmonter au moins une partie de cette résistance au changement. En écoutant nos utilisateurs et en identifiant ensemble les outils de travail qu'ils veulent utiliser, sans les forcer à en changer, nous arrivons généralement à simplifier le travail de tout le monde.

Chez Jamf, notre mission est d'aider les entreprises à travailler efficacement avec Apple. Nous aidons les professionnels de l'informatique et de la sécurité à gérer et à protéger en toute confiance les appareils, les données et les applications de leurs utilisateurs finaux. Ce qui nous différencie auprès de nos collaborateurs et de plus de 71 000 clients que nous accompagnons à travers le monde, ce sont nos services qui n'entravent en rien l'expérience Apple. Cet exercice d'équilibre est nécessaire pour assurer la sécurité des opérations et la conformité des utilisateurs finaux, tout en assurant l'expérience puissante et native propre à Apple. 

Nos utilisateurs nous montrent la voie

Depuis toujours, le service informatique prend soin de nos produits et de nos plateformes, et mon équipe sait pertinemment comment nous pouvons tirer parti des solutions pour mieux servir nos clients et notre entreprise. En revanche, en termes de solution de partage de fichiers et de stockage, nous étions un peu à côté de la plaque.

La dernière solution de partage et de stockage que nous avons utilisée convenait au département informatique et répondait à nos besoins. Mais nous avions remarqué que nos employés avaient tendance à utiliser naturellement Dropbox. Presque tous utilisaient déjà Dropbox pour leurs fichiers personnels et en étaient tellement satisfaits qu'ils s'arrangeaient pour l'utiliser également au travail.

“Nous utilisions une solution concurrente et même si nos employés ne nous le disaient pas de manière directe, il était évident qu'ils préféraient utiliser Dropbox.”

L'adoption et l'activation de notre solution ayant en plus pris du retard, il était clair que les équipes et les collaborateurs préféraient Dropbox. Un choix s'imposait alors à nous : la direction devait-elle forcer le personnel à utiliser la plateforme qu'elle avait choisie ? Ou devait-elle privilégier les outils que les équipes aimaient utiliser ? Après mûre réflexion, nous avons décidé qu'il était plus logique de sécuriser et d'améliorer la solution que nos collaborateurs avaient choisie plutôt que de les forcer à cesser de l'utiliser.

La bonne nouvelle était que la migration vers Dropbox est plutôt simple. La plupart des employés n'ont pas eu besoin de formation ou de présentation formelle de l'outil. Le seul véritable challenge a été de transférer nos workflows professionnels dans Dropbox. Une fois ce défi relevé, tout le monde y a trouvé son compte.

Chacun y gagne : le service informatique fait bonne impression en étant à l'écoute du personnel ; l'entreprise est heureuse d'avoir une solution efficace et rentable ; les employés sont ravis parce qu’ils se sentent écoutés et n'ont plus besoin d'utiliser un outil qu'ils ne trouvent pas intuitif. Nous pouvons désormais nous concentrer sur l'amélioration de notre expérience Dropbox collective.

Bien plus qu'un simple partage de fichiers

Depuis que nous sommes passés à Dropbox, nous avons découvert un certain nombre de fonctionnalités qui rendent la collaboration plus intelligente et plus fluide.

+ Dropbox Paper : nous utilisons Paper comme espace numérique pour des documents plus éphémères tels que les notes de réunion et les ordres du jour. Au fil du temps, l'outil a évolué pour devenir une sorte de bloc-notes pour partager des idées. Paper permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un document sans écraser ce que notent les autres ni perdre de temps sur des versions obsolètes. La possibilité d'ajouter du texte, des images et d'autres médias au même endroit améliore nos capacités de collaboration en temps réel et nous aide à tenir le timing de nos réunions et à éviter les digressions. En plus de ces avantages, Paper offre une expérience mobile exceptionnelle, un véritable atout lorsque nous sommes en déplacement.

+ Dropbox Capture : Capture permet aux utilisateurs d'enregistrer l'écran et le flux de la webcam et du micro en même temps. Vous vous souvenez de la dernière fois que vous avez dû signaler un problème à l'assistance technique ? Il faut souvent de nombreux échanges pour aider le service informatique à comprendre le problème. Avec Capture, les employés peuvent nous envoyer un rapport concernant un problème, avec une description et une capture d'écran ou un enregistrement montrant ce qu'il se passe. Le service informatique peut presque immédiatement débuter le dépannage.

“Capture a accéléré le processus de gestion des changements, car nous pouvons désormais capturer un changement proposé dans une vidéo et en discuter de manière asynchrone sur Slack plutôt que d'avoir à organiser une réunion.”

Capture facilite et accélère également les démonstrations d'innovations. Au lieu d'organiser une réunion, les développeurs peuvent présenter leur idée et décrire la solution en action. Le fait de pouvoir montrer des idées, plutôt que de les expliquer, accélère le processus de gestion des changements.

Une expérience à distance plus sécurisée

Dropbox est une solution géniale en soi, mais la combinaison de Dropbox, Apple et Jamf débloque en plus des contrôles de sécurité avancés. Désormais, la protection des intérêts commerciaux ne se fait plus au détriment de la vie privée des utilisateurs.

L'un des défis du travail à distance est de séparer les appareils destinés à un usage personnel de ceux destinés à un usage professionnel. Si l'utilisation de plusieurs appareils peut être fastidieuse, le fait de disposer d'un seul appareil pour un usage à la fois professionnel et personnel peut soulever des problèmes de sécurité, de confidentialité et de conformité. Grâce aux fonctionnalités de sécurité d'Apple et de Jamf, les données personnelles et professionnelles peuvent cohabiter sur le même appareil sans aucun problème. Dropbox a amélioré nos processus collaboratifs et l'option de gouvernance des données nous aide à mieux respecter les réglementations en matière de conformité, les lois sur la protection de la vie privée et les demandes de droit de suppression ou d'effacement des données personnelles.

Ce qui était au départ une solution visant à s'adapter aux préférences du plus grand nombre de nos employés s'est mué en un outil technologique robuste qui fonctionne parfaitement. Le service informatique est ravi, nos équipes aussi, et nous pouvons servir nos clients plus efficacement que jamais.