Toute personne qui travaille dans l'informatique connaît les défis que représente l'adoption d'une nouvelle solution au sein d'une équipe. Lorsque l'on apprend à se servir d'un nouvel outil et que l'on se sent enfin à l'aise avec, on ne veut plus en changer. Ainsi, lorsqu'un département informatique doit assurer la migration du personnel d'une plateforme vers une autre, les dents grincent et les critiques fusent.
Heureusement, chez Jamf, nous avons trouvé le moyen de vaincre au moins une partie de cette résistance au changement. En écoutant nos utilisateurs et en identifiant ensemble les outils de travail qu'ils veulent utiliser, sans les forcer à utiliser ceux qui ont été installés par le département informatique, nous arrivons généralement à simplifier le travail de tout le monde.
Chez Jamf, notre mission est d'aider les entreprises à réussir avec Apple. Nous aidons les professionnels de l'informatique et de la sécurité à gérer et à sécuriser les appareils, les données et les applications de leurs utilisateurs. Et là où Jamf apporte une valeur ajoutée, tant pour nos employés que pour plus de 71 000 clients à travers le monde, c'est que nous sommes en mesure de fournir ce service sans perturber l'expérience Apple. Cet exercice d'équilibriste est nécessaire pour assurer la sécurité des opérations et la conformité des utilisateurs, tout en offrant une expérience Apple native puissante et unique en son genre.
Nos utilisateurs nous montrent la voie
Depuis toujours, le service informatique prend soin de nos produits et de nos plateformes, et mon équipe sait pertinemment comment nous pouvons tirer parti des solutions pour mieux servir nos clients et notre entreprise. En revanche, en termes de solution de partage de fichiers et de stockage, nous étions un peu à côté de la plaque.
La dernière solution de partage et de stockage que nous avons utilisée convenait au département informatique et répondait à nos besoins. Mais nous avions remarqué que nos employés avaient tendance à utiliser naturellement Dropbox. Presque tous utilisaient déjà Dropbox pour leurs fichiers personnels et en étaient tellement satisfaits qu'ils s'arrangeaient pour l'utiliser également au travail.
Nous utilisions une solution concurrente, et même si nos employés ne nous le disaient pas de manière directe, il était évident qu'ils préféraient utiliser Dropbox.
L'adoption et l'activation de notre dernière solution prenaient du temps, il était donc clair que les équipes et les collaborateurs préféraient Dropbox. Un choix s'imposait alors à nous : la direction devait‑elle forcer le personnel à utiliser la plateforme qu'elle avait choisie ? Ou devait-elle privilégier les outils que les équipes aimaient utiliser ? Après mûre réflexion, nous avons décidé qu'il était plus logique de sécuriser et d'améliorer la solution que nos collaborateurs avaient choisie plutôt que de les forcer à ne plus l'utiliser.
La bonne nouvelle était que la migration vers Dropbox est plutôt simple. La plupart des employés n'ont pas eu besoin de formation ou de présentation formelle de l'outil. Le seul véritable challenge a été de transférer nos workflows professionnels dans Dropbox. Une fois ce défi relevé, tout le monde y a trouvé son compte.
Chacun y gagne : le service informatique fait bonne impression en étant à l'écoute du personnel ; l'entreprise est heureuse d'avoir une solution efficace et rentable ; les employés sont ravis parce qu’ils se sentent écoutés et n'ont plus besoin d'utiliser un outil qu'ils ne trouvent pas intuitif. Nous pouvons désormais nous concentrer sur l'amélioration de notre expérience Dropbox collective.
Bien plus qu'un simple partage de fichiers
Depuis que nous sommes passés à Dropbox, nous avons découvert un certain nombre de fonctionnalités qui rendent la collaboration plus intelligente et plus fluide.
+ Dropbox Paper : nous utilisons Paper comme espace numérique pour les documents plus éphémères tels que les notes de réunion et les ordres du jour. Au fil du temps, l'outil a évolué pour devenir une sorte de bloc‑notes pour partager des idées. Paper permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un document sans écraser ce que notent les autres collaborateurs ni perdre de temps sur des versions obsolètes. La possibilité d'ajouter du texte, des images et d'autres contenus multimédias au même endroit a amélioré nos capacités de collaboration en temps réel et nous a aidés à tenir le timing de nos réunions et à éviter les digressions. En plus de ces avantages, Paper offre une expérience exceptionnelle sur les appareils mobiles, ce qui est un véritable atout lorsque nous sommes en déplacement.
+ Dropbox Capture : Capture permet aux utilisateurs d'enregistrer l'écran et le flux de la webcam et du micro en même temps. Vous vous souvenez de la dernière fois que vous avez dû signaler un problème à l'assistance technique ? Il faut souvent de nombreux échanges pour aider le département informatique à comprendre le problème. Avec Capture, les employés peuvent nous envoyer un rapport concernant le problème, avec une description et une capture ou un enregistrement d'écran montrant ce qu'il se passe. Le département informatique peut lancer le dépannage presque immédiatement.
Capture a accéléré le processus de gestion des changements, car nous pouvons désormais capturer un changement proposé dans une vidéo et en discuter de manière asynchrone sur Slack plutôt que d'avoir à organiser une réunion.
Capture facilite et accélère également les démonstrations d'innovations. Au lieu d'organiser une réunion, les développeurs peuvent présenter leur idée et décrire la solution en action. Le fait de pouvoir montrer des idées, plutôt que de les expliquer, accélère le processus de gestion des changements.
Une expérience à distance plus sécurisée
Dropbox est une solution géniale en soi, mais la combinaison de Dropbox, Apple et Jamf débloque en plus des contrôles de sécurité avancés. Désormais, la protection des intérêts commerciaux ne se fait plus au détriment de la vie privée des utilisateurs.
L'un des défis du travail à distance est de séparer les appareils destinés à un usage personnel de ceux destinés à un usage professionnel. Si l'utilisation de plusieurs appareils peut être fastidieuse, le fait de disposer d'un seul appareil pour un usage à la fois professionnel et personnel peut soulever des problèmes de sécurité, de confidentialité et de conformité. Grâce aux fonctionnalités de sécurité d'Apple et de Jamf, les données personnelles et professionnelles peuvent cohabiter sur le même appareil sans aucun problème. Dropbox a amélioré nos processus collaboratifs et l'option de gouvernance des données nous aide à mieux respecter les réglementations en matière de conformité, les lois sur la protection de la vie privée et les demandes de droit de suppression ou d'effacement des données personnelles.
Ce qui, au départ, était une solution visant à s'adapter aux préférences du plus grand nombre s'est mué en un outil technologique robuste qui fonctionne parfaitement. Le département informatique est ravi, nos équipes aussi, et nous pouvons répondre plus efficacement que jamais aux besoins de nos clients.