Każdy, kto pracuje w dziale informatycznym, wie, jakim wyzwaniem jest przekonanie pracowników do przejścia na nowe rozwiązanie. Kiedy już opanują nowy system, robią się wygodni i sprzeciwiają się wszelkim zmianom. Kiedy więc nadchodzi czas na migrację z jednej platformy na inną, nie jest to dla informatyków najprzyjemniejsze zadanie i nikt nam za to nie dziękuje.
Na szczęście w firmie Jamf znaleźliśmy sposób, aby przynajmniej częściowo pokonać opór wobec zmian. Zamiast zmuszać użytkowników końcowych do korzystania z tego, co zainstaluje informatyk, gdy tylko to możliwe, słuchamy ich opinii i pytamy, czego chcą używać w swojej pracy.
Główną misją firmy Jamf jest wspieranie organizacji w jak najlepszym wykorzystaniu urządzeń Apple. Pomagamy informatykom i specjalistom ds. bezpieczeństwa pewnie zarządzać urządzeniami, danymi i aplikacjami użytkowników końcowych i je chronić. Szczególną wartość, jaką zapewniamy zarówno naszym pracownikom, jak i ponad 71 000 naszych klientów na całym świecie, stanowi fakt, że jesteśmy w stanie świadczyć te usługi, nie zakłócając przy tym sposobu, w jaki nasi klienci korzystają z urządzeń Apple. Wymaga to zachowania równowagi między dbałością o bezpieczeństwo pracy użytkowników końcowych i zgodność z przepisami a zapewnieniem potężnego i unikalnego doświadczenia natywnego marki Apple.
Posłuchaliśmy naszych użytkowników
Dział IT bardzo dba o to, z jakich produktów i platform korzystamy, a mój zespół ma doskonały wgląd w to, jak możemy wykorzystać rozwiązania, aby lepiej służyć naszym klientom i firmie. Jednak jeśli chodzi o rozwiązanie do udostępniania i przechowywania plików, trochę nie najlepiej wybraliśmy.
Ostatnie używane przez nas rozwiązanie do udostępniania i przechowywania danych działało dobrze z punktu widzenia działu IT i spełniało nasze potrzeby. Zauważyliśmy jednak, że pracownicy w naturalny sposób skłaniali się ku Dropbox. Prawie wszyscy używali już tej usługi do przechowywania osobistych plików i tak bardzo im się podobała, że szukali sposobów, żeby używać jej też w pracy.
Korzystaliśmy z usług jednej z konkurencyjnych firm, ale nasi pracownicy dawali nam do zrozumienia, że wolą korzystać z Dropbox.
Wdrażanie i aktywacja naszego ostatniego rozwiązania przeciągały się zbyt długo, więc stało się jasne, że pracownicy preferują Dropbox. Musieliśmy zdecydować: czy kierownictwo powinno zmuszać personel do korzystania z platformy, którą uznaliśmy za najlepszą, czy też może zdecydować się na narzędzia, z których to pracownicy lubią korzystać? Po dokładnej analizie zdecydowaliśmy, że rozsądnie będzie zabezpieczyć i ulepszyć rozwiązanie wybrane przez pracowników, zamiast zmuszać ich do zaprzestania korzystania z niego.
Dobrą wiadomością było to, że migracja do Dropbox okazała się dość prosta. Większość pracowników nie potrzebowała szkolenia ani formalnego wdrożenia. Jedynym, co wymagało pracy z naszej strony, było przeniesienie przepływów pracy do Dropbox. Po dokonaniu tego wszyscy byli zadowoleni.
Wszyscy na tym skorzystali. Dział IT okazał się bohaterem, który słucha pracowników. Było to dobre dla firmy, bo mamy teraz sprawne i ekonomiczne rozwiązanie, a pracownicy są zadowoleni, ponieważ czują się wysłuchani i nie muszą już korzystać z narzędzia, które nie było dla nich intuicyjne. Teraz możemy skupić się na ulepszaniu sposobu, w jaki wszyscy korzystamy z Dropbox.
O wiele więcej niż udostępnianie plików
Od czasu przejścia na Dropbox odkryliśmy szereg funkcji, które sprawiają, że współpraca jest inteligentniejsza i sprawniejsza:
+ Dropbox Paper: używamy tej usługi jako cyfrowej przestrzeni do przechowywania dokumentów o bardziej tymczasowym charakterze, takich jak plany spotkań i notatki z nich. Z biegiem czasu zaczęła ona pełnić funkcję swego rodzaju notatnika do gromadzenia pomysłów. Dropbox Paper umożliwia wielu osobom jednoczesną pracę nad dokumentami bez ryzyka nadpisania wersji innych osób i marnowania czasu na przeglądanie nieaktualnych wersji. Możliwość dodawania tekstu, obrazów i innych multimediów w jednym miejscu poprawiła naszą współpracę w czasie rzeczywistym i pomogła utrzymać terminowość i merytoryczny charakter naszych spotkań. Oprócz tych korzyści Paper zapewnia doskonałe wrażenia na urządzeniach mobilnych – świetnie się sprawdza, gdy jesteśmy w drodze.
+ Dropbox Capture: ta usługa umożliwia użytkownikom jednoczesne nagrywanie ekranu, kamery i mikrofonu. Przykładowo – każdy musi czasem zgłosić problem do pomocy technicznej. Zwykle wymaga to długiej wymiany wiadomości, aby pomóc informatykom w zrozumieniu, gdzie leży problem. Dzięki Capture pracownicy mogą przesłać zgłoszenie, które zawiera opis i zrzut ekranu lub nagranie problemu w czasie, gdy występuje. Dział IT jest w stanie niemal natychmiast zabrać się za rozwiązywanie problemu.
Usługa Dropbox Capture przyspieszyła proces zarządzania zmianami, ponieważ teraz możemy nagrać film, na którym pokazujemy proponowaną zmianę, i omówić ją asynchronicznie na Slacku bez konieczności organizowania spotkania.
Capture ułatwia też i przyspiesza demonstrowanie innowacji. Zamiast zwoływać spotkanie w celu omówienia pomysłu, programiści mogą zademonstrować, jak rozwiązanie rzeczywiście działa. Pomaga to przyspieszyć proces zarządzania zmianą, ponieważ możemy pokazać propozycję, zamiast o niej opowiadać.
Bezpieczniejsza praca zdalna
Choć Dropbox jest świetny sam w sobie, połączenie go z Apple i Jamf pomogło stworzyć zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Pozwoliło to na jednoczesną ochronę interesów firmy i prywatności użytkowników.
Jednym z wyzwań związanych z pracą zdalną jest ryzyko jednoczesnego i zamiennego używania urządzeń prywatnych i służbowych. Posiadanie dwóch osobnych urządzeń może być kłopotliwe, ale używanie jednego urządzenia do pracy i do użytku osobistego może rodzić pewne zastrzeżenia pod względem bezpieczeństwa, prywatności i zgodności z przepisami. Dzięki możliwościom zabezpieczeń oferowanym przez Apple i Jamf dane osobiste i firmowe mogą bez obaw znajdować się na jednym urządzeniu. Dropbox udoskonalił nasze procesy współpracy, a dodatek Nadzór nad danymi pomaga nam lepiej przestrzegać przepisów dotyczących zgodności, prywatności oraz prawa do żądania usunięcia lub skasowania danych.
To, co zaczęło się jako wybór najbardziej naturalnego rozwiązania, zaowocowało solidnym, działającym bez zarzutów narzędziem technologicznym. Wszyscy – zarówno dział IT, jak i pracownicy – są zadowoleni, a firma może zająć się obsługą klientów wydajniej niż kiedykolwiek wcześniej.