Ein Hoch auf IT-Helden

Alle in der IT kennen die Herausforderungen bei der Umstellung von Mitarbeitern auf neue Lösungen. Sobald wir etwas Neues erlernen, fühlen wir uns damit wohl und möchten dabei bleiben. Wenn die IT von einer Plattform auf eine andere migriert werden muss, fühlt es sich oft wie Zähneziehen an – und die IT-Abteilung ist der böse Zahnarzt.

Glücklicherweise haben wir bei Jamf einen Weg gefunden, zumindest einen Teil dieses Widerstands zu überwinden. Auf unsere Endnutzer zu hören und darauf, was sie bei der Arbeit verwenden möchten, anstatt sie zu zwingen, das zu verwenden, was die IT installiert, macht fast immer das Leben aller viel einfacher, wenn das möglich ist.

Unsere übergeordnete Mission bei Jamf liegt darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, mit Apple erfolgreich zu arbeiten. Wir helfen IT- und Sicherheitsexperten dabei, die Geräte, Daten und Anwendungen ihrer Endnutzer souverän zu verwalten und zu schützen. Obendrein bietet Jamf auch noch einen besonderen Mehrwert – sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere mehr als 71.000 Kunden auf der ganzen Welt – indem wir diesen Dienst bereitstellen können, ohne das beabsichtigte Apple-Erlebnis zu beeinträchtigen. Dieser Balanceakt ist notwendig, um den Betrieb sicher zu halten und die Compliance der Endnutzer zu gewährleisten – und gleichzeitig das leistungsstarke und einzigartige native Apple-Erlebnis beizubehalten. 

Wir sind dem Beispiel unserer Nutzer gefolgt

Der IT sind unsere Produkte und Plattformen sehr wichtig, und mein Team hat einen hervorragenden Einblick dazu, wie wir Lösungen nutzen können, um die Anforderungen unserer Kunden und unseres Unternehmen besser erfüllen zu können. Bei unserer Dateifreigabe- und Speicherlösung lagen wir allerdings etwas daneben.

Die letzte Freigabe- und Speicherlösung, die wir verwendet haben, hat für die IT gut funktioniert und unsere Anforderungen erfüllt. Doch wir haben festgestellt, dass sich die Mitarbeiter selbst eher zu Dropbox hingezogen fühlen. Fast alle verwendeten Dropbox bereits für ihre persönlichen Dateien. Es gefiel ihnen so gut, dass sie Wege finden wollten, um Dropbox weiterhin zu verwenden.

„Wir nutzten ein Konkurrenzprodukt und ohne es auszusprechen, zeigten uns unsere Mitarbeiter, dass sie Dropbox bevorzugten.“

Da die Einführung und Aktivierung bei unserer letzten Lösung hinkte, war klar, dass Teams und Mitarbeiter Dropbox bevorzugten. Wir mussten uns entscheiden: Soll die Führung die Mitarbeiter dazu zwingen, die Plattform zu nutzen, die wir für die beste halten? Oder sollten wir die Tools unterstützen, die sie gerne verwenden? Nach gründlicher Prüfung haben wir entschieden, dass es einfach sinnvoll ist, die Lösung ihrer Wahl zu sichern und zu verbessern, anstatt sie zu zwingen, sie nicht mehr zu verwenden.

Die gute Nachricht dabei war, dass die Migration zu Dropbox ziemlich einfach war. Die meisten Mitarbeiter benötigten keine Schulung oder formelle Einarbeitung. Der einzige wirkliche Aufwand bestand darin, unsere Geschäftsabläufe in Dropbox zu übertragen. Danach waren alle zufrieden.

In diesem Fall gewinnen alle: Die IT-Abteilung ist der Held, der Mitarbeitern zuhört, das Geschäft läuft gut, weil wir eine funktionierende und kostengünstige Lösung haben, die Mitarbeiter sind zufrieden, weil sie das Gefühl haben, gehört zu werden, und kein Tool verwenden müssen, das für sie nicht intuitiv ist. Jetzt könnten wir uns darauf konzentrieren, unser kollektives Dropbox-Erlebnis zu verbessern.

So viel mehr als Dateifreigabe

Seit dem Wechsel zu Dropbox haben wir eine Reihe von Funktionen entdeckt, durch die die Zusammenarbeit intelligenter und effizienter wird:

+ Dropbox Paper: Wir verwenden Paper als digitalen Speicherort für Dokumente mit kürzerer Laufzeit wie Meetingnotizen und Tagesordnungen. Im Laufe der Zeit hat es sich zu einer Art Notizblock für Ideen entwickelt. Mit Paper können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne andere zu überschreiben oder Zeit mit veralteten Versionen zu verschwenden. Die Möglichkeit, Text, Bilder und andere Medien an einem Ort hinzuzufügen, hat unsere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Echtzeit verbessert und dazu beigetragen, dass unsere Meetings pünktlich ablaufen und wir beim Thema bleiben. Zusätzlich zu diesen Vorteilen bietet Paper ein großartiges Erlebnis auf Mobilgeräten – perfekt für unterwegs.

+ Dropbox Capture: Mit Capture können Benutzer Bildschirm, Kamera und Mikrofon gleichzeitig aufnehmen. Denken Sie an das letzte Mal, als Sie dem technischen Support ein Problem melden mussten. Es gibt normalerweise viel Hin und Her, um der IT dabei zu helfen, das Problem zu verstehen. Mit Capture können Mitarbeiter uns einen Problembericht senden, einschließlich einer Beschreibung und einer Bildschirmaufnahme oder Aufzeichnung des Problems, während es auftritt. Die IT kann fast sofort mit der Fehlerbehebung beginnen.

„Capture hat den Änderungsmanagementprozess beschleunigt, da wir jetzt die vorgeschlagene Änderung in einem Video erfassen und asynchron über Slack darüber sprechen können, anstatt ein Meeting vereinbaren zu müssen.“

Mit Capture werden auch Innovationsdemonstrationen schneller und einfacher. Anstatt ein Meeting einzuberufen, um die Idee durchzugehen, können Entwickler die Lösung in Einsatz demonstrieren und beschreiben. Der Unterschied liegt in einem beschleunigten Änderungsprozess, denn die Mitarbeiter können es zeigen, statt es zu beschreiben.

Ein sichereres Remote-Erlebnis

Dropbox allein ist großartig, aber die Kombination aus Dropbox, Apple und Jamf ermöglicht die Nutzung leistungsstarker Sicherheitsmechanismen. Jetzt können der Schutz von Geschäftsinteressen und die Privatsphäre der Benutzer nebeneinander bestehen.

Ein Teil der Herausforderung bei der Remote-Arbeit besteht darin, dass Endgeräte, die für den privaten und den geschäftlichen Gebrauch bestimmt sind, vermischt werden können. Separate Geräte zu haben kann umständlich sein, aber die Verwendung eines Geräts für die Arbeit und den privaten Gebrauch kann zu Warnzeichen in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance führen. Dank der Sicherheitsfunktionen von Apple und Jamf können persönliche und geschäftliche Daten unbesorgt auf demselben Gerät gespeichert werden. Dropbox hat die Prozesse unserer Zusammenarbeit verbessert und das Data Governance-Add-On hilft uns dabei, Compliance-Vorschriften, Datenschutzgesetze und das Recht auf Löschung oder Löschungsanfragen besser einzuhalten.

Was als Versuch begann, mit dem Strom zu schwimmen, hat sich zu einem robusten Technologietool gemausert, das einwandfrei funktioniert. Die IT ist zufrieden, unsere Teams sind zufrieden und wir können unsere Kunden effizienter als je zuvor bedienen.