Chiunque lavori nel settore IT conosce le difficoltà legate all'adozione di una nuova soluzione da parte del personale. Quando le persone imparano una cosa nuova, si abituano e vogliono continuare su quella linea. Così, quando il reparto IT deve eseguire la migrazione dello staff da una piattaforma all'altra, spesso viene percepito come il cattivo della situazione, come il dentista che vuole estrarre un dente al paziente.
Per fortuna, in Jamf abbiamo trovato un modo per superare almeno in parte questa resistenza. Ascoltare gli utenti finali e capire quali strumenti vogliono usare per lavorare anziché costringerli a utilizzare ciò che il reparto IT decide di installare, quando possibile, semplifica quasi sempre la vita a tutti.
In Jamf, la missione generale è favorire il successo delle organizzazioni grazie alla tecnologia Apple. Aiutiamo i professionisti del settore IT e della sicurezza a gestire e proteggere i dispositivi, i dati e le applicazioni dei loro utenti finali. Ma l'aspetto di Jamf che costituisce un ulteriore valore speciale, sia per i nostri dipendenti che per i nostri oltre 71.000 clienti in tutto il mondo, è che siamo in grado di fornire questo servizio senza ostacolare l'esperienza Apple. Si tratta di un gioco di equilibri necessario per garantire la sicurezza delle operazioni e la conformità degli utenti finali, il tutto offrendo un'esperienza nativa Apple unica ed efficace.
Abbiamo seguito le preferenze dei nostri utenti
Il reparto IT ha molto a cuore i nostri prodotti e le nostre piattaforme e il mio team sa bene come sfruttare le soluzioni per soddisfare al meglio le esigenze dei nostri clienti e della nostra azienda. Tuttavia, per quanto riguardava la nostra soluzione di condivisione e archiviazione dei file, eravamo un po' fuori strada.
La soluzione di condivisione e archiviazione che utilizzavamo prima funzionava bene per il reparto IT e soddisfaceva le nostre esigenze. Tuttavia, abbiamo notato che i dipendenti sembravano affidarsi più spontaneamente a Dropbox. Quasi tutti usavano già Dropbox per i propri file personali e lo apprezzavano al punto da trovare soluzioni alternative per continuare a usarlo.
Prima usavamo uno dei concorrenti di Dropbox e, senza che noi dicessimo nulla, i nostri dipendenti ci riferivano che avrebbero preferito utilizzare Dropbox.
Rallentati dall'adozione e dall'attivazione della nostra precedente soluzione, era chiaro che i team e i dipendenti preferissero Dropbox. A quel punto, dovevamo rispondere a un quesito: è giusto che la dirigenza costringa i dipendenti a usare la piattaforma che ha stabilito essere la migliore o è meglio invece supportare gli strumenti che il personale apprezza? Dopo un'attenta analisi, abbiamo stabilito che fosse più opportuno potenziare la soluzione scelta e aumentarne la sicurezza anziché che obbligare i lavoratori ad abbandonarla.
La buona notizia è che la migrazione a Dropbox è stata piuttosto semplice e la maggior parte dei dipendenti non ha avuto bisogno di una formazione o di un onboarding formale. L'unica parte davvero impegnativa è stata trasferire i nostri flussi di lavoro aziendali in Dropbox. Tuttavia, una volta completata questa attività, tutti erano soddisfatti.
In questo caso, vincono tutti: il reparto IT è l'eroe che ascolta il personale, l'azienda è soddisfatta perché ha adottato una soluzione funzionante e conveniente e i dipendenti sono contenti perché si sentono ascoltati e non devono più usare uno strumento che non trovano intuitivo. Ora possiamo concentrarci su come migliorare la nostra esperienza collettiva con Dropbox.
Molto di più di un sistema di condivisione dei file
Da quando siamo passati a Dropbox, abbiamo scoperto una serie di funzioni che rendono la collaborazione più intelligente e snella:
+ Dropbox Paper: usiamo Paper come spazio digitale per i documenti più transitori, come i verbali e gli ordini del giorno delle riunioni. Nel corso del tempo, si è trasformato in una sorta di blocco per raccogliere le idee. Paper consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento senza sovrascrivere il lavoro degli altri o perdere tempo con versioni obsolete. La possibilità di aggiungere testo, immagini e altri contenuti multimediali in un unico posto ha migliorato la nostra capacità di collaborare in tempo reale e ci permette di mantenere le riunioni entro i limiti di orario stabiliti e centrate sull'argomento giusto. Oltre a questi vantaggi, Paper offre un'ottima esperienza mobile, perfetta per quando siamo lontani dalla scrivania.
+ Dropbox Capture: Capture consente agli utenti di registrare contemporaneamente lo schermo del dispositivo, l'immagine della fotocamera e l'audio del microfono. Pensa all'ultima volta che hai dovuto segnalare un problema al supporto tecnico. Di solito, sono necessari diversi scambi di messaggi con il reparto IT affinché gli addetti capiscano il problema. Con Capture, i dipendenti possono segnalare il problema inserendo una descrizione e una cattura dello schermo o una registrazione del problema nel momento in cui si verifica. In questo modo, il reparto IT può partire subito con la risoluzione dei problemi.
Capture ha accelerato il processo di gestione delle modifiche: ora possiamo catturare la modifica proposta in un video e parlarne in maniera asincrona su Slack anziché dover organizzare una riunione.
Capture, inoltre, rende le dimostrazioni di innovazione più rapide e semplici. Anziché indire una riunione per discutere un'idea, gli sviluppatori possono mostrare e descrivere la soluzione mentre la svolgono. La differenza sta in un processo di gestione delle modifiche accelerato in cui le persone possono mostrare anziché raccontare.
Un'esperienza remota più sicura
Dropbox è fantastico da solo, ma la combinazione di Dropbox, Apple e Jamf ha dato accesso a efficaci controlli di sicurezza. Ora la tutela degli interessi commerciali e la privacy degli utenti possono coesistere.
Parte della difficoltà del lavoro a distanza è dovuta alla possibilità che gli utenti finali scambino tra loro i dispositivi destinati all'uso personale e quelli per uso lavorativo. Avere dispositivi separati può essere scomodo, ma usarne uno solo per il lavoro e per la propria vita privata può sollevare qualche problema di sicurezza, privacy e conformità. Grazie alle funzionalità di sicurezza di Apple e Jamf, i dati personali e aziendali possono coesistere nello stesso dispositivo senza preoccupazioni. Dropbox ha migliorato i nostri processi collaborativi, mentre il componente aggiuntivo Governance dei dati ci aiuta a rispettare meglio le normative di conformità, le leggi sulla privacy e le richieste di cancellazione.
Quello che era nato come un tentativo di seguire la corrente si è poi consolidato in uno strumento tecnologico efficace che funziona senza problemi. Il reparto IT è soddisfatto e noi possiamo tornare a occuparci dei clienti, efficienti come non mai.