Quien se dedica a la informática conoce los retos que hay para conseguir que los usuarios adopten una solución nueva. Cuando las personas aprenden algo nuevo, se acostumbran y ya no quieren cambiar. Es por eso por lo que, cuando un departamento informático tiene que migrar al personal de una plataforma a otra, a menudo parece casi imposible y los empleados cargan a los informáticos con la culpa de todos los males.
Por suerte, en Jamf, hemos encontrado la manera de superar al menos algunas de estas dificultades. Escuchar a los usuarios finales para saber qué quieren usar en el trabajo en lugar de obligarles a usar lo que el departamento informático haya instalado —dentro de lo posible— es casi una garantía de que todo será mucho más fácil.
La misión general de Jamf es ayudar a las empresas a desenvolverse en el ecosistema de Apple. Ayudamos a los profesionales de la informática y la seguridad a gestionar y proteger con confianza los dispositivos, datos y aplicaciones de sus usuarios finales. Jamf aporta un valor añadido muy especial —tanto a sus empleados como a los más de 71 000 clientes que tiene por todo el mundo—, ya que ofrece sus servicios sin alterar la experiencia que Apple ha diseñado. Se trata de un ejercicio de equilibrio necesario para poder mantener la seguridad de las operaciones y garantizar el cumplimiento de los usuarios finales sin perjudicar la experiencia nativa de Apple, tan única y potente.
Seguir el ejemplo de los usuarios
Los informáticos damos mucha importancia a los productos y plataformas que desarrollamos, y el equipo sabe muy bien cómo podemos aprovechar las soluciones para ayudar a los clientes y a la empresa. Sin embargo, con la solución de uso compartido y almacenamiento de archivos, no íbamos del todo bien encaminados.
La última solución de ese tipo que tuvimos funcionaba bien para los informáticos y cumplía lo que necesitábamos. Aun así, nos dimos cuenta de que parecía que a los empleados les llamaba más la atención Dropbox. Casi todo el mundo ya usaba Dropbox para sus archivos personales. Les gustaba tanto que se las ingeniaban para usarlo también en la empresa.
Usábamos la competencia, pero los empleados nos daban pistas de que preferían usar Dropbox.
Al ver que la adopción y activación de la solución antigua no eran las adecuadas, supimos que los equipos y empleados preferían Dropbox. Teníamos que tomar una decisión: que el equipo directivo obligara al personal a usar la plataforma que considerásemos mejor o invertir esfuerzos en que las herramientas que gustaban funcionaran en la empresa. Tras un estudio exhaustivo, decidimos que lo más lógico era proteger y mejorar la solución que prefirieran los empleados en lugar de obligarles a dejar de usarla.
La parte positiva fue que la migración a Dropbox fue bastante sencilla. La mayoría de los empleados no tuvieron que formarse ni pasar por un proceso de incorporación propiamente dicho. El único esfuerzo que merece la pena mencionar fue pasar los flujos de negocio a Dropbox. Cuando eso estuvo hecho, todo el mundo quedó satisfecho.
En este caso, todo el mundo salió ganando: los informáticos se ganaron la fama de escuchar al personal; la empresa quedó satisfecha por disponer de una solución eficaz y rentable, y los empleados quedaron contentos porque se les tenía en cuenta y ya no debían usar una herramienta que no les parecía intuitiva. Llegados a este punto, ya podíamos centrarnos en mejorar la experiencia general con Dropbox.
Mucho más que compartir archivos
Desde el cambio a Dropbox, hemos descubierto varias funciones que sirven para colaborar mejor:
+ Dropbox Paper: usamos Paper para los documentos digitales más temporales, como las minutas y los temas de una reunión. Con el tiempo, se ha convertido en una especie de bloc para apuntar ideas. En Paper, varias personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo sin sobrescribir el trabajo de otros ni perder tiempo con versiones que ya no se usan. El hecho de poder añadir texto, imágenes y otro contenido multimedia a un solo lugar nos ha ayudado a colaborar mejor en tiempo real, además de empezar las reuniones con puntualidad y no desviarnos del tema que queremos tratar. A estos beneficios de Paper se le suma una experiencia fantástica en dispositivos móviles, lo que es perfecto para trabajar fuera del lugar habitual.
+ Dropbox Capture: con Capture, los usuarios pueden grabar la pantalla, la cámara y el micrófono a la vez. Piensa en la última vez que tuviste que hablar con la asistencia técnica para informar de un problema. Normalmente, hay que enviar muchos mensajes para explicarle bien las cosas al departamento informático. Gracias a Capture, los empleados pueden enviarnos un informe que incluye una descripción y una captura de pantalla o grabación del problema para que veamos cómo ocurre. Así, el departamento puede empezar a buscar una solución al momento.
Capture ha acelerado mucho el proceso de gestión de cambios porque ahora podemos grabar el cambio propuesto en el vídeo y hablar del tema por Slack en cualquier otro momento. Antes, hubiéramos tenido que reunirnos.
Otro punto a favor de Capture es que las demostraciones de innovaciones son más ágiles y menos complicadas. Ya no hay que organizar una reunión para explicar una idea. Los desarrolladores pueden hacer una demostración de la solución y hablar de ella mientras la usan. La diferencia que supone esto es que el proceso de gestión de cambios va más rápido: las cosas se enseñan, no se explican.
Una experiencia a distancia más segura
Dropbox ya es bueno de por sí, pero combinarlo con Apple y Jamf permite usar controles de seguridad avanzados. Ya es posible proteger los intereses de las empresas y la privacidad de los usuarios al mismo tiempo.
Cierta parte de las dificultades del trabajo a distancia recae en que se pueden mezclar dispositivos de usuario final pensados para un uso personal con los de empresa. Usar dispositivos distintos puede ser incómodo, pero tener uno tanto para el trabajo como para los asuntos personales puede poner en riesgo la seguridad, la privacidad y el cumplimiento. Gracias a las capacidades de seguridad de Apple y Jamf, los datos personales y los de empresa pueden coexistir en un mismo dispositivo sin que eso suponga un problema. Dropbox nos ha permitido mejorar nuestro proceso colaborativo, y el complemento de gobierno de datos nos ayuda a gestionar mejor las normas de cumplimiento, la legislación en materia de privacidad y el derecho a la eliminación de datos o las solicitudes de borrado de datos.
Lo que empezó como un intento de seguir la corriente ha dado como resultado una herramienta tecnológica potente que funciona a la perfección. El departamento informático está contento, los equipos están satisfechos, y la empresa puede atender a sus clientes mejor que antes.