Qualquer pessoa que trabalha em TI conhece bem os desafios de fazer a transição dos colaboradores durante o processo de adoção de uma nova solução. Depois que as pessoas se familiarizam com algo desconhecido, elas se sentem confortáveis para continuar. Porém, quando a equipe de TI precisa migrar funcionários de uma plataforma para outra, parece estar submetendo os usuários a uma espécie de tortura e acaba sendo malvista.
Felizmente, na Jamf, encontramos uma maneira de superar pelo menos parte dessa resistência. Ouvir nossos usuários finais e o que querem usar no trabalho, em vez de impor o uso do que a TI instala, quando possível, acaba sempre facilitando a vida de todos.
Nossa missão geral na Jamf é ajudar organizações a terem sucesso com a Apple. Ajudamos profissionais de TI e de segurança a administrar e proteger com confiança dispositivos, dados e aplicativos de usuários finais. O valor que a Jamf especialmente agrega, tanto para os funcionários quanto para os mais de 71.000 clientes em todo o mundo, está em conseguir fornecer esse serviço sem atrapalhar a experiência pretendida da Apple. Essa postura equilibrada é necessária para manter as operações seguras e garantir a conformidade do usuário final, além de oferecer uma experiência da Apple nativa, poderosa e exclusiva.
Seguimos o exemplo dos usuários
A TI tem uma preocupação intensa com os produtos e as plataformas, e minha equipe tem uma excelente visão de como podemos aproveitar as soluções para atender melhor os clientes e a própria empresa. No entanto, no que se referia à solução de compartilhamento e armazenamento de arquivos, estávamos deixando a desejar.
A última solução de compartilhamento e armazenamento que usamos funcionou bem para a TI e atendeu às nossas necessidades. Mas percebemos que os funcionários pareciam recorrer ao Dropbox naturalmente. Praticamente todos já usavam o Dropbox para arquivos pessoais e gostavam tanto que encontraram alternativas para continuar usando o Dropbox.
Estávamos usando um de seus concorrentes e, mesmo sem falar nada, ficou evidente que nossos funcionários preferiam usar o Dropbox.
Com a demora da adoção e da ativação da nossa última solução, ficou claro que as equipes e os funcionários preferiam o Dropbox. Tivemos que decidir: a liderança deve forçar a equipe a usar a plataforma que julgamos melhor? Ou devemos apoiar o uso das ferramentas que a equipe gosta de usar? Depois de uma análise minuciosa, decidimos que fazia sentido proteger e aprimorar a solução escolhida pelos funcionários em vez de forçá-los a parar de usá-la.
A boa notícia é que a migração para o Dropbox foi bem simples. A maioria dos funcionários não precisou de treinamento nem integração formal. A única parte trabalhosa foi transferir os fluxos de trabalho empresariais para o Dropbox. Depois que tudo foi transferido, todos ficaram satisfeitos.
Nesse caso, todos ganham: a TI é a grande salvadora que ouve a equipe; a empresa fica satisfeita porque tem uma solução funcional e econômica; os funcionários estão satisfeitos porque se sentem ouvidos e não precisam mais usar uma ferramenta pouco intuitiva. Agora podemos voltar nossa atenção para aprimorar a experiência coletiva no Dropbox.
Muito mais do que o compartilhamento de arquivos
Depois que mudamos para o Dropbox, descobrimos vários recursos que tornam a colaboração muito mais inteligente e simplificada:
+ Dropbox Paper: usamos o Paper como um espaço digital para documentos mais transitórios, como notas e programações de reuniões. Com o tempo, passamos a usá-lo como uma espécie de bloco de notas para ideias. O Paper permite que várias pessoas trabalhem em um documento simultaneamente, sem sobrescrever ninguém nem perder tempo com versões desatualizadas. Poder adicionar texto, imagens e outras mídias a um só lugar melhorou nossa capacidade de colaboração em tempo real e ajudou a manter nossas reuniões pontuais e dentro do tópico. Além desses benefícios, o Paper oferece uma ótima experiência em dispositivos móveis, perfeita para quando estamos fora do escritório.
+ Dropbox Capture: o Capture permite aos usuários gravar a tela, a câmera e o microfone ao mesmo tempo. Lembre da última vez que você teve que relatar um problema ao atendimento técnico. Geralmente, há muitas idas e vindas envolvidas para ajudar a TI a entender o problema. Com o Capture, os funcionários podem nos enviar um relatório do problema, incluindo uma descrição e uma captura de tela ou gravação do problema enquanto ele está acontecendo. A TI pode começar a solucionar problemas praticamente de imediato.
O Capture acelerou o processo de gerenciamento de mudanças porque agora podemos capturar a mudança proposta em um vídeo e falar sobre ela de forma assíncrona via Slack, em vez de marcar uma reunião.
O Capture também agiliza e facilita as demonstrações de inovação. Em vez de convocar uma reunião para analisar as ideias, os desenvolvedores podem demonstrar e descrever a solução em ação. A diferença é um processo acelerado de gerenciamento de mudanças porque as pessoas podem mostrar em vez de falar.
Uma experiência remota mais segura
O Dropbox é ótimo por si só, mas a combinação de Dropbox, Apple e Jamf também impulsiona controles de segurança poderosos. Agora, a proteção dos interesses empresariais e da privacidade do usuário pode acontecer ao mesmo tempo.
Parte do desafio do trabalho remoto é o potencial de misturar dispositivos de usuário final designados para uso pessoal e empresarial. Ter dispositivos separados pode ser complicado, mas ter um mesmo dispositivo para uso pessoal e profissional pode levantar alguns alertas em relação à segurança, privacidade e conformidade. Graças aos recursos de segurança da Apple e da Jamf, os dados pessoais e corporativos podem residir no mesmo dispositivo sem preocupações. O Dropbox aprimorou nossos processos colaborativos, e o add-on de governança de dados nos ajuda a cumprir melhor os regulamentos de conformidade, as leis de privacidade e as solicitações de direito de exclusão ou eliminação.
O que começou como uma tentativa de seguir o fluxo se transformou em uma ferramenta de tecnologia robusta que funciona sem reclamações. A TI está satisfeita, nossas equipes estão satisfeitas e podemos atender nossos clientes com mais eficiência do que nunca.