Alla i IT-branschen är medvetna om utmaningarna kring att få människor att börja använda en ny lösning. När människor väl lärt sig något blir de bekväma och vill hålla fast vid det. Så när IT-avdelningen måste flytta personal från en plattform till en annan känns det ibland som ett otacksamt jobb – och vi ses ofta som skurkarna.
Dessbättre hittade vi på Jamf ett sätt att övervinna åtminstone en del av motståndet. Istället för att tvinga våra slutanvändare använda det IT-avdelningen installerar försöker vi om möjligt lyssna på dem och installera sådant de vill arbeta med, vilket nästan alltid gör allas liv mycket enklare.
Vårt övergripande uppdrag på Jamf är att hjälpa organisationer lyckas med Apple. Vi hjälper IT- och säkerhetspersonal att på ett tryggt sätt hantera och skydda sina slutanvändares enheter, data och applikationer. Och Jamfs unika mervärde – både till vår personal och våra över 71 000 kunder runt om i världen – är att vi tillhandahåller denna tjänst utan att stå i vägen för den tänkta Apple-upplevelsen. Detta är en balansakt som är nödvändig för att hålla verksamheten säker och säkerställa slutanvändarnas efterlevnad, samtidigt som den kraftfulla och unika inbyggda Apple-upplevelsen bibehålls.
Vi följde våra användares instruktion
IT-avdelningen bryr sig verkligen om våra produkter och plattformar, och mitt team har utmärkt inblick i hur vi kan utnyttja lösningar för att betjäna våra kunder och företag bättre. När det gällde vår fildelnings- och lagringslösning hade vi emellertid hamnat lite fel.
Den senaste delnings- och lagringslösningen vi använde fungerade bra för IT och tillgodosåg våra behov. Men vi märkte att personalen verkade dra sig mot Dropbox helt naturligt. Nästan alla använde redan Dropbox för sina privata filer, och de gillade lösningen så mycket att de hittade metoder för att kunna fortsätta använda Dropbox.
Vi använde en konkurrerande lösning och utan att säga det rakt ut visade våra anställda att de föredrog Dropbox.
Med en användning och aktivering som släpade efter med vår senaste lösning var det tydligt att teamen och personalen föredrog Dropbox. Vi var tvungna att fatta ett beslut: Skulle ledningen tvinga personalen att använda den plattform vi tyckte var bäst? Eller skulle vi ge vårt stöd till de verktyg de tyckte om att använda? Efter en noggrann genomgång bestämde vi oss för att det var rimligt att säkra och förbättra deras favoritlösning istället för att tvinga dem att sluta använda den.
Den goda nyheten var att migreringen till Dropbox var ganska enkel. De flesta medarbetarna behövde inte någon utbildning eller formell introduktion. Det enda verkliga jobbet var att flytta våra affärsarbetsflöden till Dropbox. När detta var klart var alla nöjda.
I det här fallet vinner alla: IT-avdelningen blir hjältar som lyssnar på personalen, verksamheten går bra eftersom vi har en fungerande och kostnadseffektiv lösning, medarbetarna är nöjda eftersom de känner sig hörda och inte längre behöver använda ett verktyg som inte är intuitivt för dem. Nu kunde vi istället rikta vår uppmärksamhet mot att förbättra vår kollektiva Dropbox-upplevelse.
Så mycket mer än fildelning
Sedan vi bytte till Dropbox har vi upptäckt ett antal funktioner som gör samarbetet smartare och mer strömlinjeformat:
+ Dropbox Paper: Vi använder Paper som en digital yta för mer rörliga dokument som mötesanteckningar och dagordningar. Över tid har lösningen utvecklats till ett slags skissblock för idéer. Paper gör det möjligt för flera personer att arbeta med ett dokument samtidigt utan att skriva över varandras arbete eller slösa bort tid på föråldrade versioner. Att kunna lägga till text, bilder och andra medier på ett och samma ställe har förbättrat kapaciteten för realtidssamarbeten och hjälpt till att hålla våra möten fokuserade. Utöver dessa fördelar erbjuder Paper en fantastisk mobilupplevelse – perfekt när du är på språng.
+ Dropbox Capture: Med Capture kan användare spela in sin skärm, kamera och mikrofon samtidigt. Tänk på senaste gången du behövde rapportera ett problem till IT-supporten. Det krävs ofta mycket seg kommunikation fram och tillbaka innan IT förstår problemet. Med Capture kan en medarbetare skicka oss en problemrapport, inklusive en beskrivning och en skärmbild eller inspelning som visar problemet när det händer. IT kan nästan omedelbart börja med felsökningen.
Capture har snabbat på ändringshanteringen eftersom vi nu kan spela in den föreslagna ändringen i en video och prata om den asynkront via Slack istället för att behöva boka ett möte.
Capture gör också innovationsdemonstrationer snabbare och enklare. Istället för att boka ett möte för att gå igenom idén kan utvecklare demonstrera och beskriva lösningen i praktiken. Resultatet är en snabbare förändringshanteringsprocess eftersom människor kan visa istället för att förklara.
En säkrare distansupplevelse
Dropbox är bra på egen hand, men Dropbox, Apple och Jamf i kombination har också låst upp kraftfulla säkerhetskontroller. Nu kan skyddet av våra affärsintressen och användarnas integritet samexistera.
En del av utmaningen med distansarbete är risken att slutanvändarenheter avsedda för personligt bruk också används i jobbet. Att ha separata enheter kan vara krångligt, men att använda bara en enhet i både arbetet och privatlivet kan medföra risker kring säkerhet, integritet och efterlevnad. Tack vare säkerhetsfunktionerna hos både Apple och Jamf kan personlig information och företagsdata bo på samma enhet utan bekymmer. Dropbox har förbättrat våra samarbetsprocesser och datastyrningstillägget hjälper oss att bättre följa efterlevnadsregler, integritetslagar och begäranden om radering.
Det som började som vårt försök att inte sätta käppar i hjulen för personalen har utvecklats till ett robust teknikverktyg som fungerar utan klagomål. IT-avdelningen är nöjd, våra team är nöjda, och vi kan gå vidare och betjäna våra kunder mer effektivt än någonsin.