Любой специалист по ИТ знает, как сложно перевести сотрудников на новое решение. Люди привыкают к знакомым программам и не хотят от них отказываться. Поэтому переход с одной платформы на другую похож на удаление зубов, и в роли стоматолога — ИТ-отдел.
К счастью, в нашей компании Jamf был найден способ упростить это процесс хотя бы частично. Вместо того чтобы заставлять конечных пользователей работать с тем, что выбрал ИТ-отдел, мы прислушались к их пожеланиям по выбору инструментов. И это значительно облегчило жизнь нам всем.
Миссия Jamf — помогать организациям добиваться успеха с помощью технологий Apple. Мы помогаем специалистам по ИТ и безопасности уверенно управлять устройствами, данными и приложениями конечных пользователей и обеспечивать их защиту. Преимущество Jamf — как для наших сотрудников, так и для более чем 71 000 наших клиентов по всему миру — в том, что мы предоставляем свои услуги, не вмешиваясь при этом в соответствующие процессы Apple. Мы работаем так, чтобы обеспечивать безопасность операций и одновременно соблюдать требования пользователей без ущерба для удобства и широты возможностей, которыми славятся продукты Apple.
Мы учли предпочтения пользователей
Специалисты ИТ-отдела отлично разбираются в наших продуктах и платформах, а моя команда знает, как использовать различные решения в интересах наших клиентов и компании. Однако при выборе платформы для обмена файлами и их хранения мы немного не угадали.
Последнее решение, которое мы использовали, хорошо подходило для ИТ-отдела и удовлетворяло наши потребности. Но мы заметили, что сотрудники по понятным причинам предпочитают Dropbox. Почти все уже применяли его для хранения личных файлов и находили обходные пути, чтобы не расставаться с более удобным для них инструментом и на работе.
«Мы использовали программу одного из конкурентов Dropbox, но сотрудники дали нам понять, что им больше нравится сам Dropbox».
Мы начали внедрять и вводить в работу новый продукт, однако процесс шел медленно, и было очевидно, что коллеги из самых разных отделов предпочитают Dropbox. Мы должны были решить: нужно ли заставлять персонал использовать платформу, выбранную руководством? Или лучше дать возможность применять инструменты, которые нравятся? После тщательного анализа мы решили, что разумнее внедрить и усовершенствовать удобное для сотрудников решение, а не заставлять их отказаться от него.
К счастью, переход на Dropbox — дело несложное. Большинство не пришлось даже знакомить с программой и обучать ею пользоваться. Единственное, что потребовало реальных усилий, — это перенос рабочих процессов в Dropbox. После этого все были счастливы.
В этом случае выигрывают все: ИТ-отдел — молодцы, потому что прислушиваются к мнению сотрудников; руководство довольно, поскольку у нас есть работающее и экономически эффективное решение; сотрудники рады, потому что их услышали и им больше не нужно пользоваться неудобной программой. Теперь мы можем сосредоточиться на улучшении эффективности и удобства работы с Dropbox.
Не только обмен файлами
Перейдя на Dropbox, мы обнаружили ряд функций, которые делают сотрудничество более удобным и упорядоченным.
+ Dropbox Paper. Мы используем Paper в качестве цифрового пространства для временных документов, таких как протоколы и повестки совещаний. Со временем он превратился в своеобразный блокнот для идей. Paper позволяет сотрудникам одновременно работать над одним документом, не переписывая его и не тратя время на устаревшие версии. Возможность добавлять текст, изображения и другие медиафайлы на одной платформе улучшает качество сотрудничества в режиме реального времени и позволяет проводить совещания вовремя и не отвлекаясь от темы. Помимо этих преимуществ, для Paper есть отличное мобильное приложение — идеальный вариант для тех, кто находится в пути.
+ Dropbox Capture. Эта функция позволяет пользователям одновременно вести запись с экрана, камеры и микрофона. Вспомните, когда вам в последний раз приходилось обращаться в службу технической поддержки. Обычно приходится отвечать на множество вопросов, чтобы ИТ-специалист мог разобраться с возникшими трудностями. Благодаря Capture сотрудники могут отправить нам отчет о проблеме, включающий ее описание, снимок экрана или даже видеозапись сбоя в момент его возникновения. После этого мы можем практически сразу приступить к устранению неполадок.
«Благодаря Capture нам удалось ускорить процесс управления изменениями, потому что теперь мы можем записать видео о предлагаемом изменении и обсудить его асинхронно в Slack вместо того, чтобы устраивать совещание».
Capture также позволяет быстрее и проще проводить демонстрации инноваций. Вместо того чтобы созывать совещание для обсуждения идеи, разработчики демонстрируют и комментируют решение в действии. В результате удалось ускорить процесс управления изменениями, ведь теперь сотрудники показывают, а не рассказывают.
Безопасное удаленное подключение
Dropbox прекрасен сам по себе, но сочетание технологий Dropbox, Apple и Jamf позволило создать мощные средства для управления безопасностью. Теперь можно обеспечивать защиту интересов бизнеса без ущерба для конфиденциальности пользователей.
Проблема с удаленной работой частично состоит в том, что происходит смешивание устройств для персональных и корпоративных целей. Использовать по отдельности — не всегда неудобно, а если сделать одно и то же устройство и личным, и рабочим, то может возникнуть ряд проблем, связанных с безопасностью, конфиденциальностью и соответствием нормативным требованиям. Благодаря функциям безопасности Apple и Jamf персональные и корпоративные данные можно без опасений хранить на одном устройстве. Dropbox помогает нам улучшить процесс сотрудничества, а дополнение «Управление данными» — тщательнее соблюдать нормативные требования, законы о конфиденциальности, а также реализовывать право на удаление информации и удовлетворять запросы на ее стирание.
Мы просто хотели позаботиться об общем удобстве, а получили мощный и безотказный инструмент. ИТ-специалисты и сотрудники счастливы, а качество обслуживания выше, чем когда-либо.