Alle som jobber med IT vet hvor utfordrende det er å få folk til å ta i bruk nye løsninger. Når vi først har lært oss noe nytt, blir vi vant til det og vil gjerne holde oss til det. Så når IT må overføre medarbeidere fra en plattform til en annen, kan det være som å trekke tenner – og vi blir den store, stygge tannlegen.
Heldigvis fant Jamf en måte å overvinne i hvert fall noe av den motstanden på. Hvis vi så langt som mulig lytter til hva sluttbrukerne ønsker å bruke på jobb i stedet for å tvinge dem til å bruke det IT installerer, blir livet nesten alltid enklere for alle.
Jamf har som overordnet mål å hjelpe organisasjoner med å lykkes med Apple. Vi hjelper fagpersoner innen IT og sikkerhet med sikker administrasjon og beskyttelse av sluttbrukernes enheter, data og programmer. Og Jamf tilfører helt spesiell verdi – både til medarbeiderne våre og de over 71 000 kundene våre over hele verden – fordi vi har mulighet til å levere den tjenesten uten at den kommer i veien for den tilsiktede Apple-opplevelsen. Dette er balansekunst som er nødvendig for å sørge for trygg drift og sikre samsvar for sluttbrukere innenfor rammen av den kraftige og unike integrerte Apple-opplevelsen.
Vi lot brukerne vise vei
For IT-avdelingen er produktene og plattformene våre svært viktige, og teamet mitt har utmerket innsikt i hvordan vi kan utnytte løsninger for å yte bedre service til kunder og til bedriften. Men vi hadde ikke en fildelings- og lagringsløsning helt på plass.
Den siste delings- og lagringsløsningen vi brukte fungerte bra for IT og dekket behovene våre. Men vi la merke til at de ansatte beveget seg naturlig mot Dropbox. De aller fleste brukte allerede Dropbox til private filer og likte det så godt at de ønsket å kunne fortsette å bruke Dropbox.
Vi brukte en av konkurrentene, og uten å si det høyt, lot de ansatte oss forstå at de foretrakk å bruke Dropbox.
Den siste løsningen vi hadde ble ikke ordentlig tatt i bruk og aktivert, så det var tydelig at team og de ansatte foretrakk Dropbox. Vi måtte ta en avgjørelse. Skulle ledelsen tvinge de ansatte til å bruke den plattformen vi mente var best? Eller gi full støtte til de verktøyene de satte pris på å bruke? Etter en grundig gjennomgang fant vi ut at det var fornuftig å sikre og styrke løsningen de ville ha, i stedet for å tvinge dem til å slutte å bruke den.
Den gode nyheten var at migreringen til Dropbox var ganske enkel. De fleste ansatte trengte ingen opplæring eller formell innføring. Den eneste virkelige innsatsen var overføringen av bedriftsarbeidsflytene til Dropbox. Da den var fullført, var alle fornøyde.
I dette tilfellet er alle vinnere. IT er helten som lytter på de ansatte, bedriften får en fungerende og kostnadseffektiv løsning, de ansatte er fornøyde fordi de føler at de blir hørt og slipper å bruke et verktøy som ikke er intuitivt for dem. Nå kunne vi rette oppmerksomheten mot en bedre felles Dropbox-opplevelse.
Mye mer enn fildeling
Siden vi gikk over til Dropbox, har vi oppdaget flere funksjoner som gjør det mulig for oss å samarbeide på en smartere og mer effektiv måte:
+ Dropbox Paper: Vi bruker Paper som et digitalt område for dokumenter med kortere levetid, som møtenotater og agendaer. Over tid har det utviklet seg til å bli en slags kladdebok for ideer. Med Paper kan flere jobbe med et dokument samtidig uten å overskrive andre eller kaste bort tid på utdaterte versjoner. Muligheten til å legge til tekst, bilder og andre medier på ett sted har gjort det enklere å samarbeide i sanntid og holde oss til tidsplan og agenda i møter. I tillegg til disse fordelene leverer Paper en flott mobil opplevelse – perfekt når vi er på farten.
+ Dropbox Capture: Med Capture kan brukerne ta opp skjerm, kamera og mikrofon samtidig. Tenk tilbake til den siste gangen du måtte rapportere et problem til teknisk støtte. Det er vanligvis mye fram og tilbake før IT forstår problemet. Med Capture kan ansatte sende en problemrapport til oss, inkludert en beskrivelse og et skjermbilde eller -opptak av problemet når det inntreffer. IT kan begynne feilsøkingen nærmest umiddelbart.
Capture har fått fart på endringsledelsesprosessen fordi vi kan ta opp den foreslåtte endringen i en video og snakke om den samtidig via Slack, i stedet for å måtte avtale et møte.
Det er også raskere og enklere å vise nyskapninger med Capture. I stedet for å innkalle til et møte for å gå gjennom ideen, kan utviklerne vise og beskrive løsningen i praksis. Endringsledelsesprosessen går raskere fordi folk kan vise i stedet for å fortelle.
Sikrere fjernarbeid
Dropbox er fantastisk i seg selv, men kombinasjonen Dropbox, Apple og Jamf har gitt oss kraftige sikkerhetskontroller også. Nå kan vi beskytte forretningsinteresser og brukernes personopplysninger side om side.
En av utfordringene med fjernarbeid er faren for at sluttbrukerenheter til privat bruk og jobbruk blandes. Å ha separate enheter kan være tungvint, men å bruke én enhet både på jobb og privat kan få varsellamper for sikkerhet, personvern og samsvar til å lyse. Takket være sikkerhetsfunksjonene i Apple og Jamf kan private data og jobbrelaterte data lagres i samme enhet uten at det skaper bekymringer. Dropbox har styrket samarbeidsprosessene våre, og tilleggsprogrammet for datastyring gjør det enklere å etterleve samsvarskrav, lover om personvern og retten til å be om sletting.
Det som startet som et forsøk på å følge strømmen har utviklet seg til å bli et solid teknologisk verktøy som fungerer uten problemer. IT er fornøyde, teamene er fornøyde, og vi kan konsentrere oss om å betjene kundene mer effektivt enn tidligere.