Fallstudie

University of Oklahoma

Jenel Cavazos, filosofie doktor och docent i psykologi vid University of Oklahoma, använder Dropbox och Trello för att hålla sig organiserad och produktiv när hon tar sig igenom det här pandemiläsåret.

University of Oklahomas

Viktiga resultat

Undervisning utan avbrott, med åtkomst till information var som helst ifrån
Strömlinjeformade produktionsflöden med Trello-integrering
Utökat samarbete mellan studenter och fakultet

Utmaningen

Flytta universitetsupplevelsen till webben

Ansvaret för en universitetsprofessor sträcker sig långt utanför föreläsningssalen. Professorer samarbetar med doktorander, lärarassistenter och andra fakultetsmedlemmar för att ta fram kursplaner, leda forskningsprojekt och till och med skriva böcker. Alla dessa rörliga delar att hålla reda på leder ofta till att akademiska team lämnar efter sig enorma mängder papper från kursmaterial, rapporter och data.

När flodvågen av förändringar från pandemin översvämmade universitetsområdena våren 2020, var det bara för fakulteter och studenter över hela världen att snabbt packa sina väskor, lämna studentkorridorer och kontor och åka hem. Alla fakultetsmedlemmar på University of Oklahoma (OU) var tvungna att arbeta och undervisa på distans. Om psykologiprofessorn Jenel Cavazos inte hade organiserat lektioner och processer med Trello och Dropbox hade hennes forskningsprojekt, kursplan och terminsplan legat kvar otillgängliga på hennes fysiska skrivbord eller externa hårddisk .

Efter en tid kunde klasser med färre än 40 elever återvända till klassrumsundervisning medan större klasser fick fortsätta med sina lektioner helt eller delvis på distans. Att vara i klassrummet har sina fördelar för studenterna, och den här hybridmodellen skapade bara fler organisatoriska utmaningar för fakulteten.

Tidigare använde vi Microsoft Word för att hålla reda på projekt och detaljer, men det hade inte de organisatoriska funktioner och flexibla arbetsflöden som Trello och Dropbox erbjuder. Jag älskar hur de här verktygen fungerar tillsammans, och att de kan integreras är avgörande för min organisering.

Jenel Cavazos, filosofie doktor och docent i psykologi

Lösningen

Ett nytt tänkesätt

I början av covid-19-pandemin, på vårterminen 2020, rycktes alla upp från sina universitetsområden, och professorer och doktorander vid OU kunde lättare anpassa sig tack vare olika tekniska utbildningslösningar och molnbaserade samarbetsverktyg, däribland webbaserade applikationer som Trello och Dropbox. Dessa två digitala samarbetsverktyg kan integreras med varandra och tillåter användare att på ett tillförlitligt sätt lagra och dela sina filer samtidigt som de tillhandahåller säker åtkomst till äganderättsligt skyddad information och data.

Trello är en visuell samarbetsplattform som organiserar projekt i olika tavlor. Den fungerar som en digital whiteboard med fästisar, där varje fästis motsvarar en uppgift. Den låter dig veta vad dina elever och kollegor arbetar med, vem som har tilldelats vilka projekt och vilka framsteg de gör.

Jenel Cavazos har skapat en Trello-tavla för varje kurs hon undervisar i och samarbetar på med sina doktorander. Trello-tavlan är en kombination av ett informationsarkiv och ett projektuppföljningsverktyg. Hon kommunicerar och samarbetar med sina doktorander via Trello-kort på tavlan för att tilldela uppgifter, samla in idéer, följa upp studenters framsteg i kursen samt ge feedback och informera om möjligheter till förbättring.

Dropbox Power-Up i Trello ger Jenel och alla i hennes team smidig tillgång till och möjlighet att vid behov samarbeta på kursplansdetaljer, checklistor och rapporter. Alla uppdateringar som görs på Trello-tavlor visas även i Dropbox-filens aktivitets-feed.

Under läsåret har Jenel Cavazos också använt Dropbox Paper för att organisera arbetet bättre. Vid hantering av stora forsknings- och planeringsdokument upptäckte hon den praktiska ”möjligheten att minimera stora textstycken med hjälp av rubriker”, en funktion som ingår i Paper. Istället för att söka igenom sida efter sida med text för att hitta det hon letar efter, kan hon nu klicka på rubriken för att visa bara den del av informationen hon behöver.

Förändringarna till följd av [covid] skedde så snabbt, men våra redan befintliga processer med Trello och Dropbox gjorde det enklare att göra den här omställningen med mina doktorander och lärarassistenter.

Jenel Cavazos, filosofie doktor och docent i psykologi

Resultaten

Processer som klarar testet

Jenel Cavazos fann att filhantering i Dropbox och synergiska arbetsflöden i Trello är en riktig dröm för digitalt samarbete. Genom att ta en sida från kursplanen kan andra lärare runt om i världen bättre organisera de många rörliga delarna i kurser, forskningsprojekt och undervisning på ett och samma ställe. Även om alla var tvungna att arbeta hemifrån tror Jenel att det även finns fördelar. ”Fler professorer undersöker vilka som är de bästa sätten att införliva teknik i sina lektioner, och även i sin vardag, och det är ett digitalt steg framåt som de annars kanske inte hade tagit.”

Trello och Dropbox är den perfekta digitala verktygsduon som hjälper lärare att organisera, samarbeta och vara produktiva, oavsett om de undervisar i klassrummet eller på distans. Fakulteter, personal och studenter som anammar dessa tillvägagångssätt för produktivitet och samarbete online kommer att kunna skörda frukterna av distansutbildning, som bara fortsätter mot att bli det nya normala.

I Dropbox App Center kan du läsa mer om hur du kan samarbeta i teamprojekt med Trello- och Dropbox-integrering.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.