Université d’Oklahoma (États-Unis)

Le défi

L’université en ligne

Les responsabilités d’un professeur d’université dépassent largement le cadre de l’amphithéâtre. Les professeurs collaborent avec des étudiants chercheurs, des assistants pédagogiques et d’autres membres du corps enseignant pour planifier les programmes d’études, diriger des projets de recherche et même rédiger des ouvrages. Avec autant d’éléments à suivre, les équipes universitaires se retrouvent souvent avec une quantité colossale de travaux, de rapports et de données.

Lorsque la vague de changements provoqués par la pandémie a déferlé sur les campus universitaires au printemps 2020, les enseignants et les étudiants du monde entier ont dû rapidement faire leurs valises, quitter leurs résidences universitaires et leurs bureaux pour rentrer chez eux. Tous les membres du corps enseignant de l’université d’Oklahoma (OU) ont dû travailler et enseigner à distance. Si Jenel Cavazos, professeur de psychologie et docteur, n’avait pas préparé ses cours et ses processus avec Trello et Dropbox, ses projets de recherche, ses programmes de cours et ses projets pour le semestre seraient restés confinés sur son bureau ou sur un disque dur externe. 

Au fil de l’année scolaire, les groupes de moins de 40 élèves ont pu retourner en cours présentiel, tandis que les groupes plus conséquents ont continué totalement ou partiellement à suivre un apprentissage à distance. La présence physique présente des avantages pour les étudiants, mais ce modèle hybride n’a fait qu’accroître les difficultés d’organisation pour le corps enseignant.

La solution

Une nouvelle philosophie

Lorsque le début de la pandémie de COVID-19 a vidé tous les campus au printemps 2020, les professeurs et les étudiants chercheurs de l’université d’Oklahoma ont pu s’adapter plus facilement grâce aux technologies de l’éducation et aux outils de collaboration dans le cloud, notamment aux applications web comme Trello et Dropbox. Ces deux outils de collaboration numérique se complètent et permettent aux utilisateurs de stocker et de partager leurs fichiers en toute confiance, tout en garantissant un accès sécurisé aux informations et aux données confidentielles.

Trello, une plateforme de collaboration visuelle qui organise vos projets sous forme de tableaux, fonctionne comme un tableau blanc numérique avec des post-it, où chaque post-it représente une tâche. Il vous permet de savoir sur quoi travaillent vos élèves et vos collègues, à qui est assigné tel projet et quelle est leur progression.

La Dr Cavazos a créé un tableau Trello pour chaque cours qu’elle enseigne et sur lequel elle collabore avec ses étudiants chercheurs. Le tableau Trello est à la fois un recueil d’informations et un outil de suivi de projet. Elle communique et collabore avec ses étudiants dans des cartes Trello sur le tableau pour assigner des tâches, saisir des idées, contrôler la progression du cours et formuler des commentaires et des pistes d’amélioration.

Le module Power-Up Dropbox dans Trello permet à la Dr Cavazos et à tous les membres de son équipe d’accéder en toute simplicité aux informations sur le programme, aux listes de tâches et aux rapports, et de collaborer sur ces éléments à tout moment. Toute modification apportée aux tableaux Trello apparaît également dans le flux d’activité des fichiers Dropbox.

Au cours de l’année universitaire, la Dr Cavazos a également utilisé Dropbox Paper pour s’organiser. Dans le cas de documents de recherche et de planification volumineux, elle estime que « la possibilité de raccourcir des portions entières de texte grâce à des titres », une fonctionnalité proposée par Paper, « est très pratique ». Au lieu de parcourir des pages et des pages de texte pour trouver ce qu’elle cherche, elle peut désormais cliquer sur le titre pour agrandir la section d’information souhaitée.