Studi kasus

University of Oklahoma

Jenel Cavazos, Ph.D., lektor kepala psikologi di University of Oklahoma, menggunakan Dropbox dan Trello untuk tetap terorganisir dan produktif saat menjalani tahun ajaran selama pandemi.

University of Oklahoma

Hasil Utama

Pembelajaran tanpa gangguan dengan akses ke informasi dari mana saja
Alur kerja produktif yang disederhanakan dengan integrasi Trello
Kolaborasi yang meningkat antara mahasiswa dan staf pengajar

Tantangan

Mengalihkan pengalaman belajar di universitas ke format online

Tanggung jawab seorang profesor di universitas melampaui ruang kelas kuliah. Profesor berkolaborasi dengan mahasiswa pascasarjana, asisten dosen, dan anggota fakultas lainnya dalam merencanakan kurikulum, memimpin proyek penelitian, dan bahkan menulis buku. Dengan begitu banyak elemen yang harus dipantau, tim akademis sering kali menghasilkan banyak dokumen berupa tugas kuliah, laporan, dan data.

Saat gelombang perubahan besar akibat pandemi melanda kampus-kampus pada musim semi tahun 2020, staf dosen dan mahasiswa di seluruh dunia harus segera menghentikan kegiatan di kampus, dan pulang ke rumah. Semua anggota fakultas University of Oklahoma (OU) diharuskan untuk bekerja dan mengajar dari jarak jauh. Jika profesor psikologi Jenel Cavazos, Ph.D., tidak menyiapkan pelajaran dan prosesnya dengan Trello dan Dropbox, proyek penelitiannya, kurikulum mata kuliah, dan rencana untuk semester tersebut akan terkunci di desktop fisiknya atau hard drive eksternal.

Seiring berjalannya tahun ajaran, kelas dengan jumlah mahasiswa kurang dari 40 orang dapat kembali belajar di kampus, sementara kelas yang lebih besar tetap belajar secara jarak jauh, baik sebagian maupun sepenuhnya. Belajar di kelas memang memiliki manfaat bagi siswa, tetapi model hibrida ini justru menciptakan lebih banyak tantangan pengelolaan bagi staf dosen.

Sebelumnya, kami menggunakan Microsoft Word untuk melacak proyek dan detailnya, tetapi perangkat lunak itu tidak memiliki fitur pengelolaan dan alur kerja fleksibel yang disediakan Trello dan Dropbox. Saya suka bagaimana kedua aplikasi ini bekerja bersama… dan integrasi keduanya adalah hal yang sangat penting untuk tetap mengelola semua hal.

Jenel Cavazos, Ph.D., Lektor Kepala Psikologi

Solusi

Aliran pemikiran baru

Ketika awal pandemi COVID-19 memaksa semua orang meninggalkan kampusnya pada semester musim semi tahun 2020, profesor dan mahasiswa pascasarjana di OU dapat beradaptasi dengan lebih mudah berkat teknologi pendidikan dan alat kolaborasi berbasis awan, termasuk aplikasi berbasis web, seperti Trello dan Dropbox. Kedua alat kolaborasi digital ini terintegrasi, sehingga dapat diandalkan untuk menyimpan dan membagikan file pengguna sekaligus menyediakan akses aman ke informasi dan data hak milik.

Trello, platform kolaborasi visual yang mengelola proyek ke dalam bentuk papan. Fungsinya seperti papan tulis digital dengan catatan tempel, di mana setiap catatan tempel mewakili sebuah tugas. Aplikasi ini memungkinkan Anda mengetahui apa yang sedang dikerjakan mahasiswa dan kolega Anda, siapa yang ditugaskan pada proyek tertentu, dan kemajuan yang mereka capai.

Dr. Cavazos membuat papan Trello untuk setiap mata kuliah yang diajarkannya dan berkolaborasi dengan mahasiswa pascasarjananya. Papan Trello adalah gabungan dari repositori informasi dan pelacak proyek. Dia berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mahasiswa pascasarjananya melalui kartu Trello di papan untuk memberikan tugas, mencatat ide, memeriksa kemajuan mata kuliah, dan memberikan umpan balik serta kesempatan untuk perbaikan.

Dropbox Power-Up di Trello memudahkan Dr. Cavazos dan siapa pun di timnya untuk mengakses dan berkolaborasi dalam laporan, daftar periksa, dan detail kurikulum kapan pun mereka membutuhkannya. Segala pembaruan yang dibuat di papan Trello juga ditampilkan dalam feed aktivitas file Dropbox.

Seiring berjalannya tahun ajaran, Dr. Cavazos juga menggunakan Dropbox Paper untuk membantunya mengelola semua hal. Saat menangani dokumen penelitian dan perencanaan dalam jumlah besar, ia menemukan bahwa “kemampuan untuk meringkas teks panjang ke dalam sebuah judul,” sebuah fitur yang disertakan dalam Paper, “sangatlah praktis.” Alih-alih menelusuri halaman demi halaman teks untuk menemukan apa yang dicari, kini ia dapat mengklik judul untuk memaksimalkan bagian informasi yang dibutuhkannya.

Transisi [COVID] terjadi begitu cepat… tetapi proses yang kami miliki saat ini dengan Trello dan Dropbox memudahkan kami dalam melakukan revisi dengan mahasiswa pascasarjana dan asisten dosen.

Jenel Cavazos, Ph.D., Lektor Kepala Psikologi

Hasil

Proses yang telah lulus uji

Dr. Cavazos menemukan bahwa manajemen file di Dropbox dan alur kerja sinergis di Trello adalah impian kolaborasi digital. Menggunakan bagian dari rencana pembelajarannya, pendidik lain di seluruh dunia dapat menjadi lebih baik dalam mengelola berbagai bagian dari tugas kuliah, proyek penelitian, dan pengajaran dalam satu tempat. Walaupun semua orang terpaksa bekerja dari rumah, Dr. Cavazo merasa ada hal positif yang dapat diambil. “Makin banyak dosen yang mencari cara terbaik untuk memasukkan teknologi ke dalam kelas DAN kehidupan sehari-hari mereka. Peralihan ke teknologi digital tersebut juga adalah sesuatu yang mungkin tidak mereka lakukan sebelumnya.”

Trello dan Dropbox merupakan duo alat digital yang sempurna bagi pendidik untuk mengelola, berkolaborasi, dan tetap produktif, baik mereka mengajar di kampus maupun dari jarak jauh. Dosen, staf universitas, dan mahasiswa yang menerapkan pendekatan terhadap produktivitas dan kolaborasi online ini akan menuai manfaat dari pembelajaran jarak jauh, terutama karena hal ini terus menjadi kenormalan baru.

Pelajari bagaimana Anda dapat berkolaborasi dalam proyek tim dengan integrasi Trello dan Dropbox yang tersedia di Dropbox App Center.

Temukan cara bekerja sama yang lebih baik.