Eksempelstudie

University of Oklahoma

Jenel Cavazos, Ph.D., førsteamanuensis i psykologi ved University of Oklahoma, bruker Dropbox og Trello for å holde seg organisert og produktiv gjennom dette pandemiske skoleåret.

University of Oklahomas

Nøkkelresultater

Uavbrutt undervisning med tilgang til informasjon fra hvor som helst
Effektiviserte produktivitetsflyter med Trello-integrering
Økt samarbeid mellom studenter og fakultetet

Utfordringen

Flytte undervisningen til nettet

Ansvaret til en universitetsprofessor omfatter mye mer enn bare forelesningssalen. Professorer samarbeider med master- og doktorgradsstudenter, undervisningsassistenter og andre fakultetsmedlemmer for å sette opp læreplaner, forskningsprosjekter og til og med bokskriving. Med så mange bevegelige deler å holde styr på, ender det akademiske teamet ofte opp med et gigantisk papirspor av emnemateriell, rapporter og data.

Da flodbølgen av endringer på grunn av pandemien traff universitetscampusene våren 2020, ble fakulteter og studenter over hele verden raskt nødt til å pakke sammen tingene sine, studentboligen og kontoret og bare dra hjem. Alle fakultetsmedlemmene på University of Oklahoma (OU) ble pålagt å arbeide og undervise eksternt. Hvis psykologiprofessor Jenel Cavazos, Ph.D., ikke hadde organisert leksjonene og prosessene sine med Trello og Dropbox, hadde forskningsprosjektene, emnemateriell, læreplanene og semesterplanen vært låst vekk på en datamaskin eller ekstern harddisk uten mulighet for ekstern tilgang.

Etter hvert som skoleåret gikk, kunne klasser med færre enn 40 studenter returnere til undervisning med fysisk oppmøte, mens større klasser var nødt til å fortsette med ekstern undervisning i delvis eller fullstendig format. Undervisning i klasserommet har visse fordeler, men denne hybridmodellen resulterte i en rekke organisatoriske utfordringer for fakultetet.

Før brukte vi Microsoft Word til å holde styr på prosjekter og data, men det hadde ikke den organisatoriske funksjonaliteten og de fleksible arbeidsflytene som du får i Trello og Dropbox. Jeg elsker hvordan disse verktøyene jobber sammen … og det at de er integrerte er avgjørende for å holde seg organisert.

Jenel Cavazos, Ph.D., førsteamanuensis i psykologi

Løsningen

En ny måte å tenke på

Da starten på COVID-19-pandemien førte til at alle måtte forlate campusene sine på vårsemesteret i 2020, fikk professorer og master- og doktorgradsstudenter ved OU en enklere jobb med å tilpasse seg den nye virkeligheten takket være undervisningsteknologi og skybaserte samarbeidsverktøy, inkludert nettbaserte programmer som Trello og Dropbox. Disse to digitale samarbeidsverktøyene er integrerte, noe som lar brukere lagre og slette filer sikkert samtidig som de har sikker tilgang til intern informasjon og data.

Trello, en visuell samarbeidsplattform som organiserer prosjektene dine på tavler, fungerer som en digital tavle med klistrelapper, der hver lapp representerer en oppgave. Den forteller deg hva studentene og kollegene dine jobber med, hvem som er tildelt hvilket prosjekt, og hvor langt de er kommet.

Dr. Cavazos opprettet en Trello-tavle for hvert emne hun underviser og samarbeider med master- og doktorgradsstudenter. Trello-tavlen er en kombinasjon av informasjonslagring og prosjektsporing. Hun kommuniserer og samarbeider med master- og doktorgradsstudentene via Trello-kort på tavlen for å tildele oppgaver, notere ned ideer, sjekke emneprogresjon og gi tilbakemeldinger og forbedringsmuligheter.

Dropbox Power-Up i Trello gjør tilgang til og samarbeid om emnemateriell, sjekklister og rapporter sømløst for Dr. Cavazos og resten av teamet hennes når de trenger det. Alle oppdateringer av Trello-tavlene vises også i filaktivitetsfeeden i Dropbox.

Etter hvert som skoleåret gikk, har Dr. Cavazos også tatt i bruk Dropbox Paper for å holde seg organisert. Da hun jobbet med store forsknings- og planleggingsdokumenter, fant hun ut at «evnen til å minimere store deler av teksten ved bruk av overskrifter», som er en funksjon i Paper, «er kjempepraktisk». I stedet for å søke gjennom sider på sider med tekst for å finne det hun leter etter, kan hun nå i stedet klikke på overskriften for å maksimere den informasjonsdelen hun trenger der og da.

[COVID]-overgangen kom brått på … men de eksisterende prosessene våre med Trello og Dropbox gjorde det enklere å gjennomføre disse endringene med master- og doktorgradsstudentene mine og undervisningsassistentene.

Jenel Cavazos, Ph.D., førsteamanuensis i psykologi

Resultatene

Prosesser som består testen

Dr. Cavazos oppdaget at filhåndtering i Dropbox og synergiske arbeidsflyter i Trello er en drømmeløsning for digitalt samarbeid. Ved å ta i bruk læreplanløsningen hennes kan andre lærere rundt omkring i verden få bedre organisering av de bevegelige delene av emnemateriell, forskningsprosjekter og undervisning på ett og samme sted. Selv om alle ble tvunget til å jobbe hjemmefra, er Dr. Cavazo av den oppfatning at dette ikke bare var negativt. «Flere professorer har nå begynt å vurdere hvordan de best kan innlemme teknologi i leksjonene sine OG i hverdagen ellers, og denne digitale retningsendringen er noe de ikke nødvendigvis ville ha gjort før».

Trello og Dropbox er den perfekte digitale verktøysduoen for lærere som ønsker å organisere arbeidet sitt, samarbeide og holde seg produktive, enten de underviser på campus eller eksternt. Universitetsfakulteter, ansatte og studenter som omfavner disse tilnærmingene til nettbasert produktivitet og samarbeid, vil høste fruktene av fjernundervisning, og da særlig fordi man forventer at dette kommer til å bli den nye normalen.

Finn ut hvordan du kan samarbeide i teamprosjekter med Trello- og Dropbox-integrering, som er tilgjengelig i Dropbox App Center.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.