オクラホマ大学

課題

大学生活をオンラインに移行

大学教授の任務は、大教室での講義にとどまりません。大学院生やティーチング アシスタント、その他の教職員と共同でカリキュラムを計画したり、研究プロジェクトを主導したり、場合によっては本を執筆したりします。管理すべき不確定な要素が非常に多いため、チームはしばしば課題、レポート、データに関する膨大な量の書類を抱えることになります。

コロナ禍による変化の波が大学のキャンパスに押し寄せた 2020 年の春には、世界中の教職員と学生が急いで荷物をまとめて、寮の部屋やオフィスから自宅に戻ることを余儀なくされました。オクラホマ大学（OU）の教職員も、全員が仕事や授業を遠隔で行うことが必要になりました。このときにもし、心理学教授のジェネル・カバゾス博士が、Trello と Dropbox を使って授業や業務を行える体制を整えていなかったら、同氏の研究プロジェクトやカリキュラム、そして学期の計画に関する情報は、同氏の使っていたデスクトップや外付けハード ドライブに残されたまま、アクセスできなかったでしょう。

学期が進むにつれて、40 人未満のクラスは対面授業に戻れるようになりましたが、それより大人数のクラスは、依然としてすべてまたは一部の授業が遠隔で行われていました。教室での授業は学生にメリットをもたらしますが、このようなハイブリッドモデルは、教職員にさらに多くの組織的な課題をもたらすだけでした。

ソリューション

新しい考え方

2020 年の春学期に始まったコロナ禍でキャンパスからあらゆる人々が追い出されたときも、OU の教授と大学院生は、教育テクノロジーとクラウドベースのコラボレーション ツールのおかげで、容易に状況に対応できました。とりわけ役立ったのは、Trello や Dropbox といったウェブベースのアプリケーションです。この 2 つのデジタル コラボレーション ツールのインテグレーションにより、ユーザーは機密情報やデータに安全にアクセスしながら、ファイルを確実に保存および共有できます。

Trello は、プロジェクトをボードに整理できるビジュアル共同作業プラットフォームで、（各タスクを表す）付箋を付けたデジタル ホワイトボードのように機能します。そのため、学生や同僚が何に取り組んでいるのか、どのプロジェクトを誰が担当しているのか、プロジェクトがどの程度進んでいるのかを把握できます。

カバゾス博士は、自身が教えているコースごとに Trello ボードを作成し、大学院生と共同作業を行っています。この Trello ボードは、情報保管機能とプロジェクト追跡機能を組み合わせたものです。同氏は、ボード上の Trello カードを使った大学院生とのコミュニケーションや共同作業を通じて、タスクの割り当て、アイデアの記録、コースの進捗状況の確認、改善に向けたフィードバックと機会の提供を行っています。

また、Trello 内で Dropbox Power-Up を使うことで、自身とチームの全員が、必要なときにいつでもシームレスに、カリキュラムの詳細やチェックリスト、レポートにアクセスし、共同作業を行えるようにしています。Trello ボードに加えられた変更はすべて、Dropbox ファイルのアクティビティ フィードにも表示されます。

学期が進むにつれて、カバゾス博士は Dropbox Paper を使ってドキュメントを整理するようになりました。同氏は、大規模な調査や計画のドキュメントを扱う際に、Paper に含まれる「ヘッダーを使って大きな文章全体を最小化する機能」が「とても便利」であることに気づきました。探している情報を見つけるために何ページも検索しなくても、ヘッダーをクリックすることで必要な情報が含まれたセクションを展開できるようになったのです。