Casestudie

University of Oklahoma

Jenel Cavazos, ph.d. og lektor i psykologi på University of Oklahoma, bruger Dropbox og Trello til at sikre, at hun er organiseret og produktiv, når hun skal undervise et skoleår, der er præget af pandemien.

University of Oklahoma

Nøgleresultater

Uafbrudt undervisning med adgang til oplysninger overalt
Strømlinede produktive arbejdsprocesser med Trello-integration
Øget samarbejde mellem de studerende og medarbejderne på universitetet

Udfordringen

Universitetsundervisningen flyttes online

En universitetsundervisers ansvar rækker langt længere end i undervisningslokalet. Underviserne samarbejder med kandidatstuderende, undervisningsassistenter og andre administrative medarbejdere om at planlægge pensum, lede forskningsprojekter og endda skrive bøger. Når der er så mange ting at holde styr på, ender de akademiske teams ofte med at efterlade sig et gigantisk papirspor af undervisningsmateriale, rapporter og data.

Da bølgerne af forandringer som følge af pandemien ramte universitetsområderne i foråret 2020, blev både studerende og universitetetsmedarbejdere verden over nødt til hurtigt at pakke deres tasker, kollegieværelser og kontorer og skynde sig hjem. Alle medarbejdere på University of Oklahoma (OU) skulle derefter arbejde og undervise hjemmefra. Hvis lektor i psykologi Jenel Cavazos, ph.d. ikke havde forberedt og gemt sine lektioner og forløb i Trello og Dropbox, ville hendes forskningsprojekter, undervisningsmateriale, pensumlister og semesterplaner være låst inde på hendes stationære computer eller en ekstern harddisk.

Efterhånden som skoleåret gik, kom alle klasser med færre end 40 studerende tilbage til fysisk undervisning, mens større klasser fortsat skulle fjernundervises helt eller delvist. Det har sine fordele for de studerende at være fysisk til stedet i klasselokalet, men hybridmodellen har kun skabt endnu flere organisatoriske udfordringer for fakultetet.

Tidligere brugte vi Microsoft Word til at holde styr på projekter og detaljer, men programmet indeholder ikke samme organisationsfunktioner og fleksible arbejdsprocesser som Trello og Dropbox. Jeg elsker den måde, disse værktøjer arbejder sammen på … og det er afgørende, at de er integreret, så man kan forblive organiseret.

Jenel Cavazos, ph.d., lektor i psykologi

Løsningen

En ny måde at tænke skole på

I starten af foråret 2020 da COVID-19-pandemien tvang alle væk fra universitetsområderne, kunne underviserne og de kandidatstuderende på OU lettere tilpasse sig takket være undervisningsteknologien og de cloudbaserede værktøjer til samarbejde, herunder webbaserede programmer som Trello og Dropbox. De to digitale samarbejdsværktøjer kan integreres, og det giver brugerne mulighed for at gemme og dele deres filer på en sikker måde, samtidig med at de har mulighed for at få sikker adgang til beskyttede oplysninger og data.

Trello, der er en visuel samarbejdsplatform, som organiserer dine projekter på tavler, fungerer som et digitalt whiteboard med post-its, hvor hver enkelt post-it repræsenterer en opgave. Du kan se, hvad dine studerende og kolleger arbejder med, hvem der er tildelt hvilke projekter, og hvad fremdriften er.

Cavazos oprettede en Trello-tavle til hvert enkelt fag, hun underviser i og samarbejder med sine kandidatstuderende om. Trello-tavlen er en kombination af et oplysningslager og en projektsporing. Hun kommunikerer og samarbejder med sine kandidatstuderende ved hjælp af Trello-kort på tavlen for at tildele opgaver, fastholde idéer, holde styr på fremdriften i undervisningen og give feedback samt informere om forbedringsmuligheder.

Dropbox Power-Up i Trello gør det muligt for Cavazos og alle andre i hendes team at få adgang til og samarbejde om pensumdetaljer, tjeklister og rapporter, når de har brug for det. Alle opdateringer på Trello-tavlerne vises også i aktivitetsfeedet for Dropbox-filerne.

I løbet af skoleåret har Cavazos også brugt Dropbox Paper til at hjælpe med at holde sig organiseret. Da hun arbejder med store forsknings- og planlægningsdokumenter, har hun fundet ud af, at "muligheden for at minimere hele store tekstområder ved hjælp af overskrifter", som er en funktioner i Paper, "er virkelig praktisk." I stedet for at skulle søge i mange siders tekst for at finde det, hun skal bruge, kan hun nu bare klikke på overskriften for at få vist afsnittet med de oplysninger, hun har brug for.

[COVID]-omstillingen skete så hurtigt … men vores nuværende processer med brugen af Trello og Dropbox har gjort det lettere at foretage disse revisioner med både mine kandidatstuderende og undervisningsassistenter.

Jenel Cavazos, ph.d., lektor i psykologi

Resultaterne

Processer, der består testen

Cavazos har fundet ud af, at filhåndtering i Dropbox og synergiprocesserne i Trello er et drømmescenarie i forhold til digitalt samarbejde. Ved at tage en side fra hendes lektionsplan kan andre undervisere rundt om i verden lettere organisere de mange dynamiske dele i forbindelse med opgaver, forskningsprojekter og undervisning ét sted. Selvom alle blev tvunget til at arbejde hjemmefra, mener Cavazo, at der er et glimt af håb. "Flere undervisere ser på, hvordan de bedst kan inkorporere teknologi på både i deres undervisning OG i deres hverdag, og den digitale omstilling ville de ikke nødvendigvis have foretaget før."

Trello og Dropbox udgør den perfekte digitale værktøjsduo for undervisere, der vil organisere, samarbejde og forblive produktive, uanset om de underviser i fysisk på universitetet eller hjemmefra. Undervisere, administrative medarbejdere og studerende, der omfavner disse nye tilgange til produktivitet og samarbejde online, vil høste gevinsten af fjernstudier – især da det ser ud til at være den nye normal.

Få mere at vide om, hvordan du kan samarbejde om teamprojekter ved hjælp af Trello og Dropbox-integrationen, der er tilgængelig i Dropbox App Center.

Oplev et bedre samarbejde.