University of Oklahoma

De uitdaging

De universitaire ervaring naar online verplaatsen

De verantwoordelijkheden van een universitair docent reiken veel verder dan de collegezaal. Docenten werken samen met afgestudeerde studenten, onderwijsassistenten en andere faculteitsleden aan curricula plannen, onderzoeksprojecten leiden en zelfs boeken schrijven. Met zoveel bewegende onderdelen om bij te houden, eindigen academische teams vaak met een gigantisch papieren spoor van cursuswerk, rapporten en gegevens.

Toen de vloedgolf aan veranderingen door de pandemie in het voorjaar van 2020 de universiteitscampussen overspoelde, moesten docenten en studenten wereldwijd snel hun tassen, slaapzalen en kantoren inpakken en naar huis vertrekken. Alle faculteitsleden van de Universiteit van Oklahoma (OU) moesten op afstand werken en lesgeven. Als psychologiedocent Jenel Cavazos, Ph.D., haar lessen en processen niet had opgesteld met Trello en Dropbox, zouden haar onderzoeksprojecten, lesprogramma en plannen voor het semester ongebruikt zijn opgeslagen op haar fysieke desktop of op een externe harde schijf. 

Naarmate het schooljaar vorderde, konden klassen met minder dan 40 studenten weer fysiek aanwezig zijn, terwijl grotere klassen geheel of gedeeltelijk op afstand bleven werken. Fysiek in een klaslokaal zitten heeft voordelen voor de studenten, maar dit hybride model creëerde alleen maar meer organisatorische uitdagingen voor de faculteit.

De oplossing

Een nieuwe school van denken

Toen de Coronapandemie in het voorjaar van 2020 iedereen van de campus dwong, konden docenten en promovendi van de OU zich gemakkelijker aanpassen dankzij onderwijstechnologie en cloudsamenwerkingshulpmiddelen, waaronder webgebaseerde applicaties zoals Trello en Dropbox. De twee digitale samenwerkingstools kunnen worden geïntegreerd en zorgen ervoor dat gebruikers hun bestanden op een betrouwbare manier kunnen opslaan en delen, terwijl ze tegelijkertijd veilige toegang krijgen tot bedrijfseigen informatie en gegevens.

Trello, een visueel platform dat je projecten in borden ordent, werkt als een digitaal whiteboard met post-its. Elke post-it vertegenwoordigt een taak. Hiermee weet je waar je studenten en collega's aan werken, wie aan welk project is toegewezen en wat hun voortgang is.

Dr. Cavazos creëerde een Trello-bord voor elke cursus die zij geeft en waar zij aan samenwerkt met haar studenten. Het Trello-bord is een combinatie van een informatieopslagplaats en een projecttracker. Ze communiceert en werkt samen met haar studenten via Trello-kaarten op het bord om taken toe te wijzen, ideeën vast te leggen, de voortgang van de cursus bij te houden en feedback en mogelijkheden voor verbetering te bieden.

Dankzij de Dropbox Power-Up in Trello kunnen Dr. Cavazos en haar team op elk gewenst moment moeiteloos toegang krijgen tot lesstofdetails, checklists en rapporten, en samen hieraan werken. Alle updates die op de Trello-borden worden uitgevoerd, worden ook weergegeven in de bestandsactiviteitenfeed van Dropbox.

Naarmate het schooljaar vorderde, gebruikte Dr. Cavazos ook Dropbox Paper om georganiseerd te blijven. Bij het werken met grote onderzoeks- en planningsdocumenten ontdekte ze dat “de mogelijkheid om hele grote tekstgedeelten te minimaliseren met behulp van koppen”, een functie van Paper, “zo ontzettend handig is”. In plaats van pagina's vol tekst te moeten doorzoeken om te vinden wat ze zoekt, kan ze nu op de kop klikken om het gedeelte met informatie dat ze nodig heeft te maximaliseren.