University of Oklahoma

La sfida

Portare l’università online

Le responsabilità di un docente universitario non si limitano alle lezioni frontali. I professori collaborano con studenti, assistenti e altri membri della facoltà per pianificare i curricula, realizzare progetti di ricerca e scrivere libri. Dovendo monitorare numerose parti coinvolte, i team accademici spesso devono fare i conti con un’enorme quantità di documenti cartacei che riguardano corsi, report e dati.

Quando poi la pandemia ha investito anche le università nella primavera del 2020, le facoltà e gli studenti di tutto il mondo hanno dovuto lasciare dormitori e uffici e tornare nelle proprie abitazioni. A tutti i membri della University of Oklahoma (OU) è stato chiesto di iniziare a lavorare da casa e insegnare da remoto. Se la docente di psicologia Jenel Cavazos, Ph.D., non avesse impostato lezioni e processi utilizzando Trello e Dropbox, i suoi progetti di ricerca, i curricula dei suoi corsi e le attività pianificate per il semestre successivo sarebbero rimasti fisicamente bloccati sul suo computer o su un hard drive esterno. 

Successivamente è stato possibile tornare a tenere lezioni in presenza con meno di 40 studenti, mentre i corsi con un numero maggiore di studenti sono proseguiti parzialmente o completamente da remoto. Seguire le lezioni in presenza presentava diversi vantaggi per gli studenti, ma questo modello ibrido ha dato vita ad altre sfide organizzative per la facoltà.

La soluzione

Una nuova scuola di pensiero

Nella primavera del 2020, quando le università si sono svuotate a causa della pandemia da COVID-19, i docenti e gli studenti della OU sono riusciti ad adattarsi in modo più agevole grazie alla tecnologia per l’istruzione e agli strumenti per la collaborazione basati su cloud, incluse applicazioni web-based come Trello e Dropbox. Integrando questi due strumenti di collaborazione digitale, gli utenti possono archiviare e condividere i propri file in tutta sicurezza, oltre ad accedere a informazioni e dati proprietari senza correre alcun rischio.

Trello, una piattaforma di collaborazione visuale che consente di organizzare i progetti in bacheche, è una sorta di lavagna digitale con una serie di post-it, ognuno dei quali rappresenta un’attività. Grazie a Trello, è possibile visualizzare le attività a cui si stanno dedicando studenti e colleghi, conoscere le persone assegnate ai singoli progetti e seguirne l’avanzamento.

La prof.ssa Cavazos ha creato una bacheca Trello per ogni corso in cui insegna e su cui collabora con i propri studenti. La bacheca Trello è una combinazione di un repository di informazioni e una risorsa per il monitoraggio dei progetti. La professoressa comunica e collabora con gli studenti utilizzando le schede Trello sulla lavagna per assegnare attività, raccogliere idee, controllare l’avanzamento del corso e fornire feedback e opportunità di miglioramento.

Grazie al Power-Up di Dropbox su Trello, la prof.ssa Cavazos e tutti i membri del suo team possono collaborare in modo semplice e dispongono dell’accesso immediato ai dettagli sul curriculum, agli elenchi di controllo e ai report ovunque si trovino. Tutti gli aggiornamenti apportati sulle bacheche Trello vengono mostrati anche nel feed delle attività dei file Dropbox.

Nel corso dell’anno accademico la prof.ssa Cavazos ha anche utilizzato Dropbox Paper per ottimizzare l’organizzazione. Secondo la professoressa, quando bisogna consultare grandi quantità di documenti di ricerca e di pianificazione “poter ridurre al minimo intere porzioni di testo grazie ai titoli (una funzionalità inclusa in Paper) è estremamente vantaggioso”. Invece di dover passare in rassegna pagine e pagine di testo per trovare ciò che sta cercando, ora può semplicemente fare clic sul titolo per consultare la sezione contenente le informazioni di cui ha bisogno.