Sind asynchrone Meetings die Zukunft?

Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass die Art und Weise, wie wir arbeiten und kommunizieren, sich verändert. Videokonferenzen sind heute für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung – aber sie haben ihre Nachteile. Erfahren Sie, wie asynchrone Meetings virtuelle Teams bezüglich Zusammenarbeit und Produktivität unterstützen können.

Abbildung eines Mitarbeiters, der von zu Hause aus auf einem Laptop arbeitet.

Flexiblere Arbeitsmöglichkeiten – einschließlich Hybrid- und Virtual-First-Teams – bleiben erhalten. Laut einer Studie von PwC aus dem Jahr 2020 möchten seit der Pandemie 83 % der Mitarbeiter mindestens einen Tag pro Woche remote arbeiten.

Da immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit umsteigen, werden Kommunikations- und Zusammenarbeitsstechnologien immer wichtiger. Video-Meetings sind jetzt eine gängige Methode, um Remote-Teams dauerhaft zu verbinden und sie interagieren zu lassen.

Dennoch können Video-Meetings chaotisch sein – ganz zu schweigen davon, dass sie anstrengend sind, wenn sie überhand nehmen. Langsame Internetverbindungen, sich überschneidende Gespräche und ein allgemeiner Mangel an Produktivität sind nur einige der Probleme, denen Remote-Mitarbeiter bei Videokonferenzen gegenüberstehen.

Tatsächlich zeigt eine Atlassian-Infografik, dass wir durchschnittlich 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings verbringen. Wie können Sie also die Vorteile virtueller Meetings nutzen, ohne Abstriche bei Produktivität, Teamengagement und Konnektivität zu machen?

Eingabe: asynchrone Meetings.

Ein Mitarbeiter sitzt zu Hause auf dem Boden, während er an einem Laptop arbeitet.

Beginnen wir mit den Grundlagen ... was meinen wir mit „asynchron“?

Asynchrone Kommunikation tritt dann auf, wenn eine Person (oder Gruppe) Informationen bereitstellt und es eine Zeitverzögerung gibt, bevor die Empfänger ihre Antwort geben. 

Ein klassisches Beispiel für asynchrone Kommunikation sind E-Mails – Nachrichten erfordern keine sofortige Antwort und es gibt einen zeitlichen Abstand oder Verzögerungen im Austausch.

Einfach ausgedrückt findet ein asynchrones Meeting nicht in Echtzeit statt. Es wird bis zu einem gewissen Grad organisiert und geplant, erfordert jedoch keinen Zeitplan. Die Kommunikation kann in eine Richtung erfolgen, z. B. ein aufgezeichnetes Trainingsvideo, oder mit mehr Interaktionen, wie z. B. On-Demand-Videonachrichten.

Asynchrone Video-Meetings werden nicht live gestreamt – sie werden stattdessen aufgezeichnet, damit sie später angesehen und überprüft werden können. 

Was ist der Unterschied zwischen asynchronen und synchronen Meetings?

Sie fragen sich vielleicht, was asynchrone Meetings anders macht. Nun, wenn Sie schon eine Weile remote gearbeitet haben, waren wahrscheinlich die meisten Ihrer Besprechungen synchron. Dies bedeutet, dass sie live waren und die Teilnehmer gleichzeitig aktiv sein mussten.

Wie bei asynchronen Meetings können Sie bei synchronen Meetings auch dann mit Kollegen und Kunden in Kontakt treten, wenn der Standort ein Problem darstellt. Synchrone Meetings müssen jedoch geplant werden, und eine Aufzeichnung der Besprechung kann zur späteren Bezugnahme verwendet werden.

Zusammengefasst:

  • Synchrone Meetings finden in Echtzeit statt – Live-Videokonferenzen auf Plattformen wie Zoom erfordern ein wechselseitiges Gespräch zwischen den Teilnehmern. Die Teilnehmer überprüfen die Besprechungsmaterialien gemeinsam und das Feedback wird direkt gegeben.
  • Asynchrone Besprechungen sind das Gegenteil – sie werden nicht live gestreamt und die Kommunikation findet nicht in Echtzeit statt. Asynchrone Video-Meetings werden aufgezeichnet und geteilt, damit die Inhalte später weitergegeben und angezeigt werden können.
Ein Mitarbeiter arbeitet zu Hause und sitzt auf dem Sofa, während er an seinem Laptop arbeitet.

Welche Vorteile bieten asynchrone Meetings?

Asynchrone Meetings bieten Unternehmen neue Möglichkeiten, Innovationen zu entwickeln und flexibler zu werden. Schauen wir uns einige Gründe an, warum asynchrone Meetings Ihrem Unternehmen zugute kommen würden.

Mehr Flexibilität

Asynchrone Meetings sind ein Muss für hybride, verteilte und in erster Linie virtuelle Remote-Teams. Durch die Vermeidung der Unannehmlichkeiten persönlicher Besprechungen können Unternehmen ihren Talentpool und ihre Rekrutierungsmöglichkeiten über die Grenzen des Büros hinaus erweitern.

Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen auch, über verschiedene Zeitzonen und Plattformen hinweg zu arbeiten. Wenn Sie Kunden in anderen Ländern haben, müssen Sie sich bei der Planung eines Meetings keine Gedanken darüber machen, ob es für ein Team zu früh und für ein anderes zu spät ist.

Wenn Sie den Druck einer sofortigen Reaktion verringern, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Teammitglieder ein Burnout erleiden, wenn konkurrierende Belastungen und Anforderungen in Bezug auf die Zeit bestehen.

Auf persönlicher Ebene zeigt ein asynchroner Ansatz, dass Sie Ihren Teammitgliedern vertrauen. Sie zeigen, dass Sie ohne den ständigen Kontakt von Vorgesetzten oder Managern Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben, ihre Aufgaben zu erfüllen.

Sie können die Kontrolle über Ihren Zeitplan wiedererlangen und die Zeit sparen, die Sie für obligatorische Meetings aufwenden würden (das kann produktiv sein oder auch nicht!). Teammitglieder können sich eine Videokonferenz zu ihrer bevorzugten Zeit und an ihrem bevorzugten Ort in ihrem eigenen Tempo ansehen.

Mehr Produktivität

Im Vergleich zur synchronen Kommunikation – und ihrem scheinbar endlosen Strom von Benachrichtigungen – gibt es weniger Unterbrechungen bei der asynchronen Arbeit.

Da Sie asynchrone Inhalte konsumieren können, wann es Ihnen passt, haben Sie die Möglichkeit, eine Videokonferenz nachzuholen, wenn Sie sich während des Arbeitstages am produktivsten fühlen oder wenn Sie einen Moment haben, um sich wirklich zu konzentrieren.

Asynchrone Meetings ermöglichen es Ihnen, bei der Arbeit und Zusammenarbeit mit Kollegen eher proaktiv als reaktiv zu sein. Sie müssen sich nicht beeilen, ein Video anzusehen, oder den Druck verspüren, so schnell wie möglich auf ein Meeting zu reagieren.

Ohne Müdigkeit nach dem Meeting, wie Sie sie nach Live-Videoanrufen manchmal erleben, sind Sie frischer und besser vorbereitet. Wenn es Ihnen möglich ist, ein asynchrones Meeting mit voller Aufmerksamkeit anzusehen – und Sie die Möglichkeit haben, das Video anzuhalten oder zurückzuspulen –, wird jedes Feedback, das von Ihnen erwartet wird, schärfer und fokussierter.

Darüber hinaus ermöglichen es asynchrone Meetings mehr Kollegen, sich an Diskussionen zu beteiligen. Mehrere Stimmen oder dominierende Persönlichkeiten bei synchronen Videokonferenzen können ruhigere Teammitglieder in den Schatten stellen. Die asynchrone Alternative fördert eine bessere Beteiligung und Zusammenarbeit.

Ein Mitarbeiter arbeitet im Homeoffice.

Meetings zur späteren Bezugnahme erfassen

Die Art der asynchronen Meetings reduziert die Abhängigkeit von manueller Notiznahme und Erinnerungen für die Weitergabe von Informationen nach dem Meeting.

Mit einem Tool wie Dropbox Capture können Sie ein Aufzeichnungssystem für Video-Meetings erstellen, das aktuelle und zukünftige Mitarbeiter bei Bedarf nutzen können. Dies macht es viel einfacher, Schulungsvideos für Neueinsteiger und sogar Seminare für das gesamte Team bereitzustellen.

Durch die Erfassung von Meetings, die jederzeit noch einmal angesehen werden können, tragen Sie zu einer Arbeitskultur der Transparenz und des Vertrauens bei. Die Aufzeichnungen stehen zur Verfügung, um Sie zu unterstützen, wenn Sie Ihre Projektziele oder Erwartungen erneut überprüfen müssen.

Sind asynchrone Meetings also die Zukunft der Arbeit?

Laut Buffer fällt es 20 % der Remote-Mitarbeiter schwer, mit ihrem Team zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, bieten asynchrone Meetings möglicherweise eine Lösung – sie eliminieren viele der Einschränkungen synchroner Meetings und geben Teams mehr Flexibilität.

Asynchrone Meetings unterstützen Sie bei Innovationen und der Anpassung Ihres Unternehmens in Zeiten der Verschiebung von Arbeitskulturen und beispielloser Herausforderungen an die Produktivität. 

Synchrone Meetings müssen nicht vollständig ersetzt werden – aber sie sollten auch nicht mehr Ihre Priorität sein. Einige Teammitglieder und Kunden bevorzugen möglicherweise persönliche Gespräche anstelle von aufgezeichneten Videos. Außerdem müssen Sie die Verzögerung bei der Reaktionszeit im Zusammenhang mit asynchronen Meetings für Projekte mit engen Fristen beachten.

Idealerweise sollten Sie ein Gleichgewicht mit Tools finden, mit denen Ihr Unternehmen mit Ihren langfristigen Zielen wachsen kann. Eine Plattform wie Dropbox Capture eliminiert nicht nur den Druck, an Meetings teilzunehmen, sondern ermöglicht es Teammitgliedern auch, Feedback zu Videos mit Frame-genauen Kommentaren zu geben.

Ein Video einer Bildschirmaufnahme in Dropbox Capture.

Kein Synchronisierungsgefühl

Da Remote- und Hybridarbeit immer häufiger wird, werden Videokonferenzen für viele Unternehmen zur Norm. Mit Dropbox Capture werden asynchrone Meetings zum Kinderspiel.

Ihre Teams nah und fern werden es Ihnen danken, dass sie die Kontrolle über ihre zeitliche Planung übernehmen und in der Zeit, die sie möglicherweise in sinnlosen Meetings verbracht hätten, großartige Arbeit leisten können.