Как создать продуктивный рабочий процесс продаж для более эффективного цикла продаж

Согласно данным компании Salesforce за 2021 год, 72 % специалистов по продажам не рассчитывают на достижение своей годовой нормы выработки. Кроме того, торговые представители тратят на продажи лишь 28 % своего рабочего времени в неделю, все остальное время уходит на выполнение административных действий вручную.

Звучит знакомо? Если сначала такие отдельные задачи, как ведение учета и ввод данных кажутся незначительными, то потом они имеют обыкновение накапливаться. 

Как же оптимизировать процесс продаж, чтобы не выбиваться из графика и заключать больше сделок? Для этого надо эффективно организовать рабочий процесс продаж!

Что представляет собой процесс продаж?

Рабочий процесс продаж похож на конвейер продаж или воронку продаж. Это повторяющийся набор шагов, которые делает рабочая группа по продажам, чтобы превратить потенциального клиента в покупателя.

Обычно существует семь ключевых этапов процесса продаж, которые зависят от того, как работаете вы и ваша команда. Все начинается с определения круга новых потенциальных клиентов, а заканчивается поддержкой клиента на следующем этапе цикла взаимодействия с ним как с покупателем.

Зачем нужно выстраивать рабочий процесс продаж?

Неважно где вы работаете — на территории клиента или удаленно из дома, вам нужен эффективный рабочий процесс продаж, чтобы действовать согласованно. У сотрудников отдела продаж всегда будет актуальная информация, а ваши усилия по превращению потенциальных клиентов в покупателей не пропадут даром.

Помимо этого эффективный рабочий процесс продаж:

• позволяет быстро вводить новых сотрудников в курс дела;
• предоставляет единую дорожную карту для торговых представителей; 
• предоставляет более подробные сведения о потенциальных клиентах и конверсии на каждом этапе воронки продаж;
• помогает понять, что нужно улучшить.

Пошаговое руководство по созданию рабочего процесса продаж

Мы изучили этапы процесса продаж и пришли к понимаю, что для команды важно создать согласованный рабочий процесс, позволяющий быстрее заключать сделки. Теперь давайте посмотрим, как это сделать.

1. Оцените свой текущий процесс продаж

Сотрудники вашего отдела продаж расскажут, что помогает и что мешает им в решении повседневных задач. Изучив текущую стратегию, вы сможете оценить, насколько правильный рабочий процесс влияет на ваши KPI и коэффициент конверсии.

Есть ли сходство между десятью последними сделками, которые заключила ваша команда? Если да, то чему вы можете научиться на этих примерах? Вместе со своей рабочей группой дайте ответы на следующие вопросы.

• Как проходили эти сделки с самого начала и до конца?
• Как долго шел процесс?
• Сколько времени занимал переход от одного этапа к другому?
• Как ваши торговые представители связываются с потенциальными клиентами?

В рабочем процессе нет места для разных трактовок — все шаги должны быть ясными и выполнимыми.

2. Определите цикл взаимодействия с покупателем

Используя статистику, полученную от вашей рабочей группы, посмотрите на цикл взаимодействия с покупателем с точки зрения целевой аудитории. 

Чтобы глубже изучить опыт работы клиентов, ответьте на следующие вопросы.

• Какие проблемы, с которыми они сталкиваются, может помочь решить ваш продукт/услуга? 
• Насколько эффективно ваша рабочая группа может информировать потенциальных клиентов о ценности вашего продукта/услуги?
• Как адаптировать стратегию продаж, чтобы ваша рабочая группа могла устанавливать и поддерживать отношения со своими потенциальными клиентами?
• Есть ли в процессе продаж какие-либо препятствия, затрудняющие потенциальным клиентам переход с одного этапа на другой?
• Не делается ли что-то в этом процессе впустую? Можно ли отменить ненужные действия или изменить их, чтобы достичь лучших результатов?

Время идет, и вместе с ним меняются ваши покупатели. Нельзя просто создать рабочий процесс, а потом забыть о нем — постоянно пересматривайте свою стратегию продаж с учетом потребностей своих клиентов. Регулярно проводите тренинги, чтобы участники вашей команды уверено ориентировались в процессе и им было удобно работать.

3. Используйте по максимуму потенциал своих сотрудников

Утвержденный рабочий процесс совсем необязательно означает ограничение творческого потенциала!

У каждого участника рабочей группы свои сильные стороны, которые скорее всего, будут более ярко выражены на разных этапах процесса продаж. Они могут даже проявить себя в решении таких задач, о которых вы раньше не задумывались. Пытаясь организовать рабочий процесс продаж, подумайте, как использовать навыки ваших коллег, чтобы максимально вовлечь в этот процесс каждого.

Например, вы можете разделить задачи между сотрудниками в зависимости от специализации:

• продажи в социальных сетях;
• рекламно-информационные кампании на разных платформах, например, LinkedIn
• оформление презентаций;
• подготовка предложений;
• общение с потенциальными клиентами по телефону и электронной почте.

Такая совместная работа поможет вам выявить причину замедления продаж и по-новому скорректировать процесс, чтобы он лучше соответствовал потребностям клиентов.

4. Предоставьте своей рабочей группе нужные инструменты

В процессе продаж может быть много незаметных моментов, но из-за них теряется много времени. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что приносит доход, вы часто можете тратить время на выполнение таких административных задач, как ручной ввод данных в CRM-систему.

Конечно, в крупных компаниях CRM-системы остаются основным источником информации для продавцов. Но для небольших, более оперативных рабочих групп, которым пока не нужна CRM, больше подойдет внедрение в рабочий процесс автоматизации и интеллектуальных цифровых инструментов.

Так, с помощью DocSend можно контролировать каждое действие с общими документами, например, кто их открывал и что с ними делал, и получать на основе этого полезную статистику. Вы также можете создавать виртуальные комнаты данных, встраивать соглашения NDA и конвертировать файлы в документы с правом подписи всего несколькими щелчками.

Инструменты автоматизации, такие как Bardeen AI, могут повысить эффективность вашей рабочей группы на нескольких этапах цикла продаж. Отнимающие много времени задачи, такие как поиск и отбор потенциальных клиентов, можно упростить одним щелчком мыши с помощью агентов искусственного интеллекта, которые просматривают веб-сайт вашего потенциального клиента в поисках самой актуальной доступной информации.

Такие инструменты не заменят CRM, но если вы добавите их в рабочий процесс на ранних этапах, вы сможете сэкономить время ваших продавцов и анализировать статистику, не переходя полностью на CRM, если это вам пока не нужно.

5. Измеряйте свои результаты

По мере развития вашего рабочего процесса продаж вам будет необходимо оценить его успешность, чтобы убедиться, что сделанные изменения действительно работают. Для этого можно использовать такие показатели, как:

• процент отобранных звонков от всех первичных звонков по продажам;
• среднее время, которое потенциальный клиент тратит на каждом этапе процесса;
• этап, который занимает у потенциального клиента больше всего времени, прежде, чем он сможет перейти дальше;
• процент потенциальных клиентов, заключивших сделку после презентации/демонстрации;
• коэффициент оттока.

Если мы говорим об аналитике в DocSend, то возможность посмотреть, кто и когда просматривал документы, — это лишь верхушка айсберга. DocSend можно использовать, чтобы в режиме реального времени получать представление о том, как пользователи воспринимают ваши презентации и предложения о продаже.

Узнайте, сколько времени пользователи проводят за просмотром ваших документов, на каких страницах дольше всего останавливаются, а также какое содержимое, страницы и форматы привлекают их внимание больше всего. Кроме того, с функцией «указать эл. почту для просмотра» вы сможете посмотреть, с кем вы уже делились документами, и выяснить, не появились ли неожиданно в сделке новые заинтересованные лица.

Надежный рабочий процесс — ваш путь к успеху

В продажах главное — это результат. Команда, которая трудится без надлежащего рабочего процесса, рискует упустить возможности и потратить время на ненужные действия, что в конечном итоге негативно повлияет на вероятность достижения целей.

Создавая правильный рабочий процесс продаж, вы устраняете непонятные моменты и ненужные административные задачи. Вы также внедряете простые, повторяющиеся этапы, чтобы ваши продавцы, могли сосредоточиться на своих главных вопросах.

Чтобы подробнее узнать об этом процессе, прочтите статью о том, как агентство полного цикла услуг по веб-дизайну, графике и фирменному стилю сэкономило время, внедрив Dropbox и DocSend в свой цикл продаж.