Jak stworzyć skuteczny przepływ pracy pozwalający zwiększyć efektywność cyklu sprzedaży

Według danych Salesforce z 2021 roku 72% specjalistów ds. sprzedaży nie spodziewa się osiągnąć swojego celu rocznego. Ponadto przedstawiciele handlowi spędzają tylko 28% swojego tygodnia na sprzedawaniu – muszą przeznaczać zbyt dużo czasu na wykonywanie ręcznych czynności administracyjnych.

Brzmi znajomo? Wszystkie te codzienne zadania, takie jak prowadzenie dokumentacji i wprowadzanie danych, mogą w danym momencie wydawać się drobne, ale z czasem zaczynają się sumować. 

Jak więc usprawnić proces sprzedaży, aby pozostać na dobrym kursie i zawierać więcej transakcji? Potrzebny jest efektywny przepływ pracy!

Co to jest proces sprzedaży?

Przepływ pracy w zakresie sprzedaży jest podobny do procesu sprzedaży lub lejka sprzedażowego. Jest to zestaw powtarzalnych kroków podejmowanych przez zespół sprzedaży w celu konwersji potencjalnych klientów.

W zależności od tego, jak pracujesz Ty i jak działa Twój zespół, zazwyczaj można wyróżnić siedem kluczowych kroków w przepływie pracy w zakresie sprzedaży. Wszystko zaczyna się od identyfikacji nowych leadów, a kończy na wspieraniu klienta na kolejnym etapie jego ścieżki zakupowej.

Dlaczego warto zbudować przepływ pracy w zakresie sprzedaży?

Niezależnie od tego, czy pracujesz w terenie czy zdalnie, skuteczny przepływ pracy zapewnia spójność. Pomaga sprzedawcom pozostać na właściwej ścieżce i gwarantuje, że wysiłki zmierzające do konwersji potencjalnych klientów nie pójdą na marne.

Ponadto przepływ pracy w zakresie sprzedaży zapewnia poniższe korzyści:

• Pomaga nowym przedstawicielom handlowym szybko wdrożyć się do pracy.
• Zapewnia przedstawicielom handlowym wspólny plan działania. 
• Dostarcza bardziej szczegółowe informacje na temat leadów i konwersji na każdym etapie lejka sprzedażowego.
• Pomaga zrozumieć, gdzie można wprowadzić usprawnienia.

Szczegółowy przewodnik po tworzeniu przepływu pracy w zakresie sprzedaży

Przeanalizowaliśmy poszczególne etapy procesu sprzedaży i ustaliliśmy, dlaczego ważne jest, aby zespoły sprzedaży tworzyły spójny przepływ pracy. Przyjrzyjmy się teraz, jak stworzyć skuteczny przepływ pracy w zakresie sprzedaży, który pomoże Ci szybciej zamykać transakcje.

1. Oceń swój obecny proces sprzedaży

Członkowie zespołu sprzedaży z pewnością przekażą cenne informacje na temat tego, co działa, a co nie działa podczas ich codziennej pracy. Szczegółowa analiza bieżącej strategii może pomóc w powiązaniu skuteczności przepływu pracy ze wskaźnikami KPI i współczynnikiem konwersji.

Czy są jakieś podobieństwa między ostatnimi 10 transakcjami zamkniętymi przez Twój zespół? Jeśli tak, jakie wnioski można wyciągnąć z tych przykładów? Wraz ze swoim zespołem odpowiedz na poniższe pytania:

• Jak od początku do końca przebiegały te transakcje?
• Jak długo trwał proces?
• Ile czasu zajęło przejście z jednego etapu do drugiego?
• W jaki sposób przedstawiciele handlowi nawiązują kontakt z potencjalnymi klientami?

Nie pozostawiaj żadnej części przepływu pracy wolnej do interpretacji – kroki powinny być jasne i możliwe do wykonania.

2. Dowiedz się, jak wygląda ścieżka zakupowa

Korzystając ze spostrzeżeń przekazanych przez zespół, przyjrzyj się ścieżce zakupowej docelowych odbiorców z ich perspektywy.

Rozważ poniższe kwestie, aby lepiej zrozumieć doświadczenia klientów:

• Jakie ich bolączki może rozwiązać Twój produkt lub Twoja usługa? 
• W jaki sposób Twój zespół upewnia się, że wartość produktu/usługi jest skutecznie przekazywana leadom?
• Jak dostosować strategię sprzedaży, aby zespół mógł nawiązywać i pielęgnować relacje z potencjalnymi klientami?
• Czy są jakieś przeszkody w procesie sprzedaży, które utrudniają potencjalnym klientom przejście od jednego kroku do następnego?
• Czy jakieś działania w ramach procesu są nieefektywne? Czy można je usunąć lub zmodyfikować, tak aby zapewniały lepsze wyniki?

Wraz z trendami zmieniają się również persony zakupowe. Nie ograniczaj się tylko do stworzenia przepływu pracy – stale analizuj swoją strategię sprzedaży z perspektywy klientów. Organizuj regularne szkolenia, by członkowie zespołu czuli się pewnie i komfortowo.

3. Wykorzystaj w pełni talenty swojego zespołu

Wdrożenie przepływu pracy w zakresie sprzedaży nie musi oznaczać ograniczenia kreatywności!

Każdy członek zespołu będzie prawdopodobnie sprawdzał się najlepiej w innej części procesu sprzedaży – być może niektórzy z nich zabłysną podczas wykonywania zadań, które wcześniej nie przyszły Ci do głowy. Próbując usprawnić przepływ pracy w zakresie sprzedaży, zastanów się, jak wykorzystać umiejętności swojego zespołu, aby proces był bardziej angażujący dla wszystkich, którzy w nim uczestniczą.

Możesz na przykład podzielić zadania według tego, kto specjalizuje się w poszczególnych obszarach:

• sprzedaż w mediach społecznościowych,
• kontakt na platformach takich jak LinkedIn,
• przygotowywanie prezentacji sprzedażowych,
• opracowywanie propozycji,
• prowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi klientami i wysyłanie do nich wiadomości e-mail.

Ten rodzaj współpracy może pomóc zidentyfikować przyczyny zahamowania sprzedaży i znaleźć nowe sposoby na dostosowanie procesu do potrzeb klientów.

4. Wyposaż swój zespół w odpowiednie narzędzia

W procesie sprzedaży może występować wiele ukrytych czynników powodujących stratę czasu. Zamiast skupiać się na działaniach generujących przychody, często tracimy czas na zadania administracyjne, np. ręczne wprowadzanie danych do systemu CRM.

Oczywiście w dużych firmach o ugruntowanej pozycji systemy CRM pozostają głównym źródłem wiedzy dla sprzedawców. Jednak w przypadku mniejszych, bardziej zwinnych zespołów, które nie potrzebują jeszcze systemu CRM, włączenie automatyzacji i inteligentnych narzędzi cyfrowych do przepływu pracy może pomóc w wypełnieniu luki.

Na przykład za pomocą DocSend można kontrolować każdy aspekt udostępnionych dokumentów i uzyskać przydatne informacje na ich temat, m.in. kto je otworzył i w jaki sposób z nich korzystał. Można również tworzyć wirtualne pokoje danych, osadzać umowy o zachowaniu poufności i konwertować pliki na dokumenty z możliwością podpisania zaledwie kilkoma kliknięciami.

Tego typu narzędzia nie zastąpią systemu CRM, ale dodanie ich do przepływu pracy na wczesnym etapie może pomóc sprzedawcom zaoszczędzić czas i uzyskać lepszy wgląd w sytuację – bez konieczności przechodzenia na CRM wcześniej niż jest to niezbędne.

5. Mierz wyniki

W miarę ewoluowania przepływu pracy w zakresie sprzedaży trzeba mierzyć skuteczność wprowadzanych zmian, aby upewnić się, że faktycznie przynoszą one oczekiwane rezultaty. Wskaźniki, których można użyć w tym celu, obejmują:

• odsetek zakwalifikowanych połączeń spośród wszystkich wykonanych początkowych połączeń sprzedażowych;
• średni czas spędzony przez potencjalnych klientów na każdym etapie procesu;
• krok, który zajmuje potencjalnym klientom najwięcej czasu;
• odsetek potencjalnych klientów, w przypadku których udaje się zamknąć transakcję po prezentacji/demonstracji;
• wskaźnik migracji klientów.

Jeśli chodzi o funkcje analityczne dostępne w DocSend, możliwość sprawdzenia, kto i kiedy przegląda dokumenty, to zaledwie początek. Możesz użyć DocSend, aby w czasie rzeczywistym uzyskać obraz tego, jak odbiorcy angażują się w Twoje prezentacje i propozycje sprzedaży.

Zobacz, ile czasu klienci spędzają na przeglądaniu Twoich dokumentów, które strony wyświetlają najdłużej, a także z jakich treści, stron i formatów korzystają najczęściej. Ponadto funkcja „Wymagaj adresu e-mail w celu wyświetlenia” pozwala sprawdzić, komu udostępniono dokumenty, dzięki czemu zapewnia informacje przydatne w przypadku nieoczekiwanego wprowadzenia nowych interesariuszy do transakcji.

Osiągnij sukces dzięki niezawodnemu przepływowi pracy

W sprzedaży najważniejsze są wyniki – a zespół sprzedaży nieposiadający odpowiedniego przepływu pracy traci wiele możliwości i czasu w związku z niepotrzebnymi działaniami, co ostatecznie odbija się na wynikach finansowych.

Tworząc przepływ pracy w zakresie sprzedaży, eliminujesz zgadywanie i nadmiar zadań administracyjnych dzięki prostym, powtarzalnym procesom, które umożliwiają sprzedawcom skupienie się na sprzedawaniu.

Aby zobaczyć, jak wygląda to w praktyce, zapoznaj się z artykułem opisującym, w jaki sposób agencja zajmująca się projektowaniem stron internetowych i brandingiem zaoszczędziła czas, włączając Dropbox i DocSend do swojego cyklu sprzedaży.