Según las cifras de 2021 de Salesforce, el 72 % de los profesionales de ventas no esperan alcanzar su cuota anual. Además, los representantes de ventas dedican solo el 28 % de su semana a vender, ya que emplean demasiado tiempo en realizar actividades administrativas manuales.
¿Te suena? Todas esas tareas, como el mantenimiento de registros o la entrada de datos, pueden parecer poca cosa en un primer momento, pero pueden acabar acumulándose.
Así pues, ¿cómo puedes optimizar tu proceso de ventas para mantener el rumbo y conseguir cerrar más acuerdos? Con un flujo de trabajo de ventas eficaz.
¿Qué es un flujo de trabajo de ventas?
Un flujo de trabajo de ventas es similar al proceso de ventas o al embudo de ventas. Es un conjunto de pasos que se repite y que realiza un equipo de ventas para convertir clientes potenciales en clientes de verdad.
Los pasos clave de un flujo de trabajo de ventas dependerán de como trabajéis tú y tu equipo, pero normalmente, hay siete. El proceso comienza con la identificación de nuevos clientes potenciales y termina con el apoyo al cliente en la siguiente etapa de su recorrido como comprador.
Acción del proceso de ventas |
Detalles |
Generación de clientes potenciales |
Búsqueda de nuevos clientes potenciales. |
Calificación de los clientes potenciales |
Inicio del contacto con posibles clientes en etapa inicial y formulación de preguntas específicas para determinar si cumplen el perfil que se busca. |
| Investigación | Realización de más investigaciones sobre posibles clientes aptos para ofrecerles un producto y una experiencia de compra más personalizados. |
Presentación/demostración |
Presentación o demostración formal de cómo se usa el producto o servicio. |
Gestión de objeciones |
Negociación de cualquier cuestión que pueda impedir el cierre del acuerdo o contrato de venta. |
Cierre |
Obtención de la aprobación de los responsables de la toma de decisiones clave, entrega de un presupuesto o propuesta y obtención de firmas. |
Consolidación |
Transición del cliente de la fase de ventas a la incorporación y las siguientes etapas. |
¿Por qué es necesario crear un flujo de trabajo de ventas?
Un flujo de trabajo de ventas eficaz garantiza coherencia, trabajes desde donde trabajes. Puede ayudar a los vendedores a mantenerse al día y asegurarse de que sus esfuerzos para convertir a los clientes potenciales en clientes no sean en vano.
Además, con un flujo de trabajo de ventas:
- Los nuevos representantes de ventas pueden ponerse al día rápidamente.
- Los representantes de ventas tienen una hoja de ruta común.
- Se proporcionan estadísticas más detalladas sobre los clientes potenciales y las conversiones en cada etapa del embudo de ventas.
- Sabrás qué hace falta mejorar.
Guía detallada sobre cómo crear un flujo de trabajo de ventas
Hemos explorado las etapas del proceso de ventas y considerado por qué es importante que los equipos de ventas creen un flujo de trabajo coherente. Te contamos cómo crear un flujo de trabajo de ventas eficaz que te ayude a cerrar acuerdos más rápido.
1. Evalúa tu proceso de ventas actual
Tu equipo de ventas tendrá una opinión muy útil sobre lo que les funciona y lo que no en su día a día. Profundizar en tu estrategia actual puede ayudarte a asignar el éxito de tu flujo de trabajo a los KPI y la tasa de conversión.
¿Existe alguna similitud entre los últimos 10 acuerdos que ha cerrado tu equipo? Si es así, ¿qué puedes aprender de estos ejemplos? Trabaja con tu equipo para identificar lo siguiente:
- Cómo se desarrollaron esos acuerdos de principio a fin
- Cuánto duró el proceso
- Cuánto tiempo se tardó en avanzar de un paso a otro
- Cómo se comunican los representantes de ventas con sus clientes potenciales
No dejes ninguna parte del flujo de trabajo abierta a la interpretación: los pasos deben ser claros y viables.
2. Conoce el recorrido del comprador
Utilizando las estadísticas que ha obtenido tu equipo, observa el recorrido de compra de tu público objetivo desde su perspectiva.
Ten en cuenta lo siguiente para profundizar en la experiencia de tus clientes:
- ¿Cuáles son los puntos débiles del recorrido que el producto o servicio puede abordar?
- ¿Cómo se asegura tu equipo de que el valor de tu producto o servicio se comunique de manera efectiva a los clientes potenciales?
- ¿Cómo puedes adaptar tu estrategia de ventas para garantizar que tu equipo pueda establecer y fomentar relaciones con sus clientes potenciales?
- ¿Existe algún obstáculo en el proceso de venta que dificulte al cliente potencial avanzar de un paso a otro?
- ¿Hay alguna acción del proceso que se realice en vano? ¿Se puede eliminar o rediseñar para obtener mejores resultados?
A medida que los tiempos cambien, tus compradores también lo harán. No te limites a crear tu flujo de trabajo y olvidarte del tema después; revisa continuamente tu estrategia de ventas desde la perspectiva de tus clientes. Forma con frecuencia al equipo para que los integrantes se sientan seguros y cómodos con el proceso.
3. Aprovecha al máximo el talento de tu equipo
Establecer un flujo de trabajo de ventas no tiene por qué implicar limitar la creatividad.
Es probable que cada miembro del equipo se desenvuelva mejor en una parte concreta del proceso o que incluso pueda prosperar en tareas en las que no haya pensado antes. Mientras intentas optimizar tu flujo de trabajo de ventas, analiza cómo utilizar las habilidades de tu equipo para que el proceso sea más atractivo para todos.
Por ejemplo, podrías dividir las tareas según quién esté especializado en cada una de ellas:
- Venta en redes sociales
- Divulgación en plataformas como LinkedIn
- Redacción de argumentos de venta
- Diseño de propuestas
- Seguimiento de los clientes potenciales por teléfono y correo electrónico
Este tipo de colaboración puede ayudarte a identificar las causas del estancamiento de las ventas y descubrir nuevas formas de ajustar el proceso para satisfacer mejor las necesidades de tus clientes.
4. Ofrece a tu equipo las herramientas adecuadas
En un proceso de ventas, se puede perder el tiempo de muchas maneras y que no seamos conscientes de ello. En lugar de centrarte en actividades que generen ingresos, a menudo dedicas tu tiempo a tareas administrativas, como introducir datos manualmente en tu sistema de CRM.
Obviamente, en las grandes empresas consolidadas, los sistemas de CRM siguen siendo la principal fuente de información para los vendedores. Sin embargo, en el caso de los equipos más pequeños y ágiles que aún no necesitan una herramienta de CRM, incorporar automatización y herramientas digitales inteligentes al flujo de trabajo puede marcar la diferencia.
Con DocSend, por ejemplo, puedes controlar todos los aspectos de tus documentos compartidos y obtener estadísticas procesables de esos materiales (por ejemplo, quién los ha abierto y cómo han interactuado con ellos). También puedes crear salas virtuales de datos, insertar acuerdos de confidencialidad y convertir archivos en documentos firmables con solo unos clics.
Las herramientas de automatización como Bardeen AI pueden dar un mayor alcance al esfuerzo de tu equipo en diferentes fases del ciclo de ventas. Las tareas pesadas, como buscar y evaluar posibles clientes, se pueden simplificar con un solo clic gracias a agentes de IA que visitan el sitio web de tu cliente potencial para obtener la información más actualizada disponible.
Todo esto no reemplaza a un sistema de CRM, pero incorporar las herramientas adecuadas a tu flujo de trabajo desde el principio podría ahorrar tiempo a tus vendedores y revelar estadísticas. Así no tendrás que dar el salto a un sistema de CRM antes de tiempo.
5. Evalúa los resultados
A medida que evolucione tu flujo de trabajo de ventas, querrás medir tu éxito para asegurarte de que los cambios estén funcionando realmente. Entre las métricas que podrías utilizar, se incluyen las siguientes:
- Porcentaje de llamadas válidas de todas las llamadas de ventas iniciales
- Tiempo promedio que el cliente potencial dedica a cada paso del proceso
- Paso que requiere más tiempo para el cliente potencial
- Porcentaje de clientes potenciales que cierran un acuerdo después de una presentación o demostración
- Tasa de abandono
En las analíticas de DocSend, poder ver quién ha consultado un documento y cuándo es solo la punta del iceberg. Puedes utilizar DocSend para obtener información en tiempo real de cómo las personas que han visto tus propuestas y argumentos de venta interactúan con ellos.
Comprueba cuánto tiempo pasan las personas consultando tu documento, qué páginas visitan durante más tiempo y con qué contenido, páginas y formatos interactúan más. Además, con la función "Se necesita un correo electrónico para visualizar", podrás ver con quién se ha compartido tu documento, lo que te proporcionará información útil sobre si se incorporan nuevas partes interesadas al acuerdo de forma inesperada.
Prepárate para el éxito con un flujo de trabajo de ventas en el que podrás confiar
Las ventas se miden por resultados, y un equipo de ventas sin un flujo de trabajo adecuado corre el riesgo de perder oportunidades y tiempo en pasos innecesarios, lo que en última instancia afectará a los resultados.
Al crear un flujo de trabajo de ventas, se eliminan de la ecuación las conjeturas y el exceso de tareas administrativas. Todo ello se reemplaza por procesos simples y repetibles que permiten a los vendedores centrarse en las ventas.
Para ver estos pasos en acción, lee el artículo sobre cómo una agencia de servicio integral de personalización de marca y diseño web ahorró tiempo incorporando Dropbox y DocSend a su ciclo de ventas.