Según cifras de 2021 de Salesforce, el 72 % de los profesionales de ventas no esperan alcanzar su cuota anual. Además, los representantes de ventas dedican sólo el 28 % de su semana a vender—en lugar de vender, pasan demasiado tiempo realizando actividades de administrador de forma manual.
¿Te suena familiar? Todas esas tareas ad hoc, como el mantenimiento de registros y la introducción de datos, pueden parecer insignificantes en un momento dado, pero pueden empezar a acumularse.
¿Cómo puedes agilizar tu proceso de ventas para mantener el rumbo y conseguir más acuerdos? Con un flujo de ventas eficaz, así es cómo.
¿Qué es un flujo de trabajo de ventas?
Un flujo de trabajo de ventas es similar al proceso o al embudo de ventas. Es un conjunto repetible de pasos que sigue un equipo de ventas para convertir clientes potenciales en clientes.
Dependiendo de cómo trabajes junto a tu equipo, normalmente hay siete pasos clave en un flujo de trabajo de ventas. Esto comienza con la identificación de nuevos clientes potenciales y termina con el apoyo al cliente en la siguiente etapa de su recorrido de compra.
Acción del proceso de venta |
Detalles |
Cliente potencial |
Búsqueda de nuevos clientes potenciales. |
Cualificación de clientes potenciales |
Iniciar el contacto con clientes potenciales en las primeras fases y plantearles preguntas específicas para determinar si encajan. |
| Investigación | Investigar más a los clientes potenciales cualificados para ofrecer un producto y una experiencia de compra más personalizados o adaptados. |
Presentación/demo |
Presentar o demostrar formalmente cómo utilizar su producto o servicio. |
Tratamiento de las objeciones |
Negociar cualquier asunto que pudiera impedir el cierre de la venta o el contrato. |
Cierre |
Obtener el visto bueno de los principales responsables de la toma de decisiones, presentar un presupuesto o una propuesta y conseguir firmas en la línea de puntos. |
Alimentación |
Transición del cliente de la venta a la incorporación y más allá. |
¿Por qué crear un flujo de trabajo de ventas?
Tanto si estás presente como si trabajas a distancia, un flujo de trabajo de ventas eficaz garantiza la coherencia. Puede ayudar a los vendedores a mantener el rumbo y garantizar que tus esfuerzos por convertir clientes potenciales en clientes no sean en vano.
Además, un flujo de trabajo de ventas:
- Garantiza que los nuevos representantes de ventas puedan ponerse al día rápidamente
- Garantiza que los representantes de ventas tengan una hoja de ruta común
- Proporciona información más detallada sobre los clientes potenciales y las conversiones en cada fase del embudo de ventas
- Te ayuda a comprender dónde pueden introducirse mejoras
La guía paso a paso para crear un flujo de trabajo de ventas
Hemos analizado las fases del proceso de ventas y por qué es importante que los equipos de ventas creen un flujo de trabajo coherente. Veamos ahora cómo crear un flujo de trabajo de ventas eficaz que te ayude a cerrar acuerdos más rápidamente.
1. Evalúa tu proceso de ventas actual
Tu equipo de ventas tendrás comentarios valiosos sobre lo que les funciona y lo que no en su día a día. Profundizar en tu estrategia actual puede ayudarte a relacionar el éxito de tu flujo de trabajo con tus KPI y tu tasa de conversión.
¿Hay similitudes entre las 10 últimas operaciones cerradas por tu equipo? En caso afirmativo, ¿qué puedes aprender de estos ejemplos? Trabaja con tu equipo para identificar:
- Lo que ocurrió en estos acuerdos de principio a fin
- Duración del proceso
- Cuánto se tarda en pasar de un paso a otro
- Cómo conectan los representantes de ventas con sus clientes potenciales
No dejes ninguna parte del flujo de trabajo abierta a la interpretación—los pasos deben ser claros y procesables.
2. Comprender el recorrido del comprador
Utilizando las estadísticas obtenidas de tu equipo, echa un vistazo al recorrido del comprador de tu público objetivo desde su perspectiva.
Considera lo siguiente para profundizar en su experiencia como cliente:
- ¿Cuáles son los puntos débiles que experimentan y que tu producto/servicio puede resolver?
- ¿Cómo se asegura tu equipo de que el valor de tu producto/servicio se comunica eficazmente a los clientes potenciales?
- ¿Cómo puedes adaptar tu estrategia de ventas para garantizar que tu equipo pueda establecer y alimentar las relaciones con sus clientes potenciales?
- ¿Hay obstáculos en el proceso de venta que dificulten a los clientes potenciales pasar de un paso al siguiente?
- ¿Se desperdicia alguna acción en el proceso? ¿Pueden recortarse o reelaborarse para obtener mejores resultados?
A medida que cambian los tiempos, también lo hacen tus compradores. No te limites a crear tu flujo de trabajo y luego lo dejes—revisa continuamente tu estrategia de ventas desde la perspectiva de tus clientes. Imparte formación periódica para que tus compañeros de equipo tengan confianza y se sientan cómodos con el proceso.
3. Aprovecha al máximo el talento de tu equipo
Establecer un flujo de trabajo de ventas no tiene por qué significar limitar la creatividad.
Es probable que cada miembro del equipo tenga más fortalezas en diferentes partes del proceso de ventas—incluso podrían prosperar en tareas en las que no habías pensado antes. Cuando intentes racionalizar tu flujo de trabajo de ventas, piensa en cómo utilizar las habilidades de tu equipo para que el proceso sea más atractivo para todos.
Por ejemplo, podrías dividir las tareas en función de quién esté especializado en lo siguiente:
- Ventas en redes sociales
- Difusión en plataformas como LinkedIn
- Redactar argumentos de venta
- Redacción de propuestas
- Seguimiento de clientes potenciales mediante llamadas telefónicas y correos electrónicos de seguimiento
Este tipo de colaboración puede ayudarte a identificar las causas del estancamiento de las ventas y a descubrir nuevas formas de ajustar tu proceso para que se adapte mejor a las necesidades de tus clientes.
4. Dota a tu equipo de las herramientas adecuadas
En un proceso de ventas puede haber muchas pérdidas de tiempo ocultas. En lugar de centrarse en actividades generadoras de ingresos, tu tiempo puede consumirse a menudo en tareas administrativas como la introducción manual de datos en tu sistema CRM.
Por supuesto, para las grandes empresas establecidas, los sistemas CRM siguen siendo la principal fuente de verdad para los vendedores. Pero para los equipos más pequeños y ágiles que aún no necesitan un CRM, la incorporación de la automatización y las herramientas digitales inteligentes a su flujo de trabajo puede ayudar a cubrir la brecha.
Con DocSend, por ejemplo, puedes controlar todos los aspectos de tus documentos compartidos y obtener información procesable de esos materiales—como quién los ha abierto y cómo los ha utilizado. También puedes crear salas de datos virtuales, incrustar acuerdos de confidencialidad y convertir archivos en documentos firmables con unos pocos clics.
No va a sustituir al CRM, pero añadir las herramientas adecuadas a tu flujo de trabajo desde el principio podría ahorrar tiempo a tus vendedores y revelar información—sin tener que dar el salto completo al CRM antes de que sea necesario.
5. Mide tus resultados
A medida que evolucione tu flujo de trabajo de ventas, querrás medir tu éxito para asegurarte de que tus cambios están funcionando realmente. Las métricas que podrías utilizar para ello incluyen lo siguiente:
- Porcentaje de llamadas de cualificación de todas las llamadas de ventas iniciales realizadas
- Tiempo medio que pasan los clientes potenciales en cada paso del proceso
- El paso que más tardan en dar los clientes potenciales es el siguiente
- Porcentaje de clientes potenciales que cierran un trato tras una demostración o presentación
- Tasa de cancelación
Cuando se trata de análisis con DocSend, ver quién mira los documentos y cuándo es sólo la punta del iceberg. Puede utilizar DocSend para obtener una imagen en tiempo real de cómo se relacionan los usuarios con tus propuestas y argumentos de venta.
Comprueba cuánto tiempo pasa la gente mirando tus documentos, qué páginas se ven durante más tiempo y con qué contenidos, páginas y formatos interactúan más los usuarios. Además, la función "Requerir correo electrónico para ver" te permite ver con quién se han compartido tus documentos—lo que te proporciona información útil si se incorporan nuevas partes interesadas al acuerdo de forma inesperada.
Prepárate para el éxito, con un flujo de trabajo de ventas en el que puedes confiar
Las ventas se basan en los resultados—y un equipo de ventas sin un flujo de trabajo adecuado corre el riesgo de perder oportunidades y tiempo en pasos innecesarios, lo que, en última instancia, repercute en tus resultados.
Al crear un flujo de trabajo de ventas, eliminas las conjeturas y el exceso de administración de la ecuación, con procesos sencillos y repetibles que permiten a tus vendedores centrarse en vender.
Para ver estos pasos en acción, lee cómo una agencia de servicios integrales de diseño web y creación de marcas ahorró tiempo incorporando Dropbox y DocSend a su ciclo de ventas.