2021년 Salesforce가 발표한 수치에 따르면 영업직의 72%가 연간 판매 목표를 달성하지 못할 것으로 예상했습니다. 또한, 영업 담당자들은 일주일 중 28%의 시간만 실제 영업 활동에 할애했고 나머지 시간은 수동적인 사무 업무를 처리하는 데 허비했습니다.

어디서 많이 들어본 이야기 같지 않나요? 기록 보존, 데이터 입력 같은 업무는 비록 당시에는 사소해 보일 수 있지만 금세 엄청나게 쌓일 수 있습니다.

그렇다면 어떻게 해야 영업 프로세스를 간소화해 영업 활동을 원활하게 진행하며 더 많은 거래를 성사시킬 수 있을까요? 정답은 바로 효과적인 영업 워크플로를 구축하는 것입니다.

영업 워크플로란 무엇인가요?

영업 워크플로는 영업 프로세스, 영업 퍼널과 비슷한 것으로, 영업팀이 유망 고객을 실제 고객으로 전환하기 위해 수행하는 반복적인 단계를 말합니다.

영업팀의 운영 방식에 따라 다르기는 하지만 영업 워크플로는 보통 7가지 주요 단계로 구성됩니다. 새로운 잠재 고객을 식별하는 것으로 시작해 구매자 여정의 다음 단계에서 고객을 지원하는 것으로 끝나죠.

영업 프로세스 단계	세부 설명
유망 고객 발굴	잠재적인 신규 고객을 발굴합니다.
잠재 고객 평가	초기 단계의 잠재 고객에게 연락하고 표적화된 질문을 던져 잠재 고객이 적절한 대상 고객인지 확인합니다.
조사	적격 잠재 고객을 더 상세하게 조사해 조금 더 개인화된 맞춤형 제품과 구매 경험을 제공합니다.
피칭/데모	정식으로 제품 또는 서비스를 사용하는 방법을 보여주거나 시연합니다.
반대 의견 대처	판매 거래나 계약 성사를 방해할 수 있는 모든 문제에 대해 협상을 진행합니다.
거래 마무리	주요 의사 결정자로부터 승인을 받고, 견적서나 제안서를 전달하고, 계약서에 서명을 받습니다.
고객 육성	고객을 영업 단계에서 온보딩 및 그 이후 단계로 전환합니다.

영업 워크플로를 구축해야 하는 이유

외근을 할 때든 원격으로 일할 때든 효과적인 영업 워크플로는 일관성을 보장합니다. 영업 사원이 영업 활동을 원활하게 진행할 수 있도록 뒷받침하고 유망 고객을 고객으로 전환하려는 노력이 수포로 돌아가지 않도록 지원하는 역할을 하죠.

뿐만 아니라 영업 워크플로는 다음과 같은 이점을 제공합니다.

새로운 영업 담당자가 빠르게 영업 활동을 펼칠 수 있도록 보장
영업 담당자들에게 공통의 로드맵 제공
영업 퍼널의 각 단계에서 잠재 고객 및 고객과의 대화에 관한 상세한 인사이트 제공
개선할 부분을 파악할 수 있도록 지원

영업 워크플로 구축을 위한 단계별 안내서

지금까지 영업 프로세스의 단계들을 살펴보며 영업팀이 일관된 워크플로를 구축하는 것이 왜 중요한지 알아보았습니다. 그럼 이제 거래를 더 빠르게 마무리하도록 도와주는 효과적인 영업 워크플로를 구축하는 방법을 살펴보도록 하죠.

1. 현재의 영업 프로세스 평가

일상적인 업무에서 어떤 부분이 잘 돌아가고 어떤 부분이 잘 돌아가지 않는지는 영업팀이 잘 알고 있을 겁니다. 현재의 전략을 자세히 분석하면 워크플로가 KPI, 전환율과 잘 연결되는지 파악하는 데도 도움이 됩니다.

팀이 마무리한 최근 10건의 거래에서 유사한 특성이 발견되나요? 그렇다면 이러한 사례에서 무엇을 배울 수 있나요? 팀과 협력해 다음 질문에 대한 답을 찾아보세요.

이 거래의 시작부터 끝까지 어떤 일들이 있었나?
프로세스에 얼마의 시간이 소요되었나?
한 단계에서 다른 단계로 넘어가기까지 얼마의 시간이 소요되었나?
영업 담당자들이 잠재 고객들에게 어떤 방식으로 접근하고 있나?

워크플로의 어떤 부분도 달리 해석할 수 있는 여지를 남겨두지 마세요. 각 단계는 명확하고 실행 가능해야 합니다.

2. 구매자 여정 이해

팀으로부터 얻은 인사이트를 사용해 대상 고객의 관점에서 구매자 여정을 살펴보세요.

다음을 고려하면 고객 경험을 더 심층적으로 살펴볼 수 있습니다.

회사의 제품/서비스로 해결할 수 있는 고객의 고충이 무엇인가?
회사 제품/서비스의 가치를 잠재 고객에게 효과적으로 설명하기 위해 팀은 어떤 일을 하고 있나?
팀이 유망 고객과의 관계를 구축 및 육성할 수 있도록 하기 위해 영업 전략을 어떻게 조정하면 좋은가?
잠재 고객을 다음 단계로 전환하는 것을 방해하는 영업 프로세스상의 장애물이 있는가?
프로세스에서 낭비되는 작업이 있는가? 이러한 작업을 제외하거나 재작업하면 결과가 더 좋아질 수 있나?

시대가 변하면 구매자 페르소나도 변합니다. 워크플로를 구축했다고 그대로 계속 유지하지 말고 고객의 관점에서 지속적으로 영업 전략을 검토하세요. 팀원들이 프로세스에 자신감을 갖고 편안함을 느낄 수 있도록 정기적인 교육을 제공해야 합니다.

3. 팀의 재능을 최대한으로 활용

영업 워크플로를 수립하는 것이 꼭 창의성을 제한한다는 것을 의미하지는 않습니다.

모든 팀원은 각각 다른 부분에서 강점을 발휘합니다. 생각지도 못했던 작업에서 뛰어난 능력을 발휘할 수도 있죠. 영업 워크플로를 간소화하면서 동시에 팀의 기량을 어떻게 활용해야 모두가 영업 프로세스에 더 깊이 관여할 수 있는지 생각해 보세요.

예를 들어, 누가 어떤 분야를 전문으로 하느냐에 따라 작업을 다음과 같이 분류할 수 있습니다.

소셜 미디어상의 영업
LinkedIn 같은 플랫폼에서의 아웃리치 활동
영업 피칭 작성
제안서 초안 작성
전화 통화, 후속 이메일을 통해 잠재 고객에게 후속 연락

이러한 방식의 협업은 판매가 정체된 원인을 식별하고 고객의 요구에 더 적합하게 프로세스를 조정하는 새로운 방식을 발견하는 데 도움이 됩니다.

DocSend '보내기 및 추적' 기능으로 판매 제안서를 공유하는 Dropbox 사용자

4. 팀에 올바른 도구 제공

영업 파이프라인과 관련해 시간을 낭비하는 숨겨진 요인은 다양하게 존재할 수 있습니다. 수익 창출 활동에 집중하는 대신 수동으로 CRM 시스템에 데이터를 입력하는 것 같은 사무 작업에 시간을 낭비하는 경우가 많습니다.

물론 대기업에서는 여전히 CRM 시스템을 영업 사원들을 위한 주요 정보 출처로 사용하고 있습니다. 하지만 아직 CRM 시스템이 필요하지는 않은 더 작고 민첩한 팀의 경우 자동화 도구와 스마트 디지털 도구를 워크플로에 통합하는 방식으로 격차를 메울 수 있습니다.

예를 들어, DocSend를 사용하면 공유 문서의 모든 측면을 제어할 수 있고, 이를 통해 누가 문서를 봤고, 얼마나 관심을 보였는지 등의 실용적인 인사이트를 확보할 수 있습니다. 또한, 클릭 몇 번으로 가상 데이터룸을 만들고, NDA를 삽입하고, 파일을 서명 가능한 문서로 변환할 수 있습니다.

Bardeen AI 같은 자동화 도구는 영업 주기의 많은 단계에서 팀의 노력을 확장해 줍니다. 클릭 한 번이면 AI 에이전트가 잠재 고객의 웹사이트에서 가장 최신 정보를 찾을 수 있기 때문에 정보 조사나 잠재 고객 적격성 파악처럼 시간이 오래 걸리는 작업을 간소화하는 것이 가능하죠.

이것으로 CRM을 대체할 수는 없겠지만 초반에 워크플로에 올바른 도구를 도입하면 CRM으로 전환하지 않고도 영업 사원들의 소중한 시간을 절약하고 인사이트를 확보할 수 있습니다.

5. 결과 측정

영업 워크플로가 자리를 잡아 가면 결과를 측정해 변경 사항이 실제로 효과를 내고 있는지 확인하고 싶을 겁니다. 이때 사용할 수 있는 지표는 다음과 같습니다.

첫 판매 통화에서 적격 통화의 비율
유망 고객이 프로세스의 각 단계에서 소비한 평균 시간
유망 고객을 다음 단계로 전환하는 데 가장 오랜 시간이 걸린 단계
피칭/데모 이후 거래 마무리로 이어진 유망 고객의 비율
이탈률

DocSend의 분석 기능 중에서 누가, 언제 문서를 보는지 확인하는 기능은 빙산의 일각에 불과합니다. DocSend는 유망 고객이 영업 피치 덱과 제안서에 어떻게 반응하는지 실시간으로 파악할 때도 사용할 수 있습니다.

사람들이 문서를 얼마나 오랫동안 보는지, 어떤 페이지를 가장 오래 확인하는지, 가장 반응이 좋은 콘텐츠와 페이지, 형식은 무엇인지 확인하세요. 또한, '열람하려면 이메일 입력 필요' 기능을 사용해 문서가 누구와 공유되었는지도 확인할 수 있습니다. 그러면 예상치 못하게 새로운 관계자가 거래에 관여하기 시작한 경우 이 유용한 정보를 파악할 수 있죠.