効率的な販売サイクルを実現：適切なセールス ワークフローの構築ガイド

2021 年に公表された Salesforce のデータによると、営業職に従事する人々の約 72 % が、年間目標の達成に苦戦していると言われています。さらに驚くべきことに、セールス担当者が 1 週間のうち実際の業務にかける時間はわずか 28 % に過ぎず、残りの時間は手作業での管理業務に費やされているというデータもあります。

身に覚えはありませんか？記録保持やデータ入力などの突発的な業務は一見すべて小さな業務に思えますが、積もり積もると営業の貴重な時間を奪ってしまうことがあります。 

では、一体どうすればセールス プロセスを効率化し、売上を伸ばすことができるのでしょうか？そこで鍵となるのが、効果的なセールス ワークフローの導入です。

セールス ワークフローとは

セールス ワークフローとは、セールス プロセスやセールス ファネルと密接に関連する用語で、セールス チームが見込み客を顧客に転換するために行う、一連の再現可能な手順を指します。

それぞれのチームが業務を進める方法にもよりますが、セールス ワークフローには概ね 7 つの重要なステップが含まれます。このプロセスでは、まず新規のリードを発見するところから始まり、最終的には顧客をバイヤー ジャーニーの次の段階に進めることを目指します。

なぜセールス ワークフローを構築するのか

効果的なセールス ワークフローは、業務に一貫性をもたらすことができます。これは現場での業務にとどまらず、リモート勤務にも当てはまります。ワークフローがあるおかげで、販売担当者は計画どおりに業務を進めることができ、自分の努力を無駄にすることなく、見込み客を顧客に転換できます。

セールス ワークフローのその他のメリットは以下のとおりです。

• 新しいセールス担当者が迅速に業務に適応し、より効率的に作業できる。
• すべてのセールス担当者に共通のロードマップが提供される。 
• セールス ファネルの各ステージでリードや転換率に関してより深い理解を得ることができる。
• 業務の改善が必要な領域を明確に特定できる。

セールス ワークフロー構築の段階別ガイド

ここまで、セールス プロセスを段階ごとに解説し、セールス チームが一貫したワークフローを構築することの重要性について考察しました。次は、効果的なセールス ワークフローの構築方法に焦点を当てて詳しく見ていきます。

1. 現在のセールス プロセスを見直す

現在のセールス プロセスについて、セールス チームからフィードバックを得ましょう。彼らは日々の経験から得た貴重な洞察を持っているはずです。現在の戦略を詳細に分析し、ワークフローの効果を KPI や転換率と関連付けてみてください。

チームが成立させた最近の 10 件の取引に共通点はありますか？もしあれば、それらの事例から学ぶべき点は何でしょうか？チームと一緒に考えてみましょう。

• 各取引が開始から完了までに経たプロセス
• プロセスの全体的な所要時間
• 各ステップ間の移行に要した時間
• セールス担当者が見込み客とどのように関わっているか

ワークフローからは曖昧さをできるだけ排除しましょう。各ステップは、明確かつ実行可能である必要があります。

2. バイヤー ジャーニーを深く理解する

チームから得られた洞察を基にして、ターゲット顧客のバイヤー ジャーニーを顧客の視点から考察してみましょう。

顧客の体験をより深く分析するためには、以下の点を検討する必要があります。

• 顧客が直面している困難は何か？そしてあなたの製品やサービスがどのようにしてその問題を解決するのか？ 
• チームは、リードに製品やサービスの価値をどのようにして効果的に伝えているか？
• どのような販売戦略を実施すれば、見込み客との関係を構築できるか？
• セールス プロセスの中で見込み客が次の段階へ進むのを妨げる障害は存在するか？
• プロセスの中で無駄になっているステップはないか？そのステップを省略または調整することで結果を改善することは可能か？

時代の変化と共に、購買者の傾向も変わってきます。ワークフローを作成した後も、絶えず顧客の視点から販売戦略を見直し、チームがプロセスに自信を持って安心して取り組めるよう、定期的にトレーニングを実施しましょう。

3. チームの才能を最大限に活用する

セールス ワークフローの構築は、必ずしも創造性を犠牲にするわけではありません。

各チーム メンバーは、セールス プロセスの異なる部分で特有の強みを持つことが多いですし、予想外のタスクでもその才能を発揮することがあります。セールス ワークフローを効率化する際には、チームのスキルを最大限に活用し、全員にとって魅力的なプロセスにする方法を模索してみましょう。

たとえば、メンバーの専門性に応じて、以下のようなタスク分担が可能です。

• ソーシャル メディアを使った販売
• LinkedIn などのプラットフォームでのアウトリーチ
• セールス資料の作成
• 提案書の作成
• 電話やフォローアップ メールを利用したリードの追跡

このようにチームの能力を最大限に引き出す取り組みは、売上停滞の原因を解明したり、顧客のニーズに応じたプロセス改善策を新しく見つけたりするうえでも重要です。

4. チームに適切なツールを用意する

営業プロセスにおいては、目に見えない時間の浪費がしばしば発生します。本来ならば収益向上のための活動に注力すべきですが、CRM システムへのデータの手入力といった管理業務に貴重な時間を割かれてしまうことも多くあります。

確かに、大手企業では CRM システムが情報管理の中心として欠かせない役割を果たしています。しかし、まだ CRM を導入していない小規模で俊敏なチームにとっては、自動化ツールや高性能なデジタル ツールの活用が大きな助けになる可能性があります。

たとえば、DocSend のようなツールなら、共有文書のあらゆる部分を管理することができ、誰が文書を閲覧し、どのように関わったかといった実用的な情報を簡単に把握できます。また、仮想データ ルームの設置や NDA の組み込み、ファイルを数クリックで署名可能な文書に変換することも可能になります。

Bardeen AI などの自動化ツールでは、販売サイクルの複数のフェーズにわたってチームの手間を削減できます。リードのリサーチや選別など時間のかかる作業は、見込み客のウェブサイトで最新情報を探す AI エージェントを活用すれば、ワンクリックで効率化できます。

CRM の完全な代替とはなりませんが、早期に適切なツールをワークフローに組み込むことで、営業チームの時間を節約し、新たな洞察を得ることができます。こうすることで、CRM への完全移行を考慮する前に必要な準備を整えることが可能です。

5. 成果を評価する

セールス ワークフローの見直しを行う中で、「実際の成果はどうなのか？」と疑問に思うことは当然です。そこで重要となるのが、以下のような指標です。

• 初期の全セールス コールのうち、適格コールの割合
• 見込み客がプロセスの各ステップに要する平均時間
• 見込み客が次のステップへ移行する際に最も時間がかかるステップ
• プレゼンテーションやデモンストレーション後に契約を締結する見込み客の割合
• 顧客離反率

これらのデータを明確にするのが、DocSend の分析機能です。閲覧者がいつ、どのように文書を見ているかを把握できるだけでなく、セールス資料や提案書へのエンゲージメントをリアルタイムで確認できます。

DocSend では、文書の閲覧に費やされた時間、注目を集めたページ、閲覧者が最も関心を持っているコンテンツやフォーマットを詳細に分析できます。また、文書アクセス時にメール アドレスを要求する機能を通じて、文書が誰に共有されているかを知ることができます。これは、取引に新たな関係者が突然加わった場合に重要な情報を提供します。

信頼できるセールス ワークフローで成功への準備を

営業の世界は、成果こそがすべてです。適切なワークフローを持たないセールス チームは、大切な機会を見逃すリスクや、不要な手順に時間を費やすリスクがあり、結果として収益に悪影響を及ぼすことがあります。

セールス ワークフローを設計することで、不確実性や余分な管理業務を取り除き、営業スタッフが販売活動に集中できるような、シンプルで再現性のあるプロセスを実現することができます。

実際の成果をご覧になりたい場合は、セールス サイクルに Dropbox と DocSend を活用して時間管理を大幅に改善したフルサービスのウェブ デザイン ブランディング会社の事例をぜひチェックしてみてください。