Om een onfeilbaar projectplan op te stellen, heb je eerst de juiste tools nodig. Dat betekent op dit moment dat je een plek nodig hebt om je projectplanningsdocument te maken, te delen en eraan samen te werken.
Dropbox Paper biedt alles wat je nodig hebt om je projectplan te schrijven en heel veel ander werk te doen. Probeer het gratis en gebruik onze gids voor de beste kans op succes.
Ben je er helemaal klaar voor? Open een Projectplan-sjabloon en we gaan aan de slag.
Ga naar een gedeelte:
- Definitie en waarom is een projectplan belangrijk?
- Stappen voor het maken van een geweldig projectplan
- Stap 1: definieer de reikwijdte van het project
- Stap 2: bepaal de maatstaven voor succes
- Stap 3: splits het project op in kleinere taken
- Stap 4: maak een projecttijdlijn
- Stap 5: wijs middelen en budget toe
- Stap 6: identificeer risico's
- Stap 7: communiceer en werk samen
- Stap 8: bewaak en houd de voortgang bij
- Stap 9: beoordeel en evalueer
- Stap 10: vier successen en erken mislukkingen
- Tips voor beter projectmanagement
Wat is een projectplan en waarom is dit essentieel?
Een projectplan is een gedetailleerde routekaart die de reikwijdte, doelstellingen, deliverables, tijdlijnen, middelen en risico's van een project schetst.
Projectplannen zijn belangrijk omdat ze een duidelijk beeld schetsen van de algemene doelen, belangrijke mijlpalen en individuele taken van een project. De beste projectplannen leveren de volgende voordelen op:
- Nauwkeurige tijdskaders voor het project
- Nauwkeurige budgettering en financiële projecties
- Evenwichtige toewijzing van middelen
- Lager risico, of meer bewustzijn en beperking van risico's
- Een duidelijke manier om verwachtingen tussen teams en belanghebbenden te communiceren
Projecten kosten tijd en er worden veel gegevens en verschillende bestanden gebruikt. Wacht niet tot er iets misgaat: gebruik Dropbox Backup om je harde werk snel te beveiligen en op te slaan.
10 stappen voor het opstellen van een geweldig projectplan
De details binnen een projectplan zullen enorm variëren tussen projecten. Misschien bouw je een app of maak je een film, het kan van alles zijn.
Gelukkig zijn er, ongeacht waar je aan werkt, herhaalbare stappen die je kunt volgen bij het opstellen van elk projectplan.
Stap 1: definieer de reikwijdte van het project
Voor deze fase van het plan hoef je alleen maar de grenzen van het project af te bakenen: wat is inbegrepen en wat niet? Welke projectdoelen komen over als een overwinning?
Voorbeelden hiervan zijn een hogere omzet of klanttevredenheid, een groeiende omzet of groeiend klantenbestand, of het terugdringen van je kosten. Doelen helpen je bij het bepalen van de te leveren producten en taken voor het project.
Deze stap is van cruciaal belang omdat het helpt bij het leggen van de basis voor de planning, maar het geeft ook het bredere team wat meer motivatie, omdat ze het grotere plaatje kunnen zien.
Stap 2: bepaal maatstaven voor succes
Je hebt glasheldere criteria nodig om te bepalen of je de doelstellingen haalt die bepalend zijn voor succes. Bij grote mijlpalen kun je denken aan zaken als het starten van bètatests of het afronden van een billboardontwerp.
Definieer de doelen en zorg ervoor dat ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden) zijn. Doelen worden niet alleen bereikt door gevoelens, je hebt solide gegevens nodig om ze te onderbouwen.
Voorbeelden van concrete metingen zijn 1000 podcastdownloads in de eerste maand, 500 reserveringen vóór het einde van het jaar, 10.000 advertentievertoningen in het tweede kwartaal, enzovoort.
Stap 3: splits het project op in kleinere taken
Dit is het onderdeel waar je de belangrijkste belanghebbenden kunt bepalen, werk kunt uitdelen en verantwoordelijkheden kunt bepalen. Dit is de kans om vast te stellen wie erbij betrokken zijn en wat je van ze verwacht.
Dit doe je door grote takenblokken te identificeren en ze op te breken in beheersbare brokken. Zo kun je een projectplan voor een video opsplitsen in scriptschrijven, opnemen en bewerken.
Het belangrijkste is om de tijd en middelen in te schatten die je nodig hebt om elke stap te voltooien, wat je naar de volgende stap brengt.
Stap 4: maak een projecttijdlijn
Je hebt een grondig schema nodig dat elke taak, mijlpaal en deadline omvat. Dropbox Paper heeft uitstekende samenwerkingsfuncties die het plannen eenvoudiger maken; gebruik het om nauwkeurig een koers uit te stippelen.
Probeer een Gantt-diagram te maken om je tijdlijn te ontwikkelen, misschien wel voor maanden later; dit maakt het allemaal wat eenvoudiger te bevatten. Visuals in een tijdlijn kunnen helpen om een project werkbaarder te maken.
Stap 5: wijs middelen en budget toe
Hier identificeer je de middelen die je nodig hebt voor elke taak, zoals mensen, apparatuur of materialen. Dit onderdeel is cruciaal om ervoor te zorgen dat alles beschikbaar is wanneer je het nodig hebt.
Zo heb je misschien twee acteurs en een cameraman nodig voor een commerciële shoot, of één ontwerper om een logo te renderen. Wat het ook is, zorg ervoor dat je de middelen van elke taak nauwkeurig inschat.
Stap 6: identificeer risico's
Plan voor vertragingen of verrassingen, zoals ziekte, en zorg dat je voorzorgsmaatregelen hebt genomen voor onvoorziene omstandigheden om zo problemen te voorkomen. Risico's kunnen zijn: te veel feedbackrondes van een klant, technische vertragingen of zelfs slecht weer.
Analyseer de afhankelijkheden (welke taken moeten worden voltooid voordat een andere kan beginnen) en richt je focus hierop. De meeste risico's zijn redelijk beheersbaar als je duidelijke plannen hebt om ze aan te pakken.
Stap 7: communiceer en werk samen
In dit deel van het projectplan schets je de communicatieketen tussen belanghebbenden. Bepaal wie aan wie rapporteert, zoals junior teamleden aan afdelingshoofden.
Een belangrijk voorbeeld hiervan is verandermanagement. Cruciaal voor langlopende projecten.
Wie bepaalt de verwachtingen als een project verandert en wie motiveert het team? Je moet belanghebbenden aanwijzen om vergaderingen of Q&A-sessies te houden om wijzigingen door te geven en eventuele problemen op te lossen.
Moedig samenwerking aan in deze fase van het plan, terwijl jij het project blijft beheren. Samenwerking bevordert teamwork en zorgt ervoor dat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt.
Dropbox heeft krachtige functies waarmee je pdf's kunt annoteren, tot op het frame specifieke opmerkingen kunt maken, in realtime feedback kunt geven op documenten en nog veel meer. Kies je abonnement en registreer je vandaag nog.
Stap 8: bewaak en houd de voortgang bij
Goed nieuws! Alles voor een succesvol projectplan is aanwezig, dus nu kun je achterover leunen en ontspannen. Grapje—je moet de voortgang constant volgen en aanpassingen maken—sorry.
Dropbox Paper biedt tools en functies voor taakbeheer waarmee je datums kunt beheren, werk kunt bijhouden en automatische herinneringen kunt ontvangen. Het is geweldig om de voortgang te volgen tegen je budget en planning.
Stap 9: beoordeel en evalueer
Naarmate het projectplan vordert, moet je regelmatig beoordelingen uitvoeren om te bepalen wat goed werkt en wat verbetering behoeft. Zit er een knelpunt in het plan dat je zou heroverwegen?
Als je project bijvoorbeeld een luierreclame is met ouders en kinderen op de set, is het lastig om nauwkeurig te plannen. Als goede projectmanager kun je zaken als dutjes meenemen in toekomstige projecten.
Stap 10: vier successen en erken mislukkingen
Bij projectplanning hoort ook het vieren van successen wanneer deze worden behaald, zoals het bereiken van een mijlpaal. Dit bevordert de teamgeest bij grote projecten met veel bewegende delen en overkoepelend over verschillende afdelingen.
Planning en effectief management gaan hand in hand. Dus, zelfs als iets niet werkt, erken dan de inspanningen van je teamleden en neem de tijd om na te denken over de groepsprestaties.
Voor de beste kans op succes in je projectplan: gebruik de gratis Projectplan-sjabloon in Dropbox Paper, dat ook een enorme bibliotheek met handige sjablonen voor andere soorten werk bevat.
Maak indrukwekkende projectplannen en meer met Dropbox Paper
Projectplannen zijn een essentiële routekaart en een bolwerk tegen risico's—je hebt er een nodig om je project op tijd, binnen het budget en met de beste kans op een succesvol resultaat te houden. Maar iedereen kan het!
Dropbox Paper is de perfecte plek om een onfeilbaar projectplan op te stellen. Registreer je bij Dropbox om Paper gratis te gebruiken, of meld je gewoon aan en begin meteen aan je volgende succesvolle projectplan.