Om een onfeilbaar projectplan te maken, hebt u allereerst de juiste hulpmiddelen voor de klus nodig. Dat betekent dat u nu een plek moet vinden waar u uw projectplandocument kunt maken, delen en eraan kunt samenwerken.
Met Dropbox Paper hebt u alles wat u nodig hebt om uw projectplan te schrijven en allerlei andere taken uit te voeren. Probeer het gratis uit en gebruik onze gids voor de beste kans op succes.
Alles klaar? Open een projectplansjabloon en we kunnen beginnen.
Ga naar een gedeelte:
Wat is een projectplan en waarom zijn ze essentieel?
Een projectplan is een gedetailleerde routekaart die de reikwijdte, doelstellingen, deliverables, tijdlijnen, middelen en risico's van een project schetst.
Projectplannen zijn belangrijk omdat ze een duidelijk beeld geven van de algemene doelen, belangrijke mijlpalen en afzonderlijke taken van een project. De beste projectplannen leveren de volgende voordelen op:
- Nauwkeurige tijdskaders voor het project
- Nauwkeurige budgettering en financiële projecties
- Evenwichtige toewijzing van middelen
- Lager risico, of meer bewustzijn en beperking van risico's
- Een duidelijke manier om verwachtingen tussen teams en belanghebbenden te communiceren
Projecten kosten tijd en vereisen het gebruik van grote hoeveelheden data en verschillende bestanden. Wacht niet tot er iets misgaat: gebruik Dropbox Backup om uw harde werk snel veilig te stellen en op te slaan.
10 stappen voor het maken van een geweldig projectplan
De details binnen een projectplan zullen enorm variëren tussen projecten. Misschien bouw je een app of maak je een film, het kan van alles zijn.
Gelukkig zijn er, ongeacht waar je aan werkt, herhaalbare stappen die je kunt volgen bij het opstellen van elk projectplan.
Stap 1: definieer de reikwijdte van het project
Voor deze fase van het plan hoef je alleen maar de grenzen van het project af te bakenen: wat is inbegrepen en wat niet? Welke projectdoelen komen over als een overwinning?
Voorbeelden hiervan zijn een hogere omzet of klanttevredenheid, een groeiende omzet of groeiend klantenbestand, of het terugdringen van je kosten. Doelen helpen je bij het bepalen van de te leveren producten en taken voor het project.
Deze stap is van cruciaal belang omdat het helpt bij het leggen van de basis voor de planning, maar het geeft ook het bredere team wat meer motivatie, omdat ze het grotere plaatje kunnen zien.
Stap 2: bepaal de maatstaven voor succes
Je hebt glasheldere criteria nodig om te bepalen of je de doelstellingen haalt die bepalend zijn voor succes. Bij grote mijlpalen kun je denken aan zaken als het starten van bètatests of het afronden van een billboardontwerp.
Definieer de doelen en zorg ervoor dat ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden) zijn. Doelen worden niet alleen bereikt door gevoelens, je hebt solide gegevens nodig om ze te onderbouwen.
Voorbeelden van concrete metingen zijn 1000 podcastdownloads in de eerste maand, 500 reserveringen vóór het einde van het jaar, 10.000 advertentievertoningen in het tweede kwartaal, enzovoort.
Stap 3: splits het project op in kleinere taken
Dit is het onderdeel waar je de belangrijkste belanghebbenden kunt bepalen, werk kunt uitdelen en verantwoordelijkheden kunt bepalen. Dit is de kans om vast te stellen wie erbij betrokken zijn en wat je van ze verwacht.
Dit doe je door grote takenblokken te identificeren en ze op te breken in beheersbare brokken. Zo kun je een projectplan voor een video opsplitsen in scriptschrijven, opnemen en bewerken.
Het belangrijkste is om de tijd en middelen in te schatten die je nodig hebt om elke stap te voltooien, wat je naar de volgende stap brengt.
Stap 4: maak een projecttijdlijn
U hebt een gedetailleerde planning nodig waarin elke taak, mijlpaal en deadline is opgenomen. Dropbox Paper biedt uitstekende samenwerkingsfuncties waarmee u gemakkelijker kunt plannen. Gebruik de app bijvoorbeeld om nauwkeurig een route uit te stippelen.
Probeer een Gantt-diagram te maken om uw tijdlijn te ontwikkelen. Deze kan misschien wel maanden duren, maar is daardoor wat makkelijker te begrijpen. Visuele elementen in een tijdlijn kunnen ervoor zorgen dat een project beter uitvoerbaar is.
Stap 5: wijs middelen en budget toe
Hier identificeer je de middelen die je nodig hebt voor elke taak, zoals mensen, apparatuur of materialen. Dit onderdeel is cruciaal om ervoor te zorgen dat alles beschikbaar is wanneer je het nodig hebt.
Zo heb je misschien twee acteurs en een cameraman nodig voor een commerciële shoot, of één ontwerper om een logo te renderen. Wat het ook is, zorg ervoor dat je de middelen van elke taak nauwkeurig inschat.
Stap 6: identificeer risico's
Plan voor vertragingen of verrassingen, zoals ziekte, en zorg dat je voorzorgsmaatregelen hebt genomen voor onvoorziene omstandigheden om zo problemen te voorkomen. Risico's kunnen zijn: te veel feedbackrondes van een klant, technische vertragingen of zelfs slecht weer.
Analyseer de afhankelijkheden (welke taken moeten worden voltooid voordat een andere kan beginnen) en richt je focus hierop. De meeste risico's zijn redelijk beheersbaar als je duidelijke plannen hebt om ze aan te pakken.
Stap 7: communiceer en werk samen
In dit deel van het projectplan schets je de communicatieketen tussen belanghebbenden. Bepaal wie aan wie rapporteert, zoals junior teamleden aan afdelingshoofden.
Een belangrijk voorbeeld hiervan is verandermanagement. Cruciaal voor langlopende projecten.
Wie bepaalt de verwachtingen als een project verandert en wie motiveert het team? Je moet belanghebbenden aanwijzen om vergaderingen of Q&A-sessies te houden om wijzigingen door te geven en eventuele problemen op te lossen.
Moedig samenwerking aan in deze fase van het plan, terwijl jij het project blijft beheren. Samenwerking bevordert teamwork en zorgt ervoor dat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt.
Dropbox beschikt over krachtige functies waarmee u aantekeningen kunt maken in PDF-bestanden, frame voor frame opmerkingen kunt plaatsen bij video's, in realtime feedback kunt geven op documenten en nog veel meer. Kies uw abonnement en meld u vandaag nog aan.
Stap 8: bewaak en houd de voortgang bij
Goed nieuws! Alles voor een succesvol projectplan is aanwezig, dus nu kun je achterover leunen en ontspannen. Grapje—je moet de voortgang constant volgen en aanpassingen maken—sorry.
Dropbox Paper beschikt over hulpmiddelen en functies voor taakbeheer waarmee u datums kunt beheren, werk kunt bijhouden en automatische herinneringen kunt ontvangen. Het is geweldig om de voortgang ten opzichte van uw budget en planning te kunnen volgen.
Stap 9: beoordeel en evalueer
Naarmate het projectplan vordert, moet je regelmatig beoordelingen uitvoeren om te bepalen wat goed werkt en wat verbetering behoeft. Zit er een knelpunt in het plan dat je zou heroverwegen?
Als je project bijvoorbeeld een luierreclame is met ouders en kinderen op de set, is het lastig om nauwkeurig te plannen. Als goede projectmanager kun je zaken als dutjes meenemen in toekomstige projecten.
Stap 10: Vier succes en erken mislukkingen
Bij projectplanning hoort ook het vieren van successen wanneer deze worden behaald, zoals het bereiken van een mijlpaal. Dit bevordert de teamgeest bij grote projecten met veel bewegende delen en overkoepelend over verschillende afdelingen.
Planning en effectief management gaan hand in hand. Dus, zelfs als iets niet werkt, erken dan de inspanningen van je teamleden en neem de tijd om na te denken over de groepsprestaties.
Voor de beste kans op succes met uw projectplan kunt u het gratis Project Plan-sjabloon in Dropbox Paper gebruiken. Deze bevat ook een enorme bibliotheek met handige sjablonen voor andere soorten werk.
Maak indrukwekkende projectplannen en meer met Dropbox Paper
Projectplannen zijn een essentiële routekaart en een bolwerk tegen risico's—je hebt er een nodig om je project op tijd, binnen het budget en met de beste kans op een succesvol resultaat te houden. Maar iedereen kan het!
Dropbox Paper is de perfecte plek om een waterdicht projectplan te maken. Meld u aan bij Dropbox om Paper gratis te gebruiken, of meld u aan en begin direct met werken aan uw volgende succesvolle projectplan.
