Bare si det som det er – papirarbeid er en pine og en plage.
Og selv om mange bedrifter allerede har kuttet ut utskrifter og skanning til fordel for digitaliserte dokumentflyter, føler fortsatt mange bedrifter og bransjer at de sitter fast i gamle papirsystemer. Det finnes en bedre løsning!
Nedenfor viser vi seks ulike måter du kan forenkle papirarbeidet på, for kontoret, teamet, avdelingen eller bedriften. Disse tipsene er perfekte for alle bedrifter som vil frigjøre seg fra papirbunkene. Alle forslagene krever at du har en aktiv Dropbox Sign-konto (tidligere kalt HelloSign).
Klikk her for å registrere deg for en prøvekonto.
1. Spar tid ved å opprette maler for dokumenter du bruker ofte
Hvorfor gjøre samme ting 100 ganger når det holder å gjøre det én gang, og så går det automatisk? Med Dropbox Sign-maler kan du formatere et dokument én gang, og deretter lagre formateringen til fremtidig bruk. Dette er supert for å unngå overflødig formatering og få mer tid og mentale ressurser.
Lær hvordan du konfigurerer din første mal her.
2. Spar enda mer tid, fyll ut informasjon i dokumenter automatisk
Se for deg at du akkurat har fått en bunke komplisert papirarbeid, men at du i stedet for å måtte fylle ut hundrevis av tekstfelter, bare kan gå gjennom opplysningene og underskrive på den stiplede linjen? For en lettelse det ville vært! Heldigvis er dette mulig å få til ved hjelp av tekstmerking med Dropbox Sign-API-en.
Med tekstmerker kan API-kunder formatere dokumentmaler (som vi nettopp snakket om) med egne merker som fyller inn data i tekstfelter automatisk. Det kan være stillingstittel, adresse, telefonnummer, e-postadresse og veldig mye mer.
3. Aktiver e-postpåminnelser, og ha full kontroll på papirarbeidet
Med e-postpåminnelser fra Dropbox Sign kan du følge med på aktiviteter knyttet til et dokument, slik at det er krystallklart når du må minne en underskriver på å skrive under – eller kanskje du selv har glemt at du må skrive under på et dokument.
Med e-postpåminnelser får du god innsikt i aktiviteter knyttet til et dokument, så du slipper å følge opp hele tiden. Du kan se når et dokument blir åpnet, sett, underskrevet og mer.
Gå til innstillingsfanen i Dropbox Sign-kontoen din for å administrere e-postvarslinger.
4. Angi en signeringsrekkefølge for å gjøre det ryddig for alle
Har bedriften dokumenter som trenger underskrift fra flere interessenter? Det er fort gjort å få underskrift på disse dokumentene på en ryddig måte når du aktiverer en signeringsrekkefølge for et dokument.
Med signeringsrekkefølge slipper du å sende samme dokument til flere e-postadresser og følge med på hvem som har sett hva og når manuelt. Dette er spesielt effektivt sammen med e-postpåminnelser. Alle blir oppdatert!
Du kan angi en signeringsrekkefølge når du konfigurerer dokumenter for underskrift. Nå kan du også angi en signeringsrekkefølge når du konfigurerer en dokumentmal.
5. Unngå manuell gjennomgang av dokumenter med datavalidering
Det er menneskelig å feile. Datavalidering beskytter mot feil. Datavalidering er en funksjon som varsler underskrivere dersom de legger inn feilformaterte data.
For eksempel vises en feilmelding dersom noen skulle komme til å legge inn et telefonnummer i en tekstboks for e-post. Det skaper trygghet å vite at opplysningene du henter inn er de opplysningene du trenger, og at du slipper å finkjemme dokumentet for å lete etter hver minste lille feil.
6. Gå for full pakke ved å integrer nettbaserte e-underskrifter i arbeidsflyten
Hvis du vil ha full kontroll over hele underskriftsopplevelsen, bør du vurdere å integrere den i arbeidsflyten, appen eller plattformen din med Dropbox Signs API.
Med API-et kan du bygge inn Dropbox Sign-funksjonene i spesifisert arbeidsflyt. Snakker om oppgradering!
Les mer om hvordan arbeidsflytintegrering fungerer.
Få en enkel papirarbeidsflyt
Enten du er klar til å overføre ditt aller første dokument til nett, automatisere eksisterende papirarbeidsflyter eller bygge inn nettunderskrifter på nettstedet ditt, er det enkelt med Dropbox Sign og Dropbox.
