Seks måter å få papirarbeidet unna på med HelloSign

En person ser gjennom en e-underskriftsmal for en standard leieavtale

Bare si det som det er – papirarbeid er en pine og en plage.

Og selv om mange bedrifter allerede har kuttet ut utskrifter og skanning til fordel for digitaliserte dokumentflyter, føler fortsatt mange bedrifter og bransjer at de sitter fast i gamle papirsystemer. Det finnes en bedre løsning!

Nedenfor gir vi deg seks ulike måter du kan forenkle papirarbeidet på, for kontoret, teamet, avdelingen eller bedriften. Disse tipsene er perfekte for alle bedrifter som vil frigjøre seg fra papirbunkene. Alle forslagene krever at du har en aktiv HelloSign-konto.

Klikk her for å registrere deg for en prøvekonto.

1. Spar tid ved å opprette maler for dokumenter du bruker ofte

Hvorfor gjøre samme ting 100 ganger når det holder med én gang, og så går det automatisk? Med HelloSign-maler kan du formatere et dokument én gang og lagre formateringen til fremtidig bruk. Dette er supert for å unngå overflødig formatering og få tilbake tid og mentale ressurser.

Lær hvordan du konfigurerer din første mal her.

2. Spar enda mer tid, fyll ut informasjon i dokumenter automatisk

Se for deg at du akkurat har fått en bunke komplisert papirarbeid, men at du i stedet for å måtte fylle ut hundrevis av tekstfelter bare kan gå gjennom opplysningene og skrive under på den stiplede linjen. For en lettelse det ville vært! Heldigvis er dette mulig når du bruker tekstmerker med HelloSigns API.

Med tekstmerker kan API-kunder formatere dokumentmaler (som vi nettopp snakket om) med egne merker som fyller inn data i tekstfelter automatisk. Det kan være stillingstittel, adresse, telefonnummer, e-postadresse og veldig mye mer.

Finn ut mer om alt du kan gjøre med HelloSigns API her.

3. Aktiver e-postpåminnelser, og ha full kontroll på papirarbeidet

Med e-postpåminnelser fra HelloSign kan du følge med på aktiviteter knyttet til et dokument, slik at det er krystallklart når du må minne en underskriver på å skrive under – eller kanskje du selv har glemt at du må skrive under på et dokument.

Med e-postpåminnelser får du god innsikt i aktiviteter knyttet til et dokument, så du slipper å følge opp hele tiden. Du kan se når et dokument blir åpnet, sett, underskrevet og mer.

Gå til innstillingsfanen i HelloSign-kontoen for å administrere e-postvarslinger.

4. Angi en signeringsrekkefølge for å gjøre det ryddig for alle

Har bedriften dokumenter som trenger underskrift fra flere interessenter? Det er fort gjort å få underskrift på disse dokumentene på en ryddig måte når du aktiverer en signeringsrekkefølge for et dokument.

Med signeringsrekkefølge slipper du å sende samme dokument til flere e-postadresser og følge med på hvem som har sett hva og når manuelt. Dette er spesielt effektivt sammen med e-postpåminnelser. Alle blir oppdatert!

Du kan angi en signeringsrekkefølge når du konfigurerer dokumenter for underskrift. Nå kan du også angi en signeringsrekkefølge når du konfigurerer en dokumentmal.

5. Unngå manuell gjennomgang av dokumenter med datavalidering

Det er menneskelig å feile. Datavalidering beskytter mot feil. Datavalidering er en funksjon som varsler underskrivere dersom de legger inn feilformaterte data.

For eksempel vises en feilmelding dersom noen skulle komme til å legge inn et telefonnummer i en tekstboks for e-post. Det skaper trygghet å vite at opplysningene du henter inn er de opplysningene du trenger, og at du slipper å finkjemme dokumentet for å lete etter hver minste lille feil.

Finn ut mer om datavalidering her.

6. Gå for full pakke, integrer e-underskrifter i arbeidsflyten

Hvis du vil ha full kontroll over hele underskriftsopplevelsen, bør du vurdere å integrere den i arbeidsflyten, appen eller plattformen din med HelloSigns API.

Da kan du integrere HelloSign-funksjonen i din egen arbeidsflyt. Snakker om oppgradering!

Dette er noen av kundene som har gjort akkurat det:

Få en enkel papirarbeidsflyt

Vi er her for deg, enten du vil legge ditt første dokument på nett, automatisere eksisterende papirarbeidsflyter eller integrere en e-underskriftsopplevelse på nettstedet ditt. Registrer deg for en prøvekonto.

Klar for å slippe bryet med papirarbeid?

Finn ut mer om HelloSign