Memahami kesahan & keselamatan eSignatures

Terokai cara untuk memaksimumkan kesahihan dan keselamatan transaksi dalam talian anda tanpa membebankan pelanggan atau pekerja dengan aliran kerja yang meletihkan dan rumit.

Dua pekerja menyemak jejak audit dokumen yang ditandatangani dengan HelloSign

Dalam era  transformasi digital, syarikat berusaha untuk mencari keseimbangan antara menyediakan transaksi yang menarik untuk pengguna dan mengekalkan langkah undang-undang serta keselamatan yang kukuh sekiranya transaksi tersebut menjadi subjek kes mahkamah.

Dengan menggunakan khidmat penyumberan luar koleksi e-Tandatangan kepada pelantar perisian yang menyediakan jejak audit terperinci, pengesahan menyeluruh dan protokol pematuhan yang tekun, kami akan meneroka hari ini; organisasi mampu memaksimumkan kesahihan dan keselamatan transaksi dalam talian mereka tanpa meletakkan beban aliran kerja yang meletihkan dan kompleks kepada pelanggan atau pekerja mereka.

Adakah e-Tandatangan sah di sisi undang-undang?

Mari kita mulakan dengan asas—dokumen yang ditandatangani secara elektronik mempunyai pengiktirafan undang-undang yang sama seperti yang ditandatangani dengan pen biasa.

Sebahagian besar daripada usaha ini adalah kerana Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Nasional (E-SIGN), yang telah digubal di AS pada tahun 2000. Pada asasnya, Akta E-SIGN mengatakan bahawa perjanjian, kontrak, transaksi dan dokumen lain yang ditandatangani secara elektronik tidak seharusnya ditolak kesahihannya hanya kerana ia tidak wujud di atas kertas.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang keselamatan e-Tandatangan, pastikan anda lawati Pusat Amanah Dropbox Sign (sebelum ini HelloSign).

4 cara untuk kesahan dan keselamatan maksimum menggunakan perisian e-Tandatangan

Sama ada anda memilih untuk membina pelantar e-Tandatangan anda sendiri (anda mesti mempunyai pasukan teknologi yang hebat!) atau bekerjasama dengan pembekal yang pakar dalam perisian e-Tandatangan (Untuk pengetahuan, Dropbox Sign telah dinamakan sebagai alat e-Tandatangan yang paling mudah untuk dilaksanakan selama beberapa tahun berturut-turut), amat penting untuk anda menggunakan penyelesaian dengan langkah kesahan dan keselamatan yang kukuh untuk melindungi klien dan transaksi anda yang paling berharga.

Keselamatan

Dengan Dropbox Sign, semua komunikasi anda dilindungi oleh penyulitan Keselamatan Lapisan Pengangkutan (TLS). Setiap dokumen disimpan di belakang tembok api dan disahkan terhadap sesi pengirim setiap kali ia diminta. Dokumen juga disulitkan dengan kekunci unik—setiap satu disulitkan dengan kekunci induk yang diputar secara tetap. Jadi walaupun seseorang dapat memintas keselamatan fizikal, mereka masih tidak dapat menyahsulit data anda.

Bercakap tentang keselamatan fizikal, kami menyimpan data kami dalam pusat data yang diperakui SOC 1 Jenis II, SOC 2 Jenis I dan ISO 27001. Akses ke pusat data dikawal ketat oleh kakitangan keselamatan yang dilengkapi dengan pengawasan video, pengesahan berbilang langkah dan sistem pengesanan pencerobohan yang canggih.

Jejak audit terperinci

Jejak audit memastikan bahawa tindakan pada dokumen elektronik dijejaki dengan teliti dan dicap masa serta boleh membantu anda mengetahui sama ada dokumen tersebut pernah diubah suai atau diusik tanpa pengetahuan anda.

Dropbox Sign mencipta jejak transaksi yang menyeluruh dan tidak boleh diedit antara pihak yang menandatangani untuk memastikan setiap e-Tandatangan dan dokumen digital mempunyai jejak audit.

Untuk memberikan anda sejarah transaksi,  kami menjejaki dan cap masa pelbagai maklumat—termasuk maklumat IP dan UserAgent—dari saat dokumen diserahkan untuk ditandatangani hingga apabila ia ditandatangani dan dilengkapkan. Untuk memastikan bahawa sebarang gangguan log transaksi anda dapat dikesan, kami memproses setiap transaksi dengan teknologi pencincangan. Ini menyediakan "salinan" bagi setiap versi dokumen yang anda boleh gunakan untuk perbandingan sekiranya versi yang boleh dipersoalkan muncul.

Ini adalah semua acara yang perisian e-Tandatangan Dropbox Sign jejaki untuk mencipta jejak audit terperinci.

Gabungkan jejak audit terperinci dengan pengesahan (yang akan dibincangkan seterusnya!) dan anda bersedia untuk memberikan rekod setiap kali seseorang mengakses, menyemak, dan menandatangani dokumen.

Pengesahan menyeluruh

Untuk memaksimumkan kesahan dan keselamatan, pelantar e-Tandatangan anda perlu mengambil langkah utama ke arah mengesahkan jika seseorang pengguna adalah tulen sebelum mereka dibenarkan melaksanakan tandatangan atau malah mengakses  dokumen.

Lazimnya, menangkap alamat IP mereka dan membuktikan seseorang mempunyai akses kepada akaun e-mel dan/atau nombor telefon tertentu sudah mencukupi untuk menyambungkan mereka ke komputer dan perisian yang digunakan semasa e-Tandatangan dibuat.

Apabila menggunakan Dropbox Sign, sesiapa yang menandatangani dokumen mesti sama ada mempunyai maklumat log masuk untuk Dropbox Sign atau telah menerima permintaan untuk tandatangan melalui e-mel. Untuk memastikan tiada sesiapa boleh mengakses akaun pengguna Dropbox Sign tanpa kebenaran untuk menandatangani atau menghantar dokumen dengan cara menipu, semua maklumat pengguna termasuk nama pengguna dan kata laluan disulitkan. Kami juga berusaha untuk menghalang orang lain daripada mengakses atau menggunakan akaun anda dengan sesi tamat masa dan menghantar e-mel kepada anda setiap kali kontrak dihantar kepada, diterima oleh atau ditandatangani oleh akaun anda.

Tambahan pula, kami membenarkan pengguna menyediakan pengesahan dua faktor yang memerlukan kemasukan kod unik yang dihantar ke peranti mudah alih bersama-sama nama pengguna dan kata laluan mereka. Pengguna juga mampu membolehkan kod 4 hingga 12 digit yang mesti dimasukkan oleh penandatangan untuk melihat atau menandatangani dokumen. Semua data pengesahan yang diberikan oleh pengguna kepada Dropbox Sign disulitkan dan kata laluan dicincang dengan algoritma pencincang dan ubahan yang mudah suai.

Langkah pematuhan teliti

Kegagalan mematuhi peraturan pematuhan yang berkaitan boleh mengakibatkan tindakan yang akan diambil daripada denda yang mahal kepada pendakwaan dan juga hukuman penjara. Mengapa mengambil risiko keselamatan—atau hasil dan masa depan—perniagaan anda pada standard keselamatan maklumat yang kurang teliti?

Di Dropbox Sign, kami melindungi klien kami dengan membina pemproses dalaman yang memastikan pelantar e-Tandatangan kami mematuhi standard yang mungkin mengawal perniagaan anda.

Dropbox Sign mematuhi:

  • ‍SOC 2 Jenis II
  • ISO 27001 dan ISO 27018
  • HIPAA
  • Akta E-SIGN A.S. tahun 2000
  • Akta Transaksi Elektronik Seragam (EUTA) 1999
  • Peraturan EIDAS baru untuk EU 2016 (Peraturan EU 910/2014), yang menggantikan Arahan EC/1999/93 Eropah terdahulu
  • Privacy Shield
  • Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR)

Hubungi kami dan kami akan membantu anda menentukan sama ada Dropbox Sign ialah pelantar e-Tandatangan yang sesuai dengan keperluan keselamatan dan kesahan anda.

Seimbangkan kesahan, keselamatan dan pengalaman pengguna dengan Dropbox Sign

Di Dropbox Sign, kami komited dalam membantu organisasi menemukan penyelesaian e-Tandatangan yang menyediakan kemudahan penggunaan dan keselamatan yang cemerlang. Kebolehgunaan penting bagi pelanggan anda—tetapi dengan mengambil langkah keselamatan, audit, pengesahan, dan pematuhan yang teliti adalah penting bagi anda dan kesahan perniagaan yang anda kendalikan secara dalam talian.

Berita baik, anda tidak perlu memilih antara kebolehgunaan, keselamatan, atau kesahan lagi. Seimbangkan pengalaman pengguna yang menarik dengan ciri undang-undang dan keselamatan yang lebih kukuh apabila anda bekerjasama dengan Dropbox Sign—pelantar hebat yang memenangi anugerah dan memenuhi keperluan semua orang daripada perniagaan kecil hingga organisasi perusahaan.

PENAFIAN: Maklumat di laman web ini bertujuan sebagai maklumat sahaja dan tidak bertujuan untuk berkhidmat sebagai nasihat undang-undang. Sekiranya anda mempunyai soalan undang-undang, sila berunding dengan peguam anda.

Lihat cara Dropbox Sign boleh menguasakan aliran kerja e-Tandatangan anda dengan selamat.

Ketahui lebih lanjut tentang Dropbox Sign