人事（HR）の主な仕事は人材を管理することですが、それは大量のドキュメントを扱うことを意味します。 パソコン上であっても現実世界であっても、ドキュメント管理の計画が必要です。
ドキュメントの整理はそれほど楽しいことではありませんが、プロセスの多くの部分を自動化できます。 しっかりした計画を立てれば、法律を守りながら、日常的な作業の時間を節約できます。
それでは始めましょう。
人事ドキュメント管理とは
人事ドキュメント管理とは、会社のすべての書類とファイルの経過を管理することです。 これには、人事ドキュメントの作成、ファイリング、並べ替え、保存、検索（または削除）が含まれます。
これらのドキュメント管理タスクはそれぞれ、中小企業であろうと大規模な多国籍企業であろうと、企業情報のセキュリティとコンプライアンスを保証する方法で実行する必要があります。
人事ドキュメント管理が重要な理由
効果的なドキュメント管理により、従業員のファイルをシームレスに検索、保存、管理できるようになります。 これは安全なドキュメント ストレージのために欠かせないパートナーであり、人事プロセスに革命をもたらします。
ドキュメントが正確で、見つけやすく、安全であることにより、チームは自分たちの職務上の権利と義務に関する情報をどこで見つければよいかを知ることができます。 最近では、クラウドベースのシステムがこの作業の主な方法となっています。
堅牢な人事ドキュメント管理システムを導入していれば、従業員は自分の機密性の高い個人情報が安全に保管されていることに安心でき、従業員の全体的な満足度にプラスの影響を与えます。
人事ドキュメント管理システムを使用する理由
優れた管理システムを使用すると、多くの作業を自動的に行うことが可能になるため、時間を節約できます。 それは、次のような作業を手伝ってくれる自動事務アシスタントがいるようなものです。
- 生産性の向上 - ドキュメント管理システムを使用すると、フォルダー、アプリ、タブの間を飛び回る必要なく、必要なファイルを検索できます
- 一元化と合理化 - デジタル人事ドキュメント管理ツールは、ファイルを 1 か所に保管し、アクセスが必要なすべての人の作業を容易にします
- 追跡とレポート - 機密情報を自動的に追跡してレポートし、コンプライアンスを確保し、重要な規制基準を簡単に満たすことができます
- セキュリティの維持 - Dropbox の世界クラスのセキュリティ機能によりデータの安全性が確保され、問題が発生した場合に備えてデバイス用のバックアップも用意されます
- ファイルとフォルダの共有 - 内部または外部を問わず、ドキュメントをパスワードで簡単に保護したり、ファイルとフォルダ共有管理機能でアクセスを管理したりできます
- ダーク ウェブの監視 - ドキュメント管理システムとして Dropbox を使用している場合、パスワードの漏洩が発生していないかどうか、ダーク ウェブを監視します。
効率を高め、コンプライアンスを確保し、機密データを簡単に保護できます。これらは、Dropbox を究極の人事ドキュメント管理ソリューションとして使用する理由のほんの一部です。
人事ドキュメント管理システムを設定する方法
1. 関連ドキュメントを特定する
さまざまな部門の同僚は人事ファイルを見る必要はありません。 また、人事部門の所属だからといって、組織内のすべてのファイルを見る必要があるわけではありません。
組織内で使用する次のようなさまざまな種類の人事ドキュメントをマップします。
- ウェルカムパックやハンドブックなどを含む従業員向けのドキュメント
- 従業員契約
- 会社の方針
- 医療記録および障害記録
- 休暇申請
- 給与記録
- トレーニング資料
- 求人広告、候補者の履歴書、面接のメモなどの採用ドキュメント
- 新しい従業員の記録と資料
- パフォーマンス レビュー ファイル
- 給与情報
- 福利厚生情報
分野によっては、安全プロトコルや製品トレーニング資料など、他の多くの種類のデジタル人事ドキュメントを扱っている場合もあります。したがって、これはあくまでも概要的なガイドです。
2. アクセス ニーズを定義する
会社のすべての社員が人事ドキュメントのすべてにアクセスする必要があるわけではありません。 ドキュメントを管理するときは、次の点を確認してください。
- アクセスできるのは誰か？ 全社員？ マネージャー？ 人事部のみ？
- このファイルの使用頻繁は高いか低いか？ 最も必要なのはいつか？
- このファイルにどのようにアクセスするのか？ 自席で、外出先で、それともモバイルで？
- 編集するのか、それとも閲覧するだけか？
まとめると、誰が、いつ、何を必要とし、ドキュメントを安全かつ適切に維持する方法について考えます。このステップは、ユーザーが必要なアクセス権のみを持つようにするために重要です。
3. セキュリティ要件を定義する
このステップはステップ 1 と似ていますが、多少異なります。 ここではコンプライアンスが重要です。 以下について検討します。
- このファイルは医療記録のような法的に保護された情報か？
- このファイルは一定期間保存する必要があるか？
詳細を確認できたら、次の 1 つ以上の操作を行ってルールを設定します。
- ファイルをパスワードでロックする
- ファイル共有を厳しく管理する
- アクティビティ レポートであらゆる移動を追跡する
- データを検証し、透明性の高い監査証跡を維持する
セキュリティ ニーズを固めることで、ドキュメントが安全かつ準拠した状態に保たれ、安心してファイルを管理できるようになります。
4. 同僚と戦略を共有する
これでほぼ完了ですが、注意してください。人事ドキュメント管理システムが機能するには、人事部門が協力してシステムを更新し続ける必要があります。全員が自分の役割と責任を認識していることを確認してください。
使いやすくするためにすべてを 1 か所にまとめておくことも重要です。これにより、共同作業の環境が促進され、ドキュメント ワークフローがさらに効率化されます。
重要なドキュメントについては、動画または画面録画を使用してコンテキストを追加してください。
人事ドキュメント管理のベスト プラクティス
まず、この非常に効果的かつ効率的な戦略を人事のワークフローに組み込みます。
次に、この戦略をできるだけ早く従業員に導入し、オンボーディングの段階でトレーニングを提供することが重要です。
さらに、最も重要なファイルの自動バックアップを実装することが不可欠です。
そして、1 年に 1 回人事ドキュメント ファイルを見直して、計画が順調に進んでいることを確認するようにしましょう。物事を順調に進める、場合によっては小さな調整を加えることを常に心がけましょう。
合理的かつ安全な人事ドキュメント管理
Dropbox は人事部門の仕事に役立ちます。 重要なのは、ドキュメントの管理、保管、共有を簡単にし、日々の作業をスピードアップするための適切なツールをチームに提供することです。
人事チームは共有ドキュメントからインサイトを得たり、分析したりすることもできるため、共有している重要なファイルを誰が使用しているのか、あるいは単にチェックアウトしているのかを確認することもできます。 非常に便利な機能です。
合理的かつ安全な人事ドキュメント管理を簡単に行えます。