集中する方法

個人やチームの集中が持続する時間を増やすためのヒントを活用して、職場での集中力を高める方法をご紹介します。

集中力を高めて維持する方法

注意散漫になりやすいマルチタスク処理が何週間も続くと、深夜まで終わらない作業と睡眠不足の無限ループから抜け出せなくなります。そして、重要なタスクのために注意力を長時間維持しなければならないときも、思うように集中することができません。仕事に集中する力を高める方法を知っていることは重要なスキルですが、すでに燃え尽きてしまった状態で、その能力を発揮できるでしょうか。

子供のころ教室でじっとしていられないタイプだったか、読書好きですんなり集中できるタイプだったかにかかわらず、職場で集中力を維持することは大人でも困難なときがあります。

しかし今となってはすべて自分次第です。職場環境での時間管理、意思決定、集中力を維持するための自己管理は自分の責任です。集中力の低下は、チームの大小にかかわらず悪影響を与える可能性があります。またフリーランサーや中小企業の経営者として、複数のプロジェクトをこなしながら仕事に集中する方法を知ることは、業務に費やした時間に見合う成果を出すことにつながります。

タスクがこなせるように集中力を高めることは、それ自体が満足のいく成果であるとも言えます。パフォーマンスの向上を実感するだけでなく、全体的なライフスタイルも良い方向に変化することに気づくかもしれません。釣り合いの取れない「ワークライフ バランス」は、従業員の不満の主な要因としてよく引き合いに出されます。ワークライフ バランスの状態を重視するより、生産性の向上が理想のワークライフ バランスを実現する鍵となり得ることが実際に研究で明らかになっています。そして集中力の向上は、自宅から始めることができます。

睡眠の質を上げて集中力を高める方法

プロジェクトの完成、商談の成立、たまった書類作業の処理など、目指す仕事が何であれ質の高い睡眠は欠かせません。疲れきった状態では何も達成できないか、少なくともうまくいくことはないでしょう。睡眠が仕事の生産性に影響を与えることは十分に実証されています。また、世界で最も生産性の高い天才たちの多くが、エネルギーを維持するためにパワー ナップを取っているのも不思議なことではありません。チームを率いる立場にある場合、午後の貴重な時間を昼寝に費やすのは贅沢かもしれません。しかし、いずれにせよ毎晩必要な睡眠時間は確保する必要があり、昼間に空き時間を見つけるのも賢明です。例えばチームが遠隔地や複数のフロアに散在する場合、プロジェクトを順調に進めるために各部署やデバイスの間を走り回りたい気持ちに駆られるかもしれません。しかし幸いなことに、Dropbox を利用すればどちらも必要なくなります。また、5 分間座って考えをまとめるだけでも、集中力と脳の健康に驚くほどの効果があります。

睡眠は 1 日の仕事が終わった後に、心と体の休息や回復に必要な時間を与えてくれます。平均的な成人の推奨される睡眠時間は 1 晩に 7 時間から 9 時間です。これより少ないと睡眠不足になる可能性がありますが、寝過ぎても同様にエネルギー レベルが低下することがあります。残業すれば作業量をこなすのに役立ち、睡眠は週末に取り戻せるように思えますが、最終的にその直感とは逆の結果になります。

毎晩、適切な睡眠衛生を守るよう心がけましょう。寝る前の電話やメールを禁止し、可能な場合はスマートフォンを別室に置いてください。ただリラックスして緊張をほぐすためだけに時間を使いましょう。1 日の終わりに心のエネルギーを完全に取り戻すと、翌朝は十分に休息が取れた状態で仕事に臨むことができます。

気づきの思考で仕事に集中する方法

「ディープ ワーク」や「意識的な練習」などの概念は、自分の心を制するという考えに基づいています。生産性の鍵として急速に注目を集めているのは、マインドフルネスの実践です。

ゴルファーが何度もスイングを練習しているところを思い浮かべてください。マインドフルネスがなければ、ゴルファーは 1 日の目標回数に達するまでスイングを繰り返すことに力を入れるため、スイングの動作は自動で実行される習慣にすぎません。意識的な練習では、すべてのスイングを分析して、1 回目のスイングから 2 回目に移る間でさえ小さな改善が見られるように意識する必要があります。

職場はゴルフ コースではないかもしれませんが、同じルールが当てはまります。出社して純粋な意志の力と高いエネルギー レベルで思いどおりの 1 日(これは現実的ではありません)が保証されることを期待する代わりに、1 日の細かい区切りに注意を向けてください。

毎朝同じ時間に目を覚ましますか?入浴や身支度に十分な時間をかけていますか?朝食を楽しみ、低血糖にならないような食事を摂るのに十分な余裕がありますか?答えが「いいえ」の場合、集中力の向上はそこから手を付けることになります。方法は簡単です。つまり朝の習慣を改善するだけで、職場での集中力を高めることができるのです。

「ディープ ワーク」にも同じような効果があります。これは、注意力を低下させる要因を取り除いた後、タスクに集中することです。寝る前のスマートフォンを禁止する努力をしていて、目覚めの習慣が規則正しいなら、ワークロードの管理にも同じ考え方を簡単に応用できます。そこからさらに、生活を向上させるこのような変化をチームが採り入れられるようにすることもできます。

マインドフルネスは、良い習慣を身に付けながら悪い習慣に気づき、それを克服する準備を整えるのに役立ちます。これは生産性の向上に欠かせない手段です。必死になって急いで出勤し、空腹のまま落ち着きなく到着したのであれば、職場で充実した 1 日を過ごす準備ができているはずもありません。

デジタル ツールによる仕事の生産性向上

日常習慣の基礎から集中力の向上を始めたら、外部ツールの導入を開始することもできます。就業時間外の睡眠については各自の責任ですが、デジタル ツールを利用することで、個人やチームの集中力を維持し、職場での連携を強化できます。

Dropbox Business を使ってチームをつなぐことが、その目標達成に役立ちます。チーム メンバーのファイルを探すためにフォルダ、ウィンドウ、デバイス間を何度も移動することも、各部門を駆け回ってメンバーを探すこともなくなります。時間が重要なら、Dropbox が基本的なデジタル ハブとなり、必要なものをすべて 1 か所で確認できます。デジタル ツールは、時間管理やチーム管理をサポートする優れた機能を提供するだけでなく、説明責任の強化にも役立ちます。Dropbox Spaces(スペース)でファイルを操作してチーム メンバーへのコメントを追加すれば、誰が何に取り組んでいて、どのタスクが最も緊急性が高いかを把握できます。

「メモを見落とした」という言い訳はもう通用しません。そして途中で世間話に気を取られながら、誰が何をしているのかを把握するためにオフィスを駆け回って時間を無駄にする必要もありません。完全に集中できれば、実際に仕事を楽しみながら、自由に生産性を発揮できます。

デジタル デトックスを試す

デジタル ツールには素晴らしい面もありますが、SlackTrello などの生産的な作業ツールと、ソーシャル メディアやテキスト メッセージのようなデジタルの雑音とを同様に扱うことはできません。職場の生産性は、その瞬間に集中し、力を注ぐことにかかっています。友だちやフォロワーをミュートすることで、生産性を低下させる注意散漫要因を即座に解消できます。「ちょっと覗いてみよう」という罠に引っかからないようにしてください。メッセージを見てあれこれ考え、気を取られる必要はないのです。

午前 9 時の主な関心事がソーシャル メディアのニュースフィードである場合、受信トレイに最新のスプレッドシートが届く 9 時 5 分には仕事へのモチベーションを失っています。これと同じことが、日常的に何百もの異なるプログラムを使用している場合に起こる可能性があります。一方、Dropbox のスマート ワークスペースでは、重要なアプリやファイルのすべてに 1 か所からアクセスできるため、アプリやプラットフォームを何度も切り替える必要がなくなります。ファイルを Slack からチームの Trello ボードに直接ドロップするだけなので、ブラウザのタブを探し回る必要もありません。Dropbox なら、連携を保ちながら、気が散る要因を排除できます。

コラボレーションと意見交換

コラボレーションは、人が集中力を失いがちになるもう 1 つの要因です。メンバーが十数人のチームで問題なく作業していたとしても、絶え間ない通知や質問で集中力が常に阻害されます。しかし適切な生産性向上ツールを使用すれば、グループ ワークは煩わしいものではなく、エキサイティングで楽しいものになります。Dropbox では、チームとのつながりを維持し、さまざまなアプリやデバイス間でコメントや作業の割り当てができるため、チーム プレイが習慣づけられます。Dropbox Paper ドキュメントを作成してチームで編集し、期限を設定し、ファイルを安全にリクエストし、すべてのワークフローを合理化して完全に可視化することで、メンバー全員が何をしているかを正確に把握できます。生産性の向上により、負荷の高い日でも短い休憩を取って態勢を立て直すこともできます。また、単独で作業している場合は、これらのツールで To-do リストの内容をすべて把握しながら、クライアントを招待してフィードバックを共有することも安全に実施できます。

大切なことに集中する

集中力を高める方法を知りたい場合、集中が仕事のみに存在するものではないことを理解することが重要です。朝、目覚まし時計が鳴った瞬間から、夜、眠りに落ちる瞬間まで、日常生活の中でマインドフルネスを実行することを学ぶと、集中力を劇的に向上させることができます。最終的には、今よりもはるかに仕事が得意になり、チームの能力を最大限に引き出せるようになります。そしてもっと楽しめるようにもなるでしょう。

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