La tecnologia, e i modi in cui influenza le nostre abitudini lavorative, è in perenne evoluzione.
Non sorprende che il 58% dei lavoratori negli Stati Uniti, approssimativamente 92 milioni di persone, sia in grado di lavorare da remoto a tempo parziale o a tempo pieno. Oppure che, secondo la stessa ricerca, la flessibilità nel regime lavorativo è una delle tre principali motivazioni che spingono i professionisti a cercare un nuovo lavoro.
Cosa accade, però, alla creatività e alla collaborazione se ci allontaniamo sempre più dai nostri colleghi e trascorriamo meno tempo stando fisicamente insieme? È davvero possibile accendere la stessa scintilla fissando una webcam dal proprio ufficio domestico?
In sintesi, sì. Di fatto, il lavoro ibrido ha portato a una rapida evoluzione e ottimizzazione degli strumenti per la collaborazione in team in modo da soddisfare la crescente domanda.
Quindi, come si favorisce la collaborazione nella nuova era, così poliedrica da un punto di vista digitale? In questa guida, spieghiamo tutto ciò che occorre sapere sugli strumenti di collaborazione come Dropbox Paper e forniamo qualche pratico consiglio per provare oggi stesso con il proprio team.
Prima di entrare nel merito, vediamo innanzitutto un concetto di base: cos'è la collaborazione sui documenti?
Cos'è la collaborazione sui documenti?
La collaborazione sui documenti si riferisce a un sistema di accesso condiviso che consente ai membri del team di apportare il proprio contributo e modificare insieme i documenti. Esempi di tipi di documenti collaborativi sono i seguenti:
- Calendari
- Fogli di calcolo
- Elenchi di cose da fare
- Note delle riunioni
- Brainstorm
- Parti di contenuti come bozze di articoli
Una piattaforma basata su cloud per la collaborazione sui documenti, come Documenti Google o Dropbox Paper, aiuta a semplificare la gestione del progetto da parte dei team remoti. Anziché ricorrere a un laborioso processo di modifica e condivisione dei documenti attraverso una serie di messaggi tramite e-mail o app di messaggistica, tutti i collaboratori possono modificare, assegnare attività e apporre note su un singolo documento.
Uno strumento di gestione dei documenti come Trello, o uno spazio di archiviazione cloud in Dropbox, migliora questo processo fornendo una base di conoscenze centralizzata in cui l'intero team può accedere ai documenti e collaborare.
Perché collaborare su documenti?
In molte aziende di oggi, nelle quali si registra un aumento del lavoro a distanza e ibrido, disporre di uno spazio di lavoro principalmente digitale comporta migliorare la produttività e l'efficienza. In questo contesto, un software per la collaborazione sui documenti aiuta i team a condividere facilmente documenti affinché ognuno possa lavorarci, a ottimizzare i carichi di lavoro e ottenere un risultato migliore.
Le ragioni per cui la collaborazione sui documenti contribuisce a migliorare il flusso di lavoro del team sono molteplici. Di seguito ne citiamo qualcuna:
- Consente la connessione e l'integrazione di team distribuiti o remoti
- Migliora la condivisione di conoscenze e la comunicazione tra i membri del team
- La collaborazione in team su documenti relativi a progetti può stimolare l'impegno del team
- Migliore organizzazione e gestione delle attività grazie al fatto di non dover scorrere lunghe serie di e-mail per trovare il documento che si cerca o di non dover accorpare più versioni di un documento in un unico file!
- Un approccio principalmente digitale riduce la documentazione cartacea e semplifica la condivisione di file di diversi formati e su molteplici dispositivi
- Una funzionalità più avanzata consente di salvare automaticamente i cambiamenti e tenerne traccia e di monitorare in tempo reale gli aggiornamenti dei documenti nella cronologia delle versioni, facilitando così l'individuazione di sviste o errori e il passaggio a versioni precedenti del documento.
Incoraggiare la modifica collaborativa dei documenti all'interno del proprio team
A seconda del tipo di azienda, le possibilità di collaborazione sono infinite. Lavori in un team creativo? Utilizza un documento condiviso per far emergere e scambiare idee e per svilupparle. Lavori in un settore in cui i dettagli e la precisione sono fondamentali? Utilizza gli strumenti di collaborazione per la verifica reciproca dei lavori durante il processo di controllo qualità.
Sebbene i casi d'uso degli strumenti di collaborazione siano molteplici, esistono alcuni modi comuni per integrare la collaborazione nell'organizzazione del proprio team. Alcuni di essi sono, ad esempio, i seguenti:
- Migliorare il proprio flusso di lavoro, integrando il processo con sessioni di controllo qualità e revisione reciproca del lavoro, aggiungendo commenti e note su documenti laddove necessario
- Gestire i progetti in modo efficiente con l'assegnazione reciproca di compiti, in modo da non saltare dettagli del progetto
- Mantenere l'allineamento di tutti attraverso file di progetto centrali, creando documenti "vivi", come tabelle di marcia e calendari, in modo che tutti i membri del team siano a conoscenza di cosa si stia facendo e quando
Strumenti collaborativi da utilizzare
Grazie alla tecnologia dello spazio di archiviazione cloud, gli strumenti collaborativi stanno diventando onnipresenti.
Tre esempi di app più note per l'elaborazione collaborativa di testi sono:
- Dropbox Paper: elaborazione di testi semplice, pratica e che non richiede sforzi
- Documenti Google: parte dell'ecosistema di Google Workspace
- Microsoft Word: parte dell'ecosistema di Microsoft Office 365
Per i team che lavorano su molteplici app, passare costantemente da un ecosistema all'altro può compromettere il flusso di lavoro e la produttività complessiva.
Non sarebbe utile riunire i molteplici ecosistemi in modo da poter collaborare sui documenti indipendentemente dal sistema nel quale sono stati creati?
Si dà il caso che lo spazio di archiviazione cloud Dropbox consenta di fare proprio questo.
Indipendentemente dal documento sul quale si sta collaborando, che si tratti di un documento Word, un Documento Google o un file in Dropbox Paper, possono essere tutti creati e archiviati all'interno di Dropbox.
Finalmente tutti i file si trovano in un'unica posizione.
Caratteristiche da ricercare negli strumenti per la collaborazione sui documenti
Dopo aver visto alcuni strumenti di collaborazione comuni, vale ora la pena di analizzare in che modo scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.
Le esatte funzionalità per la collaborazione di cui ha bisogno il proprio team dipendono da una serie di aspetti, tra cui il tipo di documento sul quale si lavora, i requisiti del progetto e le priorità.
Indipendentemente dalle esigenze specifiche, è opportuno prendere in considerazione e verificare la presenza di alcune funzionalità fondamentali per la collaborazione:
- Salvataggio automatico, in modo da non perdere modifiche al momento della chiusura del documento
- Facilità d'uso, interrogandosi sul fatto se le opzioni avanzate siano davvero necessarie o se creerebbero solo confusione e incoerenza
- La possibilità di incorporare e trascinare diversi contenuti multimediali nel documento, come immagini, video e GIF
- Una libreria di contenuti centralizzata che semplifichi l'individuazione da parte di tutti i membri del team del documento corretto su cui lavorare
- Modelli personalizzabili
- Notifiche che avvisino i membri del team di nuove attività sul documento che necessitano un'azione da parte loro o di cui devono essere a conoscenza
- Aggiornamenti in tempo reale
- Cronologia e controllo delle versioni
- Controlli degli utenti e delle autorizzazioni ai file
- Accessibilità da dispositivi mobili e da computer fissi, con app sia per dispositivi iOS che Android
- Sicurezza
- Sincronizzazione tra i diversi utenti e dispositivi
- Funzionalità di collaborazione ulteriori, come la possibilità di rivolgersi specificamente a qualcuno o assegnare compiti a membri del team
La collaborazione sui contenuti e la modifica di documenti di Dropbox Paper consente di condividere con il proprio team tutti i tipi di contenuto, da tabelle, GIF animate, emoji e file, a clip SoundCloud e collegamenti a YouTube, in un unico documento.
Mantieni tutti sincronizzati
Un punto deve essere chiaro: al lavoro, la collaborazione è fondamentale, ma disporre degli strumenti giusti è altrettanto importante. Con Dropbox, il team dispone di un unico spazio per tutte le esigenze di collaborazione sui contenuti.
Grazie alla flessibilità di Paper, il team viene guidato in ogni fase del processo di collaborazione sui documenti. Le funzionalità di collaborazione e di modifica dei documenti di Paper consentono di condividere con colleghi e collaboratori tutti i tipi di contenuto in un unico documento.