Migliorare l'attenzione e ottimizzare la concentrazione
Chi non ha trascorso notti insonni e giornate annebbiate dopo settimane all'insegna del multitasking, per poi aver bisogno, un giorno, di tutta l'attenzione possibile per un'attività molto impostante? Sapere come concentrarsi sul lavoro rappresenta una competenza fondamentale, ma come fare quando si è arrivati al limite?
Mantenere la concentrazione sul lavoro può rappresentare una grande sfida per chiunque: dal ragazzino scalmanato che non riusciva a stare fermo sui banchi di scuola al topo da biblioteca.
In un ambiente lavorativo, la gestione del tempo, il processo decisionale e il livello di concentrazione sono elementi che tutti i lavoratori devono imparare a tenere sotto controllo. I cali di concentrazione possono influire negativamente sui team, a prescindere dalla loro dimensione. Mentre per i freelance o i titolari di piccole aziende, sapere come mantenere la concentrazione mentre si gestiscono più progetti consente di raggiungere esattamente i risultati attesi.
Ottimizzare la concentrazione per migliorare le attività può essere decisamente gratificante. Non solo ne gioveranno le prestazioni, ma anche lo stile di vita generale. Sembra che una delle cause di insoddisfazione maggiore dei dipendenti derivi proprio da una mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata. Studi hanno infatti dimostrato che l'aumento della produttività potrebbe essere fondamentale per il suo perfezionamento. E, naturalmente, il processo di ottimizzazione della concentrazione inizia a casa.
Come ottimizzare la concentrazione e le ore di sonno
La qualità del sonno è fondamentale, a prescindere dagli obiettivi da raggiungere, tra cui completare un progetto, chiudere un contratto, recuperare gli arretrati amministrativi. Essere esausti non porta da nessuna parte, né dal punto di vista quantitativo né da quello qualitativo. Non è un segreto che il sonno influisca sulla produttività. Non sorprende che la maggior parte dei geni più produttivi al mondo si concedano dei sonnellini rigeneranti per mantenere sempre alto il livello di energia. I responsabili dei team forse non sempre possono permettersi dei sonnellini pomeridiani, ma, in tal caso, dovrebbero riposare bene di notte. I team da remoto o distribuiti su più piani potrebbero far correre i responsabili da un reparto all'altro o da un dispositivo all'altro per consentire loro di mantenere tutto sotto controllo. Fortunatamente, con Dropbox tutto questo non è necessario e anche sedersi per cinque minuti e raccogliere i pensieri potrebbe fare la differenza per il cervello e la salute mentale di chiunque.
Le ore di sonno forniscono a mente e corpo il tempo necessario per recuperare al meglio dopo una giornata lavorativa. Un adulto dovrebbe dormire in media dalle sette alle nove ore per notte. Dormire di meno potrebbe comportare una riduzione del sonno, mentre eccedere ridurrebbe i livelli di energia. Anche lavorare più del dovuto durante la settimana per portare a termine tutti i carichi di lavoro e pensare di recuperare il sonno durante il fine settimana potrebbe essere controproducente.
È importante rispettare una routine del sonno appropriata ogni notte. A tal fine, sarebbe opportuno evitare telefonate e messaggi prima di andare a letto e, se possibile, tenere il telefono in un'altra stanza. Unico obiettivo: staccare dal lavoro e dedicare il proprio tempo al relax. Un pieno recupero delle energie mentali al termine della giornata consentirà di svegliarsi ben riposati e pronti ad affrontare la giornata lavorativa successiva.
Come concentrarsi sul lavoro con il pensiero consapevole
Concetti come "Deep Work" e "Deliberate Practice" si basano sull'idea del controllo della propria mente. La piena acquisizione della consapevolezza è fondamentale per la produttività.
Pensiamo a un giocatore di golf che prova e riprova uno swing. Senza consapevolezza, l'azione dello swing non sarebbe altro che un'azione ripetuta automaticamente un tot di volte al giorno. Il concetto di "Pratica deliberata" (Deliberate practice) richiede che ogni singolo swing venga analizzato, in modo da rilevare i cambiamenti già dal primo al secondo swing tramite piccoli incrementi intenzionali.
L'ambiente di lavoro non è un campo fa golf, ma vale la stessa regola. Invece di andare in ufficio e sperare che la propria forza di volontà e i livelli di energia siano sufficienti per garantire una giornata lavorativa di successo (approccio non realistico), sarà opportuno analizzare attentamente ogni singolo segmento della giornata lavorativa.
L'ora della sveglia è sempre la stessa? Il tempo impiegato per lavarsi e vestirsi è sufficiente? Il tempo dedicato alla colazione consente di consumare un pasto equilibrato che non sia un concentrato di zuccheri? Se la risposta è no, il processo di ottimizzazione deve iniziare da qui. Niente di più facile. Regola di base: si può ottimizzare la concentrazione sul lavoro semplicemente migliorando la routine mattutina.
"Deep Work" funziona allo stesso modo e si riferisce al perfezionamento di un'attività dopo aver eliminato le distrazioni. Dopo aver eliminato l'uso del telefono prima di andare a letto e migliorato la routine mattutina, basterà trasferire la stessa mentalità alla gestione dei carichi di lavoro e, da qui, fare in modo che tutto il team adotti questi cambiamenti, che miglioreranno anche le loro vite.
La consapevolezza consente di interrompere le cattive abitudini e sostituirle con abitudini buone e sane. Si tratta del modo migliore per ottimizzare la produttività. D'altra parte, arrivare al lavoro di corsa, affamati e dopo un estenuante viaggio da pendolare non permetterà di iniziare la giornata lavorativa al meglio.
Migliorare la produttività sul lavoro grazie agli strumenti digitali
Una volta avviato il processo di ottimizzazione delle abitudini quotidiane, sarà possibile introdurre qualche strumento esterno. Se da un lato ognuno è responsabile delle proprie ore di sonno al di fuori dell'orario lavorativo, l'utilizzo degli strumenti digitali consente di ottimizzare la concentrazione di tutto il team e l'organizzazione in ufficio.
Connettere i team con l'account per aziende Dropbox serve proprio a questo. Non sarà più necessario passare da una cartella all'altra o destreggiarsi tra finestre e dispositivi per trovare i file dei membri del team, né inseguirli tra i vari reparti dell'organizzazione. Risparmiare tempo è ormai essenziale e Dropbox può essere un hub digitale dove poter disporre di tutto ciò di cui si ha bisogno in un'unica posizione.
Invece di organizzare una riunione, puoi far risparmiare tempo a tutti con un video pre-registrato. Puoi creare, aggiungere una voce fuori campo, commentare e condividere facilmente con Dropbox Capture video, screenshot o GIF.
Niente più "Ho perso la nota". E niente più tempo perso a vagare per l'ufficio per cercare di capire chi si sia occupato di determinate attività e a farsi distrarre dalle varie conversazioni lungo il tragitto. Una volta acquisita la concentrazione necessaria, sarà possibile essere più produttivi apprezzando al contempo il proprio lavoro.
Detox digitale
Gli strumenti digitali sono grandiosi, ma c'è una differenza tra gli strumenti per la produttività lavorativa come Slack o Trello e le distrazioni digitali come i social media e le app di messaggistica. La produttività sul posto di lavoro è questione di impegno e presenza. Per eliminare all'istante le distrazioni che distolgono dalla produttività basta disattivare l'audio di amici e follower, senza cadere nella trappola "solo una sbirciatina", perché anche solo guardare un messaggio comporterebbe una distrazione.
Se alle 9:00 di mattina la bacheca dei social media rappresenta la preoccupazione maggiore, come si può pretendere di disporre dell'attenzione e della motivazione necessarie per gestire il foglio di calcolo aggiornato delle 9:05? Lo stesso si può dire per centinaia di programmi con cui si lavora ogni giorno. Tuttavia, l'area di lavoro intelligente di Dropbox fornisce a tutti i membri del team e ai responsabili un accesso centralizzato alle app e ai file più importanti, eliminando la necessità di passare continuamente da un'app e una piattaforma all'altra. Basterà trascinare un file da Slack direttamente nella bacheca Trello del team, senza dover scorrere le varie schede del browser. Con Dropbox sarà possibile sfuggire alle distrazioni rimanendo connessi.
Collaborare e ascoltare
La collaborazione rappresenta un'altra area in cui le persone tendono a perdere la concentrazione. Anche quando si lavora in modo impeccabile con un team composto da una dozzina di membri, le continue notifiche e domande costituiscono una distrazione. Ma con gli strumenti di produttività giusti, il lavoro di gruppo può essere divertente e stimolante. In Dropbox, è possibile rimanere connessi con il proprio team, commentare e assegnare il lavoro tra più app e dispositivi per rafforzare il lavoro di squadra. Dropbox Paper consente di creare e modificare contenuti a livello di team, impostare date di scadenza, richiedere in modo sicuro i file e ottimizzare il flusso di lavoro garantendo la visibilità necessaria per avere il massimo controllo sul lavoro di tutti. Ottimizzando la produttività sarà inoltre possibile introdurre brevi pause per riorganizzarsi nelle giornate più stressanti. Per chi invece non lavora in team, questi strumenti forniranno un aiuto fondamentale per mantenere il controllo su tutti gli elementi presenti nell'elenco attività, invitando al contempo i clienti a condividere il loro feedback.
Mantenere alta la concentrazione
Per sapere come migliorare la concentrazione è necessario capire che la concentrazione non serve solo sul lavoro. Una volta applicata la tecnica della consapevolezza nella vita quotidiana, dal momento in cui suona la sveglia al momento in cui si va a dormire, sarà possibile migliorare sensibilmente la propria capacità di concentrarsi. Il risultato finale? Maggior autoconsapevolezza sul lavoro, un team più efficiente e la riscoperta del piacere del proprio lavoro.
