La tecnica del pomodoro

Scopri come la tecnica del pomodoro può trasformare facilmente il flusso di lavoro di tutti i membri del team e ridurre al minimo le perdite di tempo.

Una persona intenta a lavorare su un'attività con un timer da cucina a forma di pomodoro sulla scrivania

Che cos'è la tecnica del pomodoro?

La tecnica del pomodoro è una soluzione di gestione del tempo ideata negli anni 1980 da Francesco Cirillo, all'epoca studente del college. La tecnica si basa su numerosi intervalli di tempo scanditi nel corso della giornata e deve il suo nome al timer da cucina a forma di pomodoro che Cirillo usava quando metteva a punto il suo metodo di gestione del tempo.

Pensata per essere semplice da implementare (pur ottenendo risultati eccezionali in termini di produttività), la struttura di base della tecnica del pomodoro è composta dai seguenti passaggi:

  1. Si definisce un obiettivo/un'attività da completare tra quelle presenti nell'elenco attività
  2. Si imposta il timer pomodoro
  3. Si lavora sull'attività per l'intervallo di tempo stabilito
  4. Al suono del timer, si contrassegna l'intervallo di lavoro appena trascorso con un segno di spunta
  5. Dopo ogni sessione di lavoro, si fa una pausa di 5 minuti
  6. Al termine della quarta sessione, si fa una pausa più lunga, di circa 15-30 minuti
  7. Si reimposta il timer e si ricomincia da capo

Che cos'è un "pomodoro"?

Sempre in riferimento al timer utilizzato da Cirillo, viene chiamato "pomodoro" ciascun intervallo di lavoro, che secondo la tecnica originale corrisponde a 25 minuti. L'idea è quindi quella di lavorare per un "pomodoro" di 25 minuti e poi fare una breve pausa. Dopo aver completato quattro pomodori consecutivi, si può fare una pausa più lunga. Man mano che ti abitui a lavorare per intervalli di 25 minuti e che consolidi la tua capacità di concentrazione, puoi estendere la durata degli intervalli a 60-90 minuti. Assicurati però di alzarti di tanto in tanto per sgranchire le gambe!

Metodi pomodoro moderni

Mentre la variante classica di Cirillo prevedeva l'uso di un timer da cucina, oggi si può utilizzare anche la sveglia del telefono.  In alternativa, puoi programmare gli intervalli pomodoro con un'app. Se preferisci, puoi usare anche tu un timer da cucina, ma tieni presente che le app possono offrire pratici vantaggi come:

  • Report e tracker
  • Classifiche di competizione (ideali per i team)
  • Integrazioni con telefoni e computer
  • Limitazioni sull'uso di social media, blocco chiamate e altre opzioni per favorire la concentrazione

Come usare la tecnica del pomodoro in ufficio

Gli uffici moderni sono sempre aperti a soluzioni innovative volte ad aumentare l'efficienza e arricchire la cultura aziendale. La tecnica del pomodoro può contribuire a migliorare l'ambiente di lavoro e la sua cultura, oltre a motivare il team. Può essere una soluzione ideale anche per i liberi professionisti e i team in remoto che cercano un modo per mantenere concentrati sul proprio lavoro. Se vuoi fare in modo che i membri del team si concentrino su una singola attività, invitali a partecipare a sessioni pomodoro di gruppo. Stabilire dei tempi di lavoro e di pausa condivisi può contribuire parecchio ad aumentare il senso di unità del team, anche se i membri lavorano a chilometri di distanza.

Poiché ogni piccolo intervallo di lavoro viene ricompensato con pause brevi ma rigeneranti (e poi con una pausa più lunga a cui puntare), la tecnica del pomodoro risulta gratificante grazie al raggiungimento di piccoli obiettivi. La struttura della tecnica del pomodoro incoraggia attivamente le pause caffè e la pausa pranzo, momenti fondamentali della giornata, e rende gli intervalli di lavoro più mirati e gratificanti.

Sebbene questo metodo possa non essere adatto a tutti, in particolare per coloro che sono già esperti nella gestione del tempo, risulta comunque un valido strumento quando il team deve terminare un progetto con urgenza, lavorando in maniera agile e a ritmi sostenuti.

Intervalli pomodoro per i progetti futuri

Una volta che tu e il tuo team avete acquisito familiarità con la tecnica del pomodoro, sarà facile calcolare gli intervalli necessari per i lavori successivi. Può essere un ottimo modo per pianificare tutta la settimana o il mese di lavoro. Al mattino, prova ad assegnare le attività più urgenti suddivise in blocchi da 25 minuti, anche se non utilizzi sessioni pomodoro per tutto il resto della giornata. In questo modo potrai assicurarti che non vengano mai trascurate le priorità.

Puoi anche provare a implementare una serie di sessioni pomodoro alla settimana. Assieme agli altri membri del team, stabilisci l'intervallo di tempo entro cui riescono a portare a termine gli obiettivi e segnalo come intervallo fisso da usare per il metodo del pomodoro.

Metodi alternativi alla tecnica del pomodoro

Se ti piace l'idea di fondo della tecnica del pomodoro, ma ti accorgi che non funziona al meglio per il tuo team, puoi provare le seguenti alternative:

Il metodo Eisenhower

Questo metodo può essere utilizzato in combinazione con la tecnica del pomodoro e aiuta a determinare le priorità. Volendo, puoi suddividere le attività in sessioni pomodoro. Il metodo Eisenhower richiede di tracciare una griglia composta da quattro caselle. Le caselle dell'asse orizzontale sono denominate rispettivamente "Urgente" e "Non urgente", mentre quelle dell'asse verticale sono denominate rispettivamente "Importante" e "Non importante". Utilizzando le quattro caselle, si crea una scala di priorità delle attività:

  1. Urgente e importante, ad es. scadenze, risoluzione dei problemi che bloccano l'avanzamento dei progetti, ecc.
  2. Non urgente e importante, ad es. pianificazione dei progetti
  3. Non importante e urgente, ad es. pranzo con il team
  4. Non importante e non urgente, ad es. aperitivo dopo il lavoro

La metodologia Agile

Agile è una metodologia di lavoro che può essere applicata in qualsiasi ambito, sebbene sia stata ideata per programmatori e sviluppatori e, di conseguenza, risulti più efficace per queste due categorie. Per quanto riguarda la gestione del tempo, comunque, è assolutamente valida. L'aspetto più interessante di questo metodo consiste nel concetto di "sprint". Uno sprint corrisponde a un periodo di tempo durante il quale diverse persone collaborano per portare a termine un determinato compito. Uno sprint richiede che i membri di diversi team contribuiscano al completamento di un'attività in base alle proprie competenze, al fine di produrre un risultato definitivo entro il termine del periodo stabilito.

Adatta la tecnica del pomodoro alle tue esigenze

Il metodo del pomodoro è facilmente personalizzabile e pertanto ti consente di creare lo strumento di gestione del tempo perfetto per il tuo team. Usalo per organizzare un periodo di collaborazione intensa una volta alla settimana, per motivare il team a completare per prime le attività più tediose o per assicurarti di rientrare nelle tempistiche dei progetti.

Immagina che il tuo team stia lavorando in remoto, quando all'improvviso si presenta una serie di nuovi problemi che rischia di vanificare tutto l'impegno, come ad esempio una connessione instabile, interruzioni da parte di agenti esterni, ecc. Utilizzando la tecnica del pomodoro, puoi invitare i membri del team a concentrarsi sul lavoro per intervalli di 25 minuti, consentendo loro di fare piccoli ma importanti passi alla volta, che andranno man mano ad aumentare.

Riducendo al minimo il tempo e aumentando al massimo l'efficienza, non dovrai preoccuparti delle interruzioni. Con la tecnica del pomodoro, puoi suddividere il lavoro in sessioni brevi e facilmente digeribili, senza compromettere le tempistiche dei progetti.