Pour créer un plan de projet à toute épreuve, il faut commencer par se doter des bons outils. À l'heure actuelle, cela signifie trouver une plateforme où créer, partager et collaborer sur votre document de gestion de projet.
Dropbox Paper contient tout ce dont vous avez besoin pour rédiger votre plan de projet et mener à bien différentes autres tâches. Essayez-le gratuitement et utilisez notre guide pour vous donner toutes les chances de réussir.
C'est parti : ouvrez un modèle de plan de projet pour démarrer.
Accès aux différentes sections :
- Définition et importance d'un plan de projet
- Instructions pour créer un plan de projet exceptionnel
- Étape 1 : définir la portée du projet
- Étape 2 : définir les critères de réussite
- Étape 3 : décomposer le projet en tâches plus petites
- Étape 4 : planifier le projet
- Étape 5 : affecter des ressources et le budget
- Étape 6 : identifier les risques
- Étape 7 : communiquer et collaborer
- Étape 8 : évaluer et suivre les progrès effectués
- Étape 9 : faire le point
- Étape 10 : saluer les réussites et reconnaître les échecs
- Conseils pour une meilleure gestion de projet
Qu'est-ce qu'un plan de projet et pourquoi est-il essentiel ?
Un plan de projet est une feuille de route détaillée qui décrit la portée, les objectifs, les livrables, les délais, les ressources et les risques d'un projet.
Les plans de projet sont importants parce qu'ils offrent une synthèse claire des objectifs généraux d'un projet, des étapes clés et des tâches individuelles. Les meilleurs plans de projet offrent les avantages suivants :
- Des délais précis
- Des budgets et des projections financières détaillés
- Une allocation équilibrée des ressources
- Une réduction des risques, ou une meilleure connaissance permettant d'en limiter l'impact
- Un moyen clair pour les équipes et les parties prenantes de communiquer sur les attentes
Les projets demandent du temps et requièrent d'importants volumes de données et de nombreux fichiers différents. N'attendez pas qu'un incident survienne : utilisez Dropbox Backup pour sécuriser et stocker rapidement les fruits de vos efforts.
Dix étapes pour créer un plan de projet exceptionnel
Les points spécifiques d'un plan de projet varient considérablement selon la nature du projet en question. Vous pouvez aussi bien vouloir développer une application que réaliser un film, tout est possible.
Heureusement, dans tous les cas, il existe des étapes types que vous pouvez suivre pour articuler n'importe quel plan de projet.
Étape 1 : définir la portée du projet
À ce stade, vous devez simplement définir les limites du projet : ce qu'il inclut et ce qu'il n'inclut pas. Quels sont les objectifs à atteindre ?
Il peut s'agir, par exemple, d'une augmentation du chiffre d'affaires ou de la satisfaction des clients, mais aussi d'un accroissement des ventes ou de la clientèle, voire de la réduction de vos coûts. Les objectifs vous aident à identifier des livrables et les tâches à accomplir dans le cadre du projet.
C'est une étape essentielle, car elle servira de base à la planification, tout en contribuant à motiver l'ensemble de l'équipe en lui donnant une meilleure idée des enjeux.
Étape 2 : définir les critères de réussite
Il est important de définir des critères de réussite parfaitement clairs. Les événements clés à prendre en compte peuvent inclure le passage à la phase de test bêta ou la finalisation graphique d'un affichage.
Définissez vos objectifs et assurez-vous qu'ils sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et temporellement définis (SMART). Ne comptez pas sur votre ressenti pour savoir si vos objectifs sont atteints : il vous faudra des chiffres irréfutables.
Voici quelques exemples de chiffres pouvant attester d'une progression concrète : 1 000 téléchargements de podcasts au cours du premier mois, 500 réservations avant la fin de l'année, 10 000 impressions publicitaires avant la fin du deuxième trimestre, etc.
Étape 3 : décomposer le projet en tâches plus petites
C'est à ce moment que vous pouvez identifier les principales parties prenantes, commencer à répartir les tâches et attribuer des responsabilités. C'est l'occasion d'officialiser les rôles et les responsabilités de chacun.
Pour ce faire, identifiez de larges ensembles de tâches et divisez-les pour les rendre gérables. Par exemple, vous pouvez diviser le plan d'un projet vidéo en trois parties : la rédaction du scénario, le tournage et le montage.
Le plus important est d'estimer le temps et les ressources nécessaires à chaque partie, ce qui vous conduit à l'étape suivante.
Étape 4 : planifier le projet
Il vous faut un calendrier complet comprenant chaque tâche, chaque événement clé et chaque échéance. Dropbox Paper dispose de remarquables fonctionnalités de collaboration qui facilitent la planification. Utilisez-les pour créer votre feuille de route.
Vous pouvez également créer un diagramme de Gantt pour détailler votre planning, qui peut se dérouler sur plusieurs mois, car cela le rendra plus facile à appréhender. L'ajout d'éléments visuels à un planning peut contribuer à rendre un projet moins intimidant.
Étape 5 : affecter des ressources et le budget
C'est à cette étape que vous devez identifier les ressources dont vous avez besoin pour chaque tâche, qu'il s'agisse de personnes, d'équipement ou de matériaux. Cette partie est cruciale pour vous assurer que tous les éléments nécessaires seront disponibles le jour J.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin de deux acteurs et d'un caméraman pour le tournage d'une publicité, ou d'un graphiste pour créer un logo. Quelle que soit votre situation, anticipez précisément les ressources requises pour chaque tâche.
Étape 6 : identifier les risques
Anticipez des retards ou des imprévus (par exemple en cas de maladie), et prévoyez des plans de secours pour éviter les problèmes. Les risques peuvent inclure un client qui ne cesse jamais d'apporter de nouveaux commentaires, des retards techniques ou même des conditions météo défavorables.
Identifiez les tâches qui doivent être terminées pour que la suivante puisse commencer et traitez‑les en priorité. La plupart des risques sont assez faciles à gérer si vous avez prévu de bonnes stratégies pour y faire face.
Étape 7 : communiquer et collaborer
C'est dans cette partie du plan de projet que vous devez décrire la chaîne de communication entre les parties prenantes. Déterminez qui rend compte à qui, depuis les membres de l'équipe juniors aux responsables de services.
La gestion du changement en offre un exemple important et elle est indispensable pour les projets à long terme.
Qui devra définir les attentes en cas d'évolution du projet et qui sera chargé de motiver l'équipe ? Vous devrez nommer des responsables pour organiser des réunions ou des séances de questions et réponses afin de communiquer les changements et de résoudre les problèmes éventuels.
Encouragez la collaboration à ce stade du plan et au fil de votre gestion du projet, car elle favorise le travail d'équipe et oblige tout le monde à suivre le même cap.
Dropbox dispose de puissantes fonctionnalités qui vous permettent d'annoter des PDF, d'ajouter des commentaires à des vidéos à l'image près, de donner votre avis sur des documents en temps réel, et bien d'autres choses encore. Choisissez votre forfait et inscrivez-vous dès aujourd'hui.
Étape 8 : évaluer et suivre les progrès effectués
Formidable ! Tous les éléments d'un plan de projet réussi sont en place. Il ne vous reste plus qu'à consacrer votre temps à évaluer les progrès effectués et à procéder aux ajustements nécessaires !
Dropbox Paper dispose de différents outils de gestion des tâches et de fonctionnalités qui vous aident à organiser les dates, à suivre l'avancement des tâches et à recevoir des rappels automatiques. C'est une solution parfaite pour juger de vos progrès au regard de votre budget et de votre planning.
Étape 9 : faire le point
Au fur et à mesure de l'avancement du plan du projet, il est important de faire des bilans réguliers pour déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré. Le plan contient-il des points problématiques à repenser ?
Par exemple, si votre projet est de tourner une publicité pour des couches avec des parents et des enfants pour acteurs, le planning risque d'être compliqué à organiser. En bon gestionnaire de projet, vous devez tenir compte de certains éléments (comme les siestes) dans vos projets futurs.
Étape 10 : saluer les réussites et reconnaître les échecs
La planification de projet doit prévoir de saluer les réussites lorsqu'elles se produisent, par exemple sous forme d'événements clés. Cela renforce l'esprit d'équipe dans les grands projets complexes qui impliquent différents services.
Planification et gestion efficace vont de pair. Même si vous rencontrez des difficultés, saluez les efforts des membres de votre équipe et prenez le temps de faire un point sur tout ce qu'ils ont accompli.
Pour que votre plan de projet ait toutes les chances de réussir, utilisez le modèle gratuit de plan de projet dans Dropbox Paper, qui contient également une vaste bibliothèque de modèles utiles pour d'autres types de travaux.
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Les plans de projet constituent une feuille de route essentielle et vous protègent contre certains risques. Ils sont indispensables pour que votre projet respecte les délais et le budget impartis, et pour qu'il bénéficie des meilleures chances de réussite. Et ils sont à la portée de tous.
Dropbox Paper offre l'espace idéal pour créer un plan de projet à toute épreuve. Inscrivez-vous sur Dropbox pour utiliser Dropbox Paper gratuitement, ou connectez-vous à simplement pour commencer immédiatement à travailler sur le plan de votre prochain projet.