Hiérarchiser vos tâches

Virtual First | Kit Efficacité

Procrastination, tâches inutiles, travail à moitié fait, efforts stériles… Avez-vous déjà passé une journée entière le nez dans le guidon pour réaliser que vous étiez passé à côté de LA tâche à effectuer en priorité ? Il peut être satisfaisant de cocher les cases d'une liste de tâches, mais ça n'entraîne pas forcément des avancées significatives. Utilisez la méthode suivante pour identifier vos tâches les plus importantes et organiser votre semaine en conséquence.

30 MINUTES | EXERCICE INDIVIDUEL

Étape 1 : hiérarchisez vos tâches

Avant de pouvoir hiérarchiser vos tâches, vous devez identifier vos priorités. Au début de chaque semaine, créez une liste de toutes les tâches que vous pensez devoir accomplir. Ensuite, ajoutez-les à la fiche Priorités ci-dessous. Quand c'est fait, faites le tri entre les tâches essentielles et celles qui sont simplement importantes.
Fiche Priorités

Déléguer, faire, supprimer ou planifier ?

Utilisez cette fiche pour identifier les tâches essentielles.

Fiche Priorités

Étape 2 : faites les suppressions requises

Une fois les tâches essentielles identifiées, il est temps de leur trouver des créneaux dans votre emploi du temps. Commencez par éliminer les tâches inutiles . Il peut être difficile de dire non, que ce soit quelqu'un d'autre ou à soi-même. Respirez à fond et rappelez-vous que l'élimination des tâches superflues vous donnera les moyens d'être efficace.

  • Oubliez les tâches de votre colonne "supprimer".
  • Demandez de l'aide pour celles qui figurent dans la colonne "déléguer".
  • Ouvrez votre agenda. Refusez poliment les réunions auxquelles vous n'avez pas besoin d'assister, ou déléguez quelqu'un pour vous y remplacer. Lorsque vous refusez une réunion, soyez direct, mais aimable. Voici un exemple de refus :

Bonjour {nom}, 

J'essaie actuellement de participer à moins de réunions afin d'être plus efficace. Je ne crois pas que ma présence à cette réunion soit indispensable. Pourrais-tu y participer de ma part, puis me communiquer tes notes ? (Je suis à ta disposition en cas de besoin.)

Étape 3 : planifiez les tâches essentielles

Maintenant que vous avez éliminé le superflu, il est temps de planifier votre emploi du temps. Ouvrez votre agenda pour la semaine : 

  • Affichez les tâches des colonnes "À faire" et "À planifier". 
  • Déterminez le temps requis pour chaque tâche. 
  • Si vous devez discuter avec quelqu'un pour accomplir une tâche importante, planifiez cette rencontre. 
  • Résolvez les incompatibilités d'horaire éventuelles. 
  • N'oubliez pas de prévenir vos collègues à l'avance si vos emplois du temps se chevauchent.
Un exemple de planning

Étape 4 : prenez l'habitude de hiérarchiser vos tâches

Il n'est pas évident pour tous de savoir hiérarchiser ses tâches. C'est une compétence comme une autre, qui s'acquiert à force d'entraînement. En plus d'un exercice hebdomadaire de hiérarchisation des tâches, vous pourriez également l'intégrer à vos habitudes quotidiennes ou mensuelles.

Ressources complémentaires

Dropbox Autres sources

3 objectifs faciles à atteindre

Prendre de bonnes habitudes

  • Demain : commencez la journée en notant vos tâches de la journée. Quelle est LA tâche essentielle ?
  • Le mois prochain : déléguez une tâche importante à effectuer, mais pas par vous.
  • Tous les trois mois : planifiez vos priorités pour le trimestre