La présentation de projets de création peut s’avérer difficile lorsque les équipes sont réparties aux quatre coins du monde, sans possibilité de se réunir en personne.
Les événements virtuels ont rapidement connu un essor important pendant la pandémie de COVID-19 et continuent de gagner en popularité. Particuliers et entreprises apprécient ce format qui dispense les participants des trajets chronophages nécessaires pour s’y rendre en personne.
En ce qui concerne les projets de création, tels que la production de contenu vidéo, présenter le travail de manière virtuelle, grâce à une « projection virtuelle » ou à une « séance de visionnement », favorise la collaboration et une communication plus efficace entre auteurs et clients pour les projets vidéo.
Comment transformer cette idée en réalité? Qu’est-ce qu’une « projection virtuelle »? Vous trouverez les réponses à ces questions, ainsi que des conseils et astuces pour organiser une projection virtuelle, dans ce guide complet.
Qu’est-ce qu’une « projection virtuelle » ou une « séance de visionnement »?
Une séance de visionnement ou une projection virtuelle est une séance organisée où un groupe de personnes – collègues, agences et clients, ou même amis – se réunissent en ligne pour visionner un contenu vidéo préenregistré. En fonction de l’objectif de la projection, la vidéo peut être un webinaire, un film, une publicité TV ou un contenu de formation.
Si vous êtes un cinéaste, une projection virtuelle d’un film avec un producteur ou les organisateurs d’un festival du film pourrait aider à montrer votre œuvre à un public encore plus large.
Ces réunions se tiennent en ligne, ce qui vous permet de prendre part à distance, peu importe où vous vous trouvez, sans avoir à être physiquement présent avec les autres participants.
En ce qui concerne les projets vidéo, les projections virtuelles offrent un espace de visionnement en temps réel pour les collaborateurs et les parties prenantes. Cela permet de recueillir rapidement des avis et d’y donner suite, ce qui accélère considérablement le processus de production de la version finale.
Étapes à suivre pour organiser une projection virtuelle
Vous avez monté votre vidéo et êtes prêt à la présenter au client pour recueillir ses avis et passer aux étapes suivantes. Voici comment planifier et réaliser une projection virtuelle pour votre projet vidéo à l’aide d’outils clés comme Zoom et Dropbox.
Étape 1 : Choisir votre plateforme de projection
En tant qu’hôte, c’est à vous de décider quelle plateforme utiliser pour votre projection virtuelle. Il y a une variété d’options parmi lesquelles choisir. Pour prendre votre décision, vous devez tenir compte de quelques éléments :
- Votre public ou vos participants – Est-ce que tout le monde sera en mesure et disposé à installer des logiciels ou des extensions tierces pour le visionnement? Devrais-je utiliser un outil basé sur un navigateur, comme Dropbox Replay ou un autre outil?
- Interactivité – Voulez-vous que les participants fournissent des commentaires dans l’outil de révision, pendant la projection? Qu’en est-il des annotations d’image et des marquages à l’écran?
- Séances synchrones ou asynchrones – Est-ce que tout le monde doit pouvoir regarder la vidéo en même temps? Sinon, une séance asynchrone serait peut-être plus pratique.
Zoom est une plateforme très appréciée et facile à utiliser pour organiser des réunions en ligne. Beaucoup d’entre nous ont découvert cet outil pendant le confinement lié à la COVID-19, lorsque nous avons dû nous tourner vers les outils en ligne pour rester en contact avec nos collègues.
Lorsque vous intégrez Zoom à Dropbox, vous pouvez partager facilement vos avis et collaborer sur des vidéos en temps réel. Vous pouvez :
- Ajouter, rejoindre et démarrer instantanément une réunion Zoom à partir du contenu de Dropbox
- Sauvegarder automatiquement les réunions Zoom enregistrées et les transcriptions dans Dropbox.
- Présenter des documents, diapositives et images depuis Dropbox lors d’une réunion Zoom.
Pour organiser une projection virtuelle dans Zoom, vous pourriez partager un lien vers une vidéo Dropbox Replay avec vos participants. À l’intérieur de cette salle de visionnement virtuelle par navigateur, tout le monde peut regarder la vidéo en même temps et épingler des commentaires et des annotations à des images particulières.
Étape 2 : Envoi de vos invitations virtuelles
Invitez les participants à votre projection virtuelle au moins une semaine avant l’événement. Cela leur donne le temps de vérifier leur agenda personnel avant de confirmer leur présence.
À l’approche du jour de la projection, vous pouvez faire un suivi de votre courriel d’invitation avec un rappel contenant les éléments suivants :
- Un lien de diffusion en continu ou un lien vers la réunion, selon la plateforme choisie (afin que cela ne se perde pas dans les boîtes de réception des courriels!)
- Voici un récapitulatif des attentes de votre public lors d’une projection virtuelle
- Un ordre du jour, au besoin, pour s’assurer que tous les participants sont sur la même longueur d’onde
- Pour les projets vidéo avec de nombreux intervenants, le fait d’avoir un ordre du jour pour la projection en ligne peut aider à mieux structurer et organiser la réunion
- Vous pouvez planifier un discours de bienvenue pour expliquer votre approche du projet, planifier des pauses pour une période de questions ou une discussion virtuelle et prévoir du temps à la fin de la projection pour faire la synthèse et proposer les prochaines étapes du projet (comme donner suite aux avis).
Étape 3 : Début de la projection
Tout comme pour les projections en présentiel, il serait illusoire de penser que votre projection virtuelle commencera exactement à l’heure prévue. Les participants peuvent rencontrer des difficultés imprévues de connexion à Internet ou d’autres problèmes d’accès, ce qui pourrait entraîner des retards.
En qualité d’organisateur de la projection virtuelle, il est de votre responsabilité de vous assurer que ces petits problèmes ne compromettent pas le bon déroulement de la présentation.
Après avoir accueilli tous les participants lors de votre réunion virtuelle, il serait judicieux d’enchaîner avec des exercices de détente, puis de passer à la présentation. Cette méthode peut être bénéfique si plusieurs de vos réviseurs ne se connaissent pas. En effet, elle pourrait les aider à se sentir plus à l’aise pour fournir des commentaires constructifs, une fois la présentation lancée.
N’oubliez pas que, dans Dropbox Replay, toute personne participant à une projection en direct peut contrôler la lecture audio ou vidéo. À titre d’organisateur, vous pouvez jouer le rôle de modérateur en fixant des limites ou en établissant des règles.
Étape 4 : Recueillir les avis et mettre fin à la projection
Les avis sont importants pour tout projet vidéo. Toutefois, il est parfois complexe d’obtenir des commentaires et des suggestions de la part des réviseurs et de les amener à y donner suite.
Dropbox Replay permet de regrouper les avis. En organisant une projection virtuelle dans Replay, les participants peuvent ajouter des annotations à des images précises dans la chronologie de la vidéo, ainsi que des annotations à l’écran.
Après avoir montré la vidéo et permis aux réviseurs de donner leurs avis et de soulever des points d’interrogation, il est temps de boucler la projection. Vous devriez peut-être écrire un mot de la fin ou revoir les notes de la réunion qui ont été enregistrées sur Dropbox Paper.
Les réviseurs auraient peut-être besoin d’un peu plus de temps pour réfléchir au projet et regarder la vidéo à leur guise. Même après la fin de la projection dans Dropbox Replay, les réviseurs peuvent toujours afficher des commentaires et des dessins dans la vidéo, à condition qu’ils en aient l’autorisation.
Si vous avez enregistré votre projection dans Zoom, celle-ci sera automatiquement sauvegardée sur votre compte Dropbox afin que vous puissiez la partager avec vos participants.
En révisant en direct dans Dropbox Replay, vous aurez beaucoup plus de facilité à suivre et à donner suite aux avis que vous aurez recueillis. Vous pourrez même télécharger des vidéos et accéder directement aux avis d’Adobe Premiere Pro et d’autres logiciels de montage.
Projections virtuelles en toute transparence avec Dropbox Replay
Dropbox offre tout ce dont vous avez besoin pour améliorer votre processus de collaboration vidéo, sans sacrifier vos outils et vos applications de montage préférés.
Grâce à Dropbox Replay, tout le monde peut regarder et annoter la même vidéo en même temps, avec une lecture vidéo fluide et haute définition qui reste synchronisée pour tous ceux qui regardent la vidéo.