Si eres gestor de cuentas, programador o redactor, o si te dedicas a cualquier otra disciplina, necesitas un enfoque metodológico para planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, y que garantice un flujo eficaz desde el principio hasta el final del proyecto.
Desde que empieza hasta que acaba, un flujo de gestión de proyectos ofrece una organización y estabilidad que refuerzan el trabajo en equipo y te ayudan a entregar un trabajo de máxima calidad. Si no lo tienes, podrías desaprovechar un montón de ventajas: desde una eficacia mejorada hasta un trabajo en equipo superior.
En esta guía, te presentamos las herramientas y los elementos básicos que necesitas para crear un buen flujo de gestión de proyectos.
Cómo crear un flujo de gestión de proyectos de éxito
Estos son los pasos que debes seguir para desarrollar tu flujo de trabajo, cada uno de ellos con un ejemplo práctico:
1. Determina los objetivos del proyecto
Define con claridad los objetivos y las metas del proyecto, es decir, lo que sería un buen resultado. Describe lo que quieres conseguir con el proyecto, los resultados previstos y cómo medirás los logros.
Si defines los objetivos del proyecto con antelación, todos los que participen en él sabrán con más exactitud qué hay que hacer y cómo podéis contribuir a un objetivo común.
Para determinar los objetivos, ten en cuenta todas las limitaciones y los requisitos específicos que puedan afectar al proyecto. También es importante que establezcas indicadores clave de desempeño (KPI) con los que medir el éxito del proyecto. Estos KPI deben ser específicos, cuantificables, factibles, relevantes y con plazos concretos, y debes indicar con claridad si se cumplen las condiciones para que el proyecto consiga los resultados previstos.
Ejemplo: lanzar un sitio web nuevo para mejorar la presencia online y la experiencia del usuario.
2. Fragmenta las tareas
Divide el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Así, será más sencillo asignar responsabilidades a los miembros del equipo, hacer un seguimiento del progreso e identificar los posibles problemas o desafíos que puedan surgir.
Dividir las tareas en fragmentos más pequeños puede evitar que el proyecto resulte agobiante. Tu agenda estará más ordenada, y podrás organizar tu tiempo según la prioridad de las tareas.
Ejemplo: fragmentar el lanzamiento de un sitio web en diferentes tareas, como el diseño, la creación de contenido, el desarrollo, las pruebas y la publicación.
3. Secuencia las tareas
Una vez que hayas dividido las tareas en fragmentos más manejables, debes ordenarlas de forma lógica para garantizar un proceso fluido.
Para ello, ten en cuenta las dependencias entre ellas y el flujo de trabajo global. ¿Qué orden es más eficaz y práctico para realizar el trabajo en las mejores condiciones?
Una opción es crear un plan de proyecto, una cronología o una hoja de ruta en los que se definan la secuencia de las tareas y sus plazos. Esto puede servirte para priorizar las tareas y asignar los recursos necesarios, pero no olvides informar de ello a los miembros de tu equipo.
Ejemplo: el diseño del sitio web es anterior a la fase de desarrollo y el contenido se crea antes de la publicación.
4. Asigna responsabilidades
Asigna las tareas secuenciadas a los miembros de tu equipo según la experiencia y las competencias de cada uno, y delégales las tareas que mejor encajen con su perfil.
Este enfoque también ayuda a reforzar la confianza y la motivación, ya que los miembros de un equipo suelen sentirse más seguros y competentes al trabajar en tareas que dominan bien.
Si sacas partido a las capacidades particulares de cada miembro de tu equipo, puedes optimizar la productividad y conseguir mejores resultados globales.
Ejemplo: asignar la tarea de diseño al diseñador gráfico especializado en el diseño de la interfaz de usuario y las tareas de contenido a un redactor.
5. Fija los plazos
Establece cronologías y fechas límite razonables para completar las tareas. Si fijas plazos factibles, tú y tu equipo podréis dar prioridad al trabajo y mantener un buen rumbo. Si lo haces bien, evitarás la procrastinación y el desgaste del equipo, aparte de crear expectativas razonables para las partes interesadas.
Debes tener en cuenta varios aspectos cuando fijes los plazos, entre otros, la complejidad de las tareas o de los objetivos y los recursos disponibles, además de los cuellos de botella o problemas que puedan surgir y que podrían impedir que se cumplan los hitos del proyecto.
Si tienes en cuenta todo esto, puedes mantener un buen ritmo y elaborar un programa realista con margen para los retrasos inesperados y que, a su vez, permita cumplir los plazos.
Ejemplo: establecer la finalización del diseño dos semanas antes de la creación del contenido y cuatro semanas antes de las fases de desarrollo o de pruebas para poder cumplir el plazo final del proyecto.
6. Colaboración y comunicación
Utiliza herramientas de gestión de proyectos con funciones como automatización, chat y servicio para compartir archivos que permitan colaborar sin interrupciones.
Con Dropbox, puedes disfrutar de un montón de integraciones que te ayudan a optimizar el trabajo en el proyecto y a colaborar con tus compañeros de forma más eficaz. Entre ellas está Slack, que te permite compartir archivos, enviar mensajes a los demás en la misma plataforma desde un archivo de Dropbox y ver quién compartió tus archivos desde ahí, entre muchas otras ventajas.
Gracias a las funcionalidades del servicio para compartir archivos de Dropbox, los miembros del equipo pueden compartir documentos, imágenes y otros archivos del proyecto con facilidad. Así, puedes olvidarte de las largas conversaciones por correo electrónico o de los confusos sistemas de almacenamiento de archivos, aparte de facilitar a todos un acceso rápido a la información que necesitan.
Ejemplo: usar una herramienta que permita a los miembros del equipo comunicarse, compartir maquetas de diseño y hacer comentarios en tiempo real.
7. Controla el progreso
Mantente al tanto del estado del proyecto con un seguimiento periódico de la finalización de las tareas y del progreso global del proyecto.
La supervisión de la finalización de las tareas te permite identificar posibles problemas o retrasos que podrían obstaculizar el progreso. Esto también te permite ser proactivo, en lugar de reactivo, a la hora de abordar las incidencias, y también te ayuda a mantener el buen rumbo del proyecto.
Además, gracias al control del progreso global, puedes ofrecer una imagen clara de cuánto queda hasta conseguir el objetivo final. Esta información puede servir para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, las cronologías de entrega y las prioridades.
Ejemplo: hacer revisiones semanales para estar al tanto de las tareas completadas, identificar desafíos y ajustar las cronologías según proceda.
8. Adaptabilidad
Ten disposición para hacer ajustes a medida que el proyecto avance y ten en cuenta también los desafíos inesperados. Pueden plantearse problemas de improviso que requieran adaptaciones o cambios del plan original para garantizar un éxito continuo del proyecto.
Con flexibilidad y un software de gestión de proyectos como Dropbox, puedes sortear cualquier obstáculo que surja y encontrar soluciones creativas para recuperarte de los contratiempos. La adaptación a los cambios y la disposición para realizar los ajustes necesarios pueden traducirse en proyectos con resultados más eficientes y satisfactorios.
Ejemplo: ser proactivo ante retrasos inesperados en las fases de diseño o desarrollo, y ser flexible en la adaptación de las cronologías y la reasignación de los recursos.
Ventajas de un flujo de gestión de proyectos
Te explicamos por qué Dropbox es la herramienta ideal para tener la seguridad de que los flujos de gestión de proyectos generen resultados comerciales claros y productivos:
- Más eficacia: las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a trabajar con más eficacia gracias a que mejoran la comunicación, la colaboración y el servicio para compartir archivos.
- Responsabilidad: Dropbox facilita el seguimiento del progreso y ayuda a que los miembros del equipo respondan por su trabajo.
- Comunicación mejorada: con las herramientas de colaboración de Dropbox, los miembros del equipo se comunican entre sí con más facilidad, tanto dentro como fuera de la oficina.
- Esprints y cronologías de proyectos más rápidos: la plantilla de plan de proyecto de Dropbox Paper ofrece una descripción clara del progreso del proyecto que ayuda a los equipos a mantener el ritmo y a cumplir los plazos.
- Adaptación a las necesidades: una sencilla colaboración en el contenido hace que la adaptación a los requisitos variables de un proyecto sea tarea fácil, ya que permite a los equipos modificar los flujos de trabajo con rapidez y sin complicaciones.
Las funciones de seguimiento y analítica de archivos de Enviar y hacer seguimiento también te permiten obtener información detallada de todo el trabajo más importante y mejorar todavía más tu flujo de trabajo.
Acelera la gestión de tus proyectos
Es fundamental contar con un proceso de gestión de proyectos bien estructurado para todo tipo de proyectos y empresas de cualquier tamaño.
Si sigues los pasos descritos en este artículo, puedes crear un flujo de trabajo que te permitirá mejorar la eficacia, la responsabilidad, la comunicación y la productividad. El conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Dropbox te ayuda a ejecutar tu flujo de trabajo y a superar los objetivos de tu proyecto.
Explora las herramientas y funciones adecuadas para crear flujos de gestión de proyectos eficaces que mejoren los resultados.
