Gestion de compte, programmation, rédaction : peu importe votre champ d’expertise, il vous fait une méthodologie pour planifier, exécuter et clore un projet de manière efficace.
De l’idéation à la conclusion, un processus de gestion de projet fournit la structure et la stabilité qui favorisent le travail d’équipe et vous aident à donner le meilleur de vous. Sans ça, vous risquez de rater une foule d’occasions, dont des gains d’efficacité et une meilleure collaboration.
Le présent guide vous présentera les principaux outils et aspects nécessaires à la création d’un bon processus de gestion de projet.
Bâtir un bon processus de gestion de projet
Voici la marche à suivre pour établir un processus, avec un exemple pour chaque point.
1. Déterminer les objectifs du projet
Définissez clairement les buts du projet, donc les résultats à atteindre. Précisez ce que vous comptez réaliser dans le cadre du projet (les résultats escomptés) et comment vous mesurerez votre réussite.
Quand les objectifs sont définis tôt, toutes les personnes concernées comprendront mieux ce qui doit être fait.
À ce stade, pensez à toute exigence ou contrainte qui pourrait se répercuter sur le projet. Établissez des indicateurs de rendement clé qui permettront d’évaluer la réussite du projet. Ces indicateurs devraient être précis, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. De plus, ils devraient indiquer clairement si le projet est sur la bonne voie ou non.
Exemple : Lancer un nouveau site Web pour améliorer la présence en ligne et l’expérience d’utilisation.
2. Décortiquez les tâches
Divisez le projet en petites tâches gérables. Ainsi, vous pourrez plus facilement attribuer les responsabilités, suivre la progression et détecter les embûches potentielles.
Autre avantage : le projet semblera moins intimidant. L’avancement du projet sera plus structuré, car vous pourrez organiser votre journée en fonction des priorités.
Exemple : Décortiquer un lancement de site Web en plusieurs tâches : conception, création de contenu, développement, tests et publication.
3. Organisez l’ordre des tâches
Après avoir décortiqué le projet, planifiez les tâches dans une séquence logique.
Pensez aux liens entre les tâches et l’avancement général du projet. Quelle séquence permettrait d’accomplir le travail de la meilleure façon possible?
Une option serait d’établir un plan de projet, un calendrier ou une feuille de route qui précise l’ordre des tâches et leur date d’échéance. Ces outils pourraient vous aider à répartir les tâches et les ressources logiquement. Faites-en part à vos collègues!
Exemple : La conception visuelle du site Web précède le développement et la création de contenu précède la publication.
4. Attribuez les responsabilités
Assignez les tâches en fonction de votre séquence et des compétences de vos collègues. Tenez compte de leurs forces et de leurs expériences.
Cette façon de faire renforcera le moral et la motivation, dans la mesure où les gens sont habituellement plus confiants quand ils sont bons dans ce qu’ils font.
En tirant profit des particularités de chaque membre de votre équipe, vous pouvez maximaliser la productivité et optimiser vos résultats généraux.
Exemple : Attribuer la tâche de conception à une conceptrice Web spécialisée en interface d’utilisation et la tâche de création de contenu au rédacteur.
5. Donnez-vous des échéances
Fixez des délais réalistes pour accomplir les tâches. Ainsi, votre équipe et vous pourrez travailler selon les priorités et rester sur la bonne voie. Un bon calendrier peut empêcher la procrastination et l’épuisement et établir des attentes raisonnables.
À ce stade, il faut tenir compte de plusieurs éléments, dont la complexité des tâches, les ressources disponibles et tout goulot ou obstacle qui pourrait survenir et chambouler vos plans.
N’oubliez pas d’y réfléchir pour garder une marge de manœuvre et des délais réalistes, faute de quoi vous pourriez prendre du retard. Après tout, personne n’est à l’abri des pépins inattendus.
Exemple : Prévoir que la conception sera faite deux semaines avant de commencer la création de contenu et quatre semaines avant le développement et les tests.
6. Misez sur la collaboration et la communication
Exploitez les outils de gestion de projet dotés de fonctionnalités comme l’automatisation, le clavardage et le partage de fichiers pour collaborer de manière fluide.
Dropbox vous offre diverses intégrations qui vous aident à simplifier la gestion de projet et à collaborer plus efficacement. Entre autres, il y a Slack, qui permet notamment de partager des fichiers, d’envoyer des messages à partir d’un fichier Dropbox et de voir qui a partagé des fichiers sur Slack.
Dropbox permet aux équipes de facilement partager une foule de fichiers de projets comme des documents et des images. Plus besoin d’envoyer des courriels en série ou de fouiller dans des systèmes de stockage confus. Tout le monde peut facilement et rapidement accéder à l’information voulue.
Exemple : Utiliser un outil permettant de communiquer, d’envoyer des maquettes et de donner des commentaires en temps réel.
7. Surveillez la progression
Gardez le contrôle du projet en vérifiant régulièrement l’avancement des tâches et du projet en général.
Ainsi, vous pourrez prévoir les problèmes qui pourraient dérouter le projet. Mieux vaut prévenir que guérir, mieux vaut agir que réagir!
En surveillant la progression, vous aurez un portrait d’ensemble et verrez la distance qu’il reste à franchir pour atteindre vos objectifs. Ce portrait d’ensemble éclairera vos décisions concernant vos ressources, vos échéances et vos priorités.
Exemple : Prévoir des réunions hebdomadaires pour passer en revue le travail achevé, parler des défis et modifier les échéances, au besoin.
8. Laissez de la place aux changements
Donnez-vous une marge de manœuvre pour accommoder les imprévus. Aucun projet n’est à l’abri des changements. Vous pourriez devoir adapter votre plan initial pour que votre projet arrive à bon port.
En restant flexible et en profitant d’un logiciel de gestion de projet tel que Dropbox, vous pourrez surmonter n’importe quel obstacle sur votre chemin et trouver des solutions créatives pour rattraper les retards. Garder l’esprit ouvert aux changements nécessaires peut être déterminant dans le succès d’un projet, en fin de compte.
Exemple : Tenter de résoudre rapidement les problèmes soudains dans la conception ou le développement et prévoir une certaine flexibilité dans le calendrier et les ressources.
Les avantages de suivre un processus de gestion de projet
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles Dropbox est l’outil idéal pour veiller à ce qu’un processus de gestion de projet donne de bons résultats :
- Gains d’efficacité : Les outils de gestion de projet favorisent l’efficacité des équipes en simplifiant la communication, la collaboration et le partage de fichiers.
- Meilleur partage des tâches : Grâce à Dropbox, il est facile de suivre l’avancement et d’encadrer le travail.
- Communication facilitée : Les outils de collaboration de Dropbox facilitent la communication au sein de l’équipe, au bureau et à l’extérieur.
- Progression structurée : Le modèle de plan de projet Dropbox Paper aide les équipes à garder le cap et à respecter leurs échéances en donnant un aperçu clair de l’avancement du projet.
- Capacité d’adaptation : Quand il est facile de collaborer sur du contenu, il est aussi facile de s’adapter rapidement aux nouvelles exigences qui imposent des changements dans les processus.
Les fonctions de suivi et d’analyse de fichiers de la fonctionnalité Envoyer et suivre vous permettent de mieux comprendre ce qui importe le plus et d’améliorer vos façons de faire.
Solidifier la gestion de projet
Grande ou petite, toute entreprise se doit d’avoir un processus de gestion de projet bien structuré.
En suivant les étapes présentées ici, vous pourrez concevoir un processus qui améliorera l’efficacité, la responsabilisation, la communication et la productivité. La famille d’outils de gestion de projet de Dropbox est tout indiquée pour appliquer ce processus et dépasser vos objectifs de projet.
Découvrez les outils et les fonctionnalités incontournables pour bâtir des processus de gestion de projet fructueux.
