Якщо ви особистий менеджер, програміст, копірайтер чи будь-який інший фахівець, вам потрібен методичний підхід до планування, виконання та закриття проєкту, щоб забезпечити ефективний робочий процес протягом усього життєвого циклу проєкту.
Від ідеї до завершення, робочий процес керування проєктом забезпечує структуру та стабільність, що зміцнює командну роботу та допомагає вам виконувати свою роботу якнайкраще. Інакше ви можете втратити всі види переваг — від підвищення ефективності до кращої командної роботи.
У цьому посібнику ми познайомимо вас із ключовими інструментами й елементами, необхідними для створення успішного робочого процесу керування проєктом.
Як побудувати успішний робочий процес керування проєктами
Ось кроки, необхідні для розробки робочого процесу, з прикладом кожного з них у дії:
1. Визначте цілі проєкту
Чітко визначте цілі та завдання проєкту — те, що вважатиметься хорошим результатом. Окресліть, чого ви хочете досягти за допомогою проєкту, бажані результати, і як ви вимірюватимете успіх.
Якщо цілі проєкту визначено на ранній стадії, усі учасники матимуть чітке розуміння того, що потрібно зробити і як працювати для досягнення спільної мети.
Визначаючи свої цілі, враховуйте будь-які конкретні вимоги чи обмеження, що можуть вплинути на проєкт. До того ж важливо встановити ключові показники ефективності (КПЕ) для визначення успішності проєкту. Ці КПЕ повинні бути конкретними, вимірюваними, досяжними, релевантними й обмеженими в часі (SMART), а також надавати чітке уявлення про те, чи рухається проєкт на шляху до досягнення бажаних результатів.
Приклад. Запуск нового вебсайту для покращення онлайн-присутності та взаємодії з користувачами.
2. Розбийте завдання на менші частини
Розділіть проєкт на менші, керовані завдання. Це полегшує розподіл обов’язків між учасниками команди, відстеження прогресу та виявлення будь-яких потенційних перешкод або проблем.
Розбиття завдання на менші частини допомагає запобігти тому, щоб проєкт перетворився на непосильний. Ви краще структуруєте щоденну роботу, оскільки зможете організувати свій час відповідно до пріоритетності завдання.
Приклад. Розбиття запуску вебсайту на конкретні завдання, як-от дизайн, створення вмісту, розробка, бета-версія та публікація.
3. Визначте послідовність завдань
Після того як ви розбили свої завдання на керовані частини, потрібно логічно їх упорядкувати, щоб забезпечити безперебійний потік.
Водночас враховуйте залежності між завданнями та загальним робочим процесом. Який порядок дій є найбільш ефективним і доцільним, щоб виконати роботу на найвищому рівні?
Одним зі способів організувати завдання є створення проєктного плану, графіка або дорожньої карти, що окреслює послідовність завдань і терміни їх виконання. Це допоможе вам розставити пріоритети й відповідно розподілити ресурси, але не забудьте повідомити про це учасникам команди!
Приклад. Дизайн вебсайту передує етапу розробки, а створення вмісту передує публікації.
4. Розподіліть обов’язки
Розподіліть послідовні завдання на основі навичок і досвіду учасників команди. Враховуйте їхні індивідуальні навички та досвід і делегуйте завдання, які відповідають їхнім сильним сторонам.
Такий підхід також сприяє підвищенню морального духу та мотивації, оскільки учасники команди з більшою ймовірністю почуватимуться впевненими й умілими, працюючи над завданнями, у яких вони досягли успіху.
Використовуючи унікальні здібності кожного учасника команди, ви можете максимізувати продуктивність і досягти кращих результатів загалом.
Приклад. Доручення завдання зі створення дизайну графічному дизайнеру, який має досвід у розробці користувацького інтерфейсу, а завдань, пов’язаних із вмістом, — письменнику.
5. Установіть терміни виконання
Установлюйте реалістичні часові рамки та терміни виконання завдань. Установлюючи досяжні дедлайни, ви та ваша команда можете розставити пріоритети в роботі й не відставати від графіка. Якщо це зробити добре, це допоможе запобігти прокрастинації та вигоранню команди, а також установити розумні очікування зацікавлених сторін.
Під час визначення дедлайнів потрібно враховувати кілька моментів. До них належать складність завдань або результатів, наявні ресурси, а також будь-які вузькі місця або перешкоди, що можуть виникнути й завадити вам досягти проміжних етапів проєкту.
Беручи до уваги ці фактори, ви зможете залишатися гнучкими та створювати реалістичний графік, який допускає неочікувані затримки, забезпечуючи до того ж дотримання дедлайнів.
Приклад. Завершення дизайну за два тижні до створення вмісту та за чотири тижні до розробки або тестування, щоб не відставати від графіка та вкластися в загальний дедлайн проєкту.
6. Організуйте співпрацю та комунікацію
Використовуйте інструменти керування проєктами з певними функціями, як-от автоматизація, чат і надання спільного доступу до файлів для безперешкодної співпраці.
З Dropbox ви матимете змогу скористатися низкою інтеграцій, які допоможуть вам оптимізувати роботу над проєктами та ефективніше співпрацювати з колегами. Серед них Slack, за допомогою якого ви можете ділитися файлами, надсилати повідомлення людям у Slack із файлу Dropbox, бачити, хто поділився вашими файлами в Slack, і не тільки.
Функції Dropbox із надання спільного доступу до файлів забезпечують учасникам команди можливість легко обмінюватися документами, зображеннями та іншими файлами, пов’язаними з проєктом. Це усуває необхідність у довгих ланцюжках електронної пошти або заплутаних системах зберігання файлів, надаючи кожному змогу отримати швидкий доступ до потрібної інформації.
Приклад. Використання інструменту, який дає змогу учасникам команди спілкуватися, ділитися макетами дизайну та надавати відгуки в режимі реального часу.
7. Відстежуйте прогрес
Будьте в курсі статусу проєкту, регулярно відстежуючи виконання завдань і загальний хід проєкту.
Відстежуючи виконання завдань, ви можете виявити будь-які потенційні перешкоди або затримки, що можуть гальмувати прогрес. Отже, ви можете бути проактивними, а не реактивними в розв’язанні проблем і підтриманні проєкту на належному рівні.
Крім того, відстеження загального прогресу допомагає отримати чітке уявлення про те, наскільки ви близькі до досягнення кінцевої мети. Цю інформацію можна використати для прийняття обґрунтованих рішень щодо розподілу ресурсів, термінів виконання та пріоритетів.
Приклад. Проведення щотижневих перевірок для оцінки виконаних завдань, виявлення проблем і коригування термінів за необхідності.
8. Підлаштовуйтеся до обставин
Будьте відкриті до коригувань у міру розвитку проєкту, враховуйте непередбачувані виклики. Проблеми можуть виникнути несподівано, і ваш початковий план, можливо, доведеться підлаштувати або змінити, щоб забезпечити подальший успіх проєкту.
Залишаючись гнучкими та використовуючи програмне забезпечення для керування проєктами, як-от Dropbox, ви можете подолати будь-які перешкоди, що виникають на вашому шляху, і знайти креативні рішення для відновлення після невдач. Сприйняття змін і готовність вносити корективи за необхідності може в кінцевому підсумку стати основою для успішного завершення проєкту й досягнення кращих результатів.
Приклад. Проактивність у разі непередбачуваних затримок у проєктуванні або розробці — гнучкість в адаптації термінів і перерозподілі ресурсів.
Переваги використання процесів керування проєктами
Ось кілька причин, чому Dropbox є ідеальним інструментом для того, щоб робочі процеси управління проектами забезпечували чіткі та продуктивні результати для бізнесу:
- Підвищення ефективності. Інструменти керування проєктами допомагають командам працювати ефективніше, оптимізуючи комунікацію, співпрацю та надання спільного доступу до файлів.
- Прозорість. Dropbox дає можливість легко відстежувати хід виконання завдань і покладати на учасників команди відповідальність за їхню роботу.
- Спрощення комунікації. Інструменти спільної роботи Dropbox полегшують учасникам команди спілкування один з одним як в офісі, так і за його межами.
- Швидкі спринти та часові рамки проєктів. Шаблон плану проєкту Dropbox Paper допомагає командам не відставати від графіка й дотримуватися термінів, надаючи чіткий огляд прогресу проєкту.
- Переорієнтуйтеся, коли потреби змінюються. Проста співпраця над вмістом полегшує адаптацію до мінливих вимог проєкту, надаючи змогу командам швидко й легко вносити зміни в робочі процеси.
Функції аналітики та відстеження файлів Надіслати та відстежувати також дають змогу отримати уявлення про всю найважливішу роботу й ще більше вдосконалити робочий процес.
Покращуйте керування проєктами
Добре структурований робочий процес керування проєктами має важливе значення для всіх типів проєктів і компаній будь-якого розміру.
Дотримуючись кроків, описаних у цій статті, ви зможете створити робочий процес, який допоможе вам підвищити ефективність, підзвітність, комунікацію та продуктивність. Набір інструментів для керування проєктами Dropbox допоможе вам запустити робочий процес і перевершити цілі проєкту.
Ознайомтеся з правильними інструментами та функціями для побудови ефективних робочих процесів керування проєктами, які забезпечують результати.
