アカウントマネージャー、コーダー、コピーライターなど、どのような職種であっても、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて効率的なワークフローを確保するには、プロジェクトの計画、実行、終了を系統立てて進めていく必要があります。

プロジェクト管理ワークフローでは、チームワークを強化し、優れた成果を上げるための構造と安定性を着想から完了まで提供し続けます。これがなければ、効率性の向上からチームワークの改善まで、さまざまなメリットを逃すことになりかねません。

このガイドでは、効果的なプロジェクト管理ワークフローを作り出すために必要となる主要なツールと要素をご紹介します。

効果的なプロジェクト管理ワークフローの構築方法

ワークフローの開発に必要な手順と、それぞれの実行例を示します。

1. プロジェクトの目的を明確にする

プロジェクトの目標と目的、つまり適切な結果とはどのようなものかを明確に定義します。プロジェクトで何を達成したいのか、どのような成果を期待するのか、成功をどのように測定するのかについて要点を説明します。

プロジェクトの目標を早期に設定しておくと、関係者全員が、何をすべきか、共通の目標に向けてどのように取り組むべきかをより明確に理解できるようになります。

目標を定義する際には、プロジェクトに影響を与える可能性のある特定の要件や制約を考慮してください。また、プロジェクトの成功を測定する主要業績評価指標（KPI）を設定することも重要です。こうした KPI は、具体的、測定可能かつ達成可能で関連性があり、期限がある（SMART）ものであり、プロジェクトが期待される成果の達成に向けて順調に進んでいるかどうかを明確に示すものでなければなりません。

例：オンラインプレゼンスとユーザーエクスペリエンスを向上させるために新しいウェブサイトを立ち上げます。

2. タスクをドリルダウンする

規模が小さく、管理しやすいタスクにプロジェクトを分割します。これにより、チームメンバーへの責任の割り当て、進捗状況の追跡、発生する可能性のある障害や課題の特定が容易になります。

タスクを小さな単位に分割することで、プロジェクトが手に負えないほど大きな負担になるのを防ぐことができます。タスクの優先度に応じて時間を管理できるようになるため、日々のスケジュールがより明確になります。

例：ウェブサイトの立ち上げを、デザイン、コンテンツ作成、開発、テスト、公開などのタスクに分割します。

3. タスクを順序付ける

タスクを管理しやすい単位に分割したら、円滑に進められるように論理的に並べ替える必要があります。

その際には、タスク間の依存関係や全体のワークフローを考慮してください。可能な限り最高の基準で作業を遂行する、最も効率的かつ効果的な順序とはどのようなものでしょうか。

タスクを並べ替える一つの方法は、タスクの順序と期限を概説したプロジェクト計画、タイムライン、あるいはロードマップを作成することです。これにより、タスクの優先順位付けとそれに応じたリソースの割り当てが可能になりますが、この点は必ずチームメンバーにも伝えてください。

例：ウェブサイトの設計は開発フェーズの前に行われ、コンテンツの制作は公開の前に行われます。

4. 責務を割り当てる

チームメンバーのスキルと専門知識に基づき、順序付けしたタスクを割り当てます。個々のスキルや専門知識を考慮し、各自の強みに応じた業務を割り当てましょう。

このアプローチであれば、各チームメンバーが得意とするタスクに取り組み、確実に遂行できるという実感が得られやすいため、士気とモチベーションの向上にも役立ちます。

チーム全員がそれぞれ独自の能力を発揮できるため、生産性を最大化し、全体的に優れた成果を上げることができます。

例：ユーザーインターフェースデザインに精通したグラフィックデザイナーにデザイン業務を、ライターにコンテンツ業務を割り当てます。

5. 期限を設定する

タスクを遂行するための現実的なタイムラインと期日を定めます。達成可能な期限を設定することで、各メンバーは作業に優先順位を付け、計画的に進めることができます。これを適切に行っていれば、先延ばしやチームの燃え尽きを防ぎ、関係者からも妥当な期待を寄せられるようになります。

期限を設定する際には、考慮すべき点がいくつかあります。これには、タスクや成果物の複雑さ、利用可能なリソース、プロジェクトのマイルストーン達成を妨げるおそれのあるボトルネックや障害などが含まれます。

こうした要素を考慮することで、俊敏性を保ち、予期しない遅延を考慮しながらも、納期までの現実的なスケジュールを作成できます。

例：コンテンツ制作の 2 週間前、開発またはテストの 4 週間前にデザイン設定を完了させ、プロジェクトを順調に進めてプロジェクト全体の期限に間に合うようにします。

6. 共同作業とコミュニケーション

オートメーション、チャット、ファイル共有などの機能を備えたプロジェクト管理ツールを活用して、シームレスな共同作業を実現します。

Dropbox を使用すると、プロジェクト作業を効率化し、同僚との共同作業の効果を高めるためのさまざまなインテグレーション機能を活用できます。統合機能の中には Slack も含まれており、ファイルの共有、Dropbox ファイルから Slack ユーザーへのメッセージ送信、Slack でファイルを共有したユーザーの確認が可能です。

Dropbox のファイル共有機能により、チームメンバーはドキュメント、画像などのプロジェクト関連ファイルを簡単に共有できます。延々とメールをやりとりしたり、わかりにくいファイルストレージシステムを使用したりする必要がなくなり、誰でも必要な情報にすばやく簡単にアクセスできるようになります。

例：ツールを使用して、チームメンバーがコミュニケーションを図り、デザインモックアップを共有し、リアルタイムでフィードバックを提示できるようにします。

7. 進捗状況を監視する

タスクの完了状況とプロジェクト全体の進捗状況を定期的に追跡することで、プロジェクトの状況を常に把握します。

タスクの完了状況を監視すると、進捗を妨げるおそれのある障害や遅延を特定できます。このように、受動的ではなく能動的に行動していれば、問題に対処してプロジェクトを軌道に乗せることができます。

さらに、全体的な進捗状況を追跡すると、最終目標の達成にどれだけ近づいているかを明確に把握できます。この情報の活用例としては、リソースの割り当て、納品スケジュール、優先順位に関する十分な情報に基づいた意思決定が挙げられます。

例：進捗確認ミーティングを毎週実施し、完了したタスクの確認、課題の特定、（必要に応じて）タイムラインの調整を行います。

8. 適応性

予期しない課題を考慮しながら、プロジェクトの進行に合わせて、進んで調整を受け入れるようにします。予期しない問題が発生し、プロジェクトの継続的な成功のために当初の計画を調整または変更する必要が生じる場合があります。

柔軟性を保ち、Dropbox のようなプロジェクト管理ソフトウェアを活用すれば、発生した障害に取り組み、巻き返しを図るための創造的な解決策を見つけることができます。最終的に変化を受け入れ、必要に応じて調整する姿勢を持つことが、プロジェクトの成功と効率的な成果につながります。

例：予期しない設計や開発の遅延が生じた場合に積極的に対応し、柔軟にタイムラインを調整し、リソースを再割り当てします。

「クライアント契約書」という PDF ファイルの「送信とトラッキング」機能を選択する Dropbox ユーザー

プロジェクト管理ワークフローを使用する利点

プロジェクト管理ワークフローにおいて、明確かつ生産性の高いビジネス成果をもたらすための理想的なツールとして Dropbox が最適である理由をいくつかご紹介します。

効率性の向上：プロジェクト管理ツールは、コミュニケーション、共同作業、ファイル共有を効率化することで、チームの作業効率を向上させます。
説明責任：Dropbox を使用すると、タスクの進捗状況を簡単に追跡し、チームメンバーに各自の作業への説明責任を割り当てることができます。
コミュニケーションの容易化：Dropbox の共同作業ツールを使用すると、チームメンバーはオフィス内外で簡単にコミュニケーションを取れるようになります。
スプリントとプロジェクトタイムラインの迅速化：Dropbox Paper プロジェクト計画書テンプレートではプロジェクトの進捗状況を明確に把握できるため、チームが計画どおりに進め、期限を守るのに役立ちます。
ニーズの変化に応じた方向転換：簡単になったコンテンツの共同作業により、チームはワークフローを迅速かつ簡単に変更できるため、変化するプロジェクト要件に簡単に対応できます。

送信とトラッキングのファイル分析とトラッキング機能により、重要性の高いすべての業務についてインサイトを得ることができ、ワークフローをさらに改善できます。